3.2. Шляхи вдосконалення обліку розрахунків з органами соціального страхування

На сьогоднішній день дуже широко використовуються засоби обчислювальної техніки - це призвело до появи нових прийомів та методів організації обліку. Відмінною їх особливістю є можливість складання в автоматичному режимі машинограм, узагальнюючих облікову інформацію в розрізах, необхідних для управління, контролю, аналізу та складання бухгалтерської звітності.

Нині відбувається швидке оснащення організацій комп'ютерами. Вони дозволяють накопичувати дані як безпосередньо в облікових реєстрах (карточках, вільних листах та ін) так і на машинних носіях інформації (наприклад, на жорсткому диску, дискетах).

Основні витрати, що відносяться до складу автоматизації процесу, а саме деталі комп’ютеру головного бухгалтера наведені у таблиці 4.

Таблиця 4 – Витрати на деталі комп’ютера головного бухгалтера

Деталі	Ціна
КОРПУС ATX 4062-CA 300W	192
СИСТЕМНА ПЛАТА AM2 ASUS M2N-MX	386
ПРОЦЕСОР AMD AM2 SEMPRON 64 3000+	297
ВIДЕОАДАПТЕР 128MB PALIT GF 7300LE SONIC 64B PCI EXPRES	286
ПАМЯТЬ DDR-II 512MB PC667(5300) GOODRAM	212
ЖОРСТКИЙ ДИСК 160GB WD 7200 8MB SATA II	375
ДИСКОВОД FDD 3.5 1.44MB NEC FD1231H-305 BEIGE	35
ДИСКОВОД DVD+-RW LG GSA-H42N NBBB	183
МОНIТОР 17 LG 1719S TFT 8MC	1041
МЕРЕЖЕВИЙ ФIЛЬТР 5М	20
КЛАВIАТУРА MITSUMI PS2 BUSINESS	37
МАНIПУЛЯТОР SWOP-35 (ОПТИЧЕСКАЯ) PS2	35
Разом	3099

Отже, як видно з розрахунку, що наведений у таблиці 1, комп’ютер головного бухгалтера обійдеться підприємству в 3099 гривень.

Але для ефективної та оперативної роботи бухгалтерського відділу на підприємстві одного комп’ютера недостатньо. Оскільки одна людина невзмозі виконувати усю роботу по веденню обліку на підприємстві, навіть за допомогою комп’ютерної техніки. Тож необхідно розподілити службові обов’язки. З цією метою на підприємстві будуть встановлені ще два комп’ютери, заступника головного бухгалтера і бухгалтера з обліку заробітної плати. Опис конфігурації комп’ютера заступника головного бухгалтера знаходиться у табл.5 [5].

Таблиця 5 – Складові комп’ютера заступника головного бухгалтера

Деталі	Ціна
КОРПУС ATX MDT 6205-C9 300W	163
СИСТЕМНА ПЛАТА AM2 ECS NFORCE4M-A	317
ПРОЦЕСОР AMD AM2 SEMPRON 64 2800+	246
ВIДЕОАДАПТЕР 128MB SAPPHIRE RX550 128B PCI	277
ПАМЯТЬ DDR-II 256MB PC533(4200) ELIXIR	143
ЖОРСТКИЙ ДИСК 80GB SAMSUNG 7200 8MB SATA II	282
ДИСКОВОД FDD 3.5 1.44MB NEC FD1231H-305 BEIGE	35
МОНIТОР 15 ACER VALUE LINE AL1511S SILVER TFT	855
МЕРЕЖЕВИЙ ФIЛЬТР 5М	20
КЛАВIАТУРА MITSUMI PS2 BUSINESS	37
МАНIПУЛЯТОР SWOP-35 (ОПТИЧЕСКАЯ) PS2	35
Разом	2410

У таблиці 6 зображена конфігурація комп’ютера бухгалтера з обліку заробітної плати.

Таблиця 6 – Складові комп’ютера бухгалтера з обліку заробітної плати

Деталі	Ціна
КОРПУС ATX MDT 6205-C9 300W	163
СИСТЕМНА ПЛАТА AM2 ECS NFORCE4M-A	317
ПРОЦЕСОР AMD AM2 SEMPRON 64 2800+	246
ПАМЯТЬ DDR-II 256MB PC533(4200) ELIXIR	143
ЖОРСТКИЙ ДИСК 40GB WD 7200	273
ДИСКОВОД FDD 3.5 1.44MB NEC FD1231H-305 BEIGE	35
МОНIТОР 15 ACER VALUE LINE AL1511S SILVER TFT	855
МЕРЕЖЕВИЙ ФIЛЬТР 5М	20
КЛАВIАТУРА MITSUMI	25
МАНIПУЛЯТОР	20
Разом	2097

Отже, витрати підприємства на придбання трьох комп’ютерів та сітьового обладнання для їх поєднання складуть:

3099+2410+2097+150(сіт.облад.)=7756 грн.

Організація самостійно обирає форми та методи бухгалтерського обліку виходячи з об'єму облікових робіт, наявності обчислювальної техніки та інших умов. Вони можуть не тільки використовувати рекомендовані форми, але й розробляти свої, зараховуючи форми бухгалтерських реєстрів, програму реєстрації та обробки інформації. Разом з тим вони повинні дотримуватись загальних методологічних принципів, встановлених в централізованому порядку, а також технології обробки облікових даних.

З переходом до прогресивних форм обліку кардинально змінюється характер та зміст бухгалтерської роботи, скорочується питома вага технічних процесів, заснованих на ручній праці. Головним для облікового персоналу стають функції організаторів процесу обробки економічної інформації.

Витрати, що відносяться до програмного забезпечення бухгалтерського відділу наведені у таблиці 7.

Таблиця 7 – Витрати на придбання програмного забезпечення

Програми	Ціна
Microsoft Windows XP Professional (3 шт.)	2700
Office 2003 Professional Edition (3 шт.)	1500
Антивірус Касперського Personal (3 шт.)	672
1С: Бухгалтерія 7.7 для України (сітьова версія+гарантія на рік )	2592
Бест звіт плюс (+ гарантія на рік)	720
Разом	8184

З таблиці видно, що на придбання програм підприємству прийдеться витратити 8184 гривень.

Загальна вартість автоматизації, включаючи придбання трьох комп’ютерів і відповідного програмного забезпечення складе:

7756+8184=15940 грн.

В Україні використовується значна кількість програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, найбільш популярними з яких є: "Парус", "Fin Expert", "БЕСТ", "Lady Fin", "Фінанси без проблем", "1C - Бухгалтерія - Проф. для Windows" та ін.

Програма «1С: Бухгалтерія 7.7» є універсальною бухгалтерською програмою і призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах.

Аналітичний облік ведеться по об'єктах аналітичного обліку (субконто) у натуральному і вартісному вираженнях. Програма надає можливість ручного й автоматичного введення проводок. Усі проводки заносяться в журнал операцій. При перегляді проводок у журналі операцій їх можна обмежити довільним тимчасовим інтервалом, групувати і шукати по різних параметрах проводок. Крім журналу операцій програма підтримує кілька списків довідкової інформації (довідників):

• план рахунків;

• список видів об'єктів аналітичного обліку;

• списки об'єктів аналітичного обліку (субконто);

• констант і т.д.

На підставі введених проводок може бути виконаний розрахунок підсумків. Підсумки можуть виводитися за квартал, рік, місяць і за будь-який період, обмежені двома датами. Розрахунок підсумків може виконуватися по запиту й одночасно з введенням проводок (в останньому випадку не потрібно перерахування).

Після розрахунку підсумків програма формує різні відомості:

• зведені проводки;

• оборотно-сальдову відомість;

• оборотно-сальдову відомість по об'єктах аналітичного обліку;

• картка рахунку;

• картка рахунку по одному об'єкті аналітичного обліку;

• аналіз рахунку (аналог головної книги);

• аналіз рахунку по датах;

• аналіз рахунку по об'єктах аналітичного обліку;

• аналіз об'єкту аналітичного обліку по всіх рахунках;

• картка об'єкту аналітичного обліку по всіх рахунках;

• журнальний ордер.

У програмі існує режим формування довільних звітів, що дозволяє на деякій бухгалтерській мові описати форму і зміст звіту, включаючи в нього залишки й обороти по рахунках і по об'єктах аналітичного обліку. За допомогою даного режиму можуть бути реалізовані звіти, надані в податкові органи, крім того даний режим використовується для створення внутрішніх звітів для аналізу фінансової діяльності організації в довільній формі.

Для ведення обліку розрахунків підприємства з органами страхування та Пенсійним фондом у програмі використовується інформація з довідників: податки і вирахування, контрагенти.

Довідник "Податки і відрахування" містить список податків, відрахувань, зборів у різні державні цільові фонди, а також додаткову інформацію про кожен вид відрахувань і податків: ставку, межу, організацію-одержувача, її розрахунковий рахунок, типовий зміст платежу, рахунок обліку розрахунків та ін. Довідник використовується для автоматичного розрахунку сум податків і вирахувань, при редагуванні документів, а також для ведення аналітичного обліку по бухгалтерських рахунках 17, 54, 64, 65 [18].

Визначення економічної ефективності впровадження інформаційних систем в обліку на підприємстві:

1. Зменшення трудомісткості робіт

Тек=Тр-Тк, (1)

де, Тр – сума трудових витрат при ручному способі обробки інформації;

Тк – сума трудових витрат при комп’ютерній обробці.

2. Чисельність працівників, що підлягають звільненню

Чвив=Тек/Фм, (2)

де, Чвив – чисельність звільнених працівників;

Фм – місячний фонд робочого часу одного працівника.

3. Вартість розробки комп’ютерної системи БО

В=Во+…+Вп (3)

4. Термін окупності витрат на розробку комп’ютерної системи БО

С=В/Пр (4)

де, С – термін окупності;

Пр – очікуваний прибуток за рік.

Проведемо розрахунок економічної ефективності впровадження комп’ютерної системи БО для нашої фірми. До автоматизації у бухгалтерії працювало шість чоловік, а після її впровадження три працівника було вільнено.

1. Тек=(22*8*5)-(22*8*3)=352 год/міс.

2. Чвив=352/(22*8)=2 чол.

3. В=7756+8184=15940 грн.

4. С=15940/30000=0,531 (194 дні).

Після проведення автоматизації на підприємстві буде зменшена трудомісткість роботи на 352 годин щомісяця, відповідно буде звільнено 2 працівники, що значно зменшить витрати підприємства на оплату праці; загальна вартість автоматизації з урахуванням вартості комп’ютерної техніки та відповідного програмного забезпечення складе 15940 гривень, але при очікуваному річному прибутку підприємства - 30 тис. грн. вона окупиться протягом 194 календарних днів.

Можливості вище описаного індивідуального комплексу автоматизації обліку дозволяють дуже швидко і легко перенести в нього всі облікові дані з 1С бухгалтерії. Перехід до автоматизованого бухгалтерського обліку вимагає не лише бажання і коштів, а й значної підготовчої роботи як організаційної, так і методичної. Перехід потрібно організовувати плавно, поетапно, краще за все до початку звітного періоду (кварталу, року). Звірений баланс, залишки, звітність за попередній період необхідні як вхідна інформація для введення в комп'ютер. Потрібно також правильно оцінити склад і обсяг необхідного документообігу, визначити, які документи будуть вестись в електронному вигляді, а які - в паперовому [4]

Для цього насамперед необхідно точно визначити завдання автоматизації. Автоматизація не лише підвищує якість обліку, а й якість бізнесу підприємства. Тому вибір засобів автоматизації завжди має здійснюватися безпосередньо зацікавленими спеціалістами - бухгалтером і керівником підприємства.