1.2. Мета, цілі та задачі створення бази даних

Головною стратегічною метою бази даних, що проектується, є автоматизація процесів довгострокового зберігання, обліку й обробки даних проходження практики студентами у Вузах з метою задоволення інформаційних потреб співробітників Вузів, які мають відношення до проходження практики студентами.

Система повинна будуватися таким чином, щоб у міру можливостей вона була інформаційно-сумісна з іншими системами, що мають відношення до навчального процесу у Вузі.

Мета автоматизації— зняти частину трудомісткої роботи з робітників факультету, які відповідають за проведення практики, забезпечити більш легкий доступ до інформації. Ведення бази даних дозволяє керівництву факультету одержувати оперативні зведення.

Треба визнати, що в майбутньому, електронні документи витіснять паперові, тому що вони більш задовільні за такими критеріями як вартість, поновлення, швидкість передачі. Тому необхідно забезпечити максимально зручний доступ користувачів до інформації бази даних.

Цілямистворення бази даних є наступні:

• Підвищення ефективності й продуктивності планування проходження практики студентами. Для більш наочного планування проходження практики студентами, з’явиться можливість вибору різних планів та строків проходження практики. Для досягнення цілі будуть використані незначні проміжки часу, які не потребують втручання людини.

• Поліпшення організації оперативного контролю за проходженням практики студентами. Використовуючи БД, з’являється можливість миттєвого інформування про стан проходження практики студентами за будь-якими вимогами.

• Оперативне надання повної й несуперечливої інформації про проходження практики студентами. Використання ДБ надає можливість отримання інформації, яка містить чіткі та найповніші дані про стан проходження практики. Несперечливість даних досягається за рахунок обмежень бізнес-правилами, які закладені в БД.

• Надання узагальнюючої інформації відповідно до стандартних форм статистичної звітності. Закладені можливості надання інформації є стандартизованими для усіх існуючих систем обробки та зберігання даних, що знімає необхідність спеціалізованих знань у співробітників факультету. Також спрощується документообіг за рахунок стандартизації звітності.

Досягнення зазначених цілей виконується за рахунок:

• створення комплексної інформаційної системи із централізованою базою даних;

• підвищення оперативності збору, обробки й надання необхідної інформації;

• підвищення ефективності й продуктивності роботи обслуговуючого персоналу;

• підвищення вірогідності, несуперечності, повноти й надійності інформації;

• підвищення наочності, зручності використання й інформативності одержуваних даних;

• надання доступу всім зацікавленим особам до всіх інформаційно-обчислювальних ресурсів;

• автоматизації інформаційного пошуку, одержання інформації безпосередньо на робочих місцях.

1.3. Вимоги до інформаційного забезпечення

Проектні рішення з інформаційного забезпечення (ІЗ) повинні передбачати реалізацію концепції „відкритих систем”, тобто розширення функціональних можливостей системи без зміни існуючих елементів ІЗ. ІЗ повинно задовольняти умові можливої повноти. Інформаційне забезпечення системи повинно включати:

• систему класифікації і кодування;

• поза машинну інформаційну базу (ІБ);

• внутрішньо–машинну ІБ.

Система класифікації і кодування повинна підтримувати існуючі у діючій неавтоматизованій системі обліку і ведення практики методи класифікації та опису документів, забезпечувати оптимальний процес накопичення і зберігання інформації, а також вирішення функціональних задач з мінімальними витратами пам`яті і максимальною швидкодією.

Поза–машинна ІБ повинна розроблятися з урахуванням існуючого документообігу і відображати сукупність вхідних та вихідних документів та повідомлень, що призначені для обміну інформацією між користувачами та засобами автоматизації системи. Формати вихідних документів повинні відповідати найбільш поширеним форматам представлення документації. Поза–машинна ІБ може містити методики формування описів інформаційних ресурсів та самі інформаційні ресурси на зовнішніх носіях, що підготовлені за цими методиками.

Проектні рішення з розробки внутрішньо–машинної ІБ повинні відображати фізичний рівень зберігання інформації в системі у вигляді баз даних (БД) і масивів повнотекстової інформації і ураховувати:

• розподілене збереження інформаційних ресурсів;

• динаміку актуалізації інформації;

• спосіб представлення та структуризацію інформації (реляційні БД, текстові файли, електронні документи і т. ін.).

БД має містити наступну інформацію:

• Загальна інформація про студентів, що проходять практику. Це сукупність інформації про кожного студента, який навчається в даний момент, містить у собі загальну інформацію таку як прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, стать, національність, адреса проживання, склад родини, а також інформацію навчального характеру, таку як поточний курс, група, номер студентського квитка та ін. Мається на увазі, що інформація буде змінюватися і доповнюватися.

• Інформація про навчальний план. Дисципліни по яких проводиться навчання в групах у загальноосвітній період і після вибору спеціалізації повинні бути точно представлені. По них ведуться відомості про підсумки проходження практики для кожного студента. Ця інформація також надає можливість перевірки відповідності проходження практики до навчального плану.

• Інформація підсумків про проходження та здавання заліків з практик. У період навчання кожен студент вивчає дисципліни зазначені в навчальному плані і, отже, проходить практику відповідно до навчального плану.

• Терміни проходження практик та здач заліків. Кожен студент проходить практику у відповідності із календарним планом, що зазначено у договорі з базою практики у чітко визначених часових рамках та здає залік з практики.

• Загальна інформація по керівникам практик. Це сукупність інформації про кожного керівника, якого закріплено за групою, що проходить практику, а також про керівника від бази практики.

• Інформація про групу. Студенти навчаються у групах у відповідності до спеціальності та проходять практику, загалом, по спеціальності, а отже разом.

• Інформація по базам практики. Проходження практики відповідає угодам, які підписані між факультетом та базами практики. Також практика може проводитися на базі факультету.

БД повинна бути спроектована таким чином, щоб задовольняти вимогам щодо реакції системи на запити. Для диспетчера задовільним є 1-3 секунди, а для інших користувачів бази даних 1-5 секунд.

Інформаційне забезпечення повинно задовольняти вимозі швидкого складання необхідних звітів. Звіти повинні складатися згідно до встановленим вихідним формам. Мова опису інформаційних запитів та опису вихідних документів (звітів, повідомлень, наказів та інше) повинна бути максимально простою.