3. Создание базы данных на основе готовых шаблонов

3.1. Запуск программы msAccess и ее интерфейс

При стандартном запуске программыMS Access (через Главное меню Windows: Пуск  Программы  Microsoft Office  Microsoft Office Access 2003) или двойным щелчком мышью по ярлыку программы на Рабочем столе открывается окно Microsoft Access, в правой части которого расположена область задач с названием Приступая к работе. Щелкните в заголовке этой области по черному треугольнику и выберите из выпавшего меню опцию Создание файла (рис. 3.1).

Для открытия уже существующей БД следует выполнить команды меню Файл  Открыть или щелкнуть на кнопке Открыть () панели инструментов. В раскрывшемся диалоговом окнеОткрытие файла базы данных следует выбрать нужный файл, имеющий расширение .mdb, и нажать кнопку Открыть. В главном окне программы MS Access открывается окно вызываемой БД (рис. 3.2).

Выбирая вкладки этого окна (щелчком по кнопкам Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты и др.), можно вызвать на экран окна соответствующих объектов, расположение которых можно упорядочить через меню Окно (рис. 3.3).

3.2. Создание базы данных на основе готовых шаблонов

Наиболее простым способом создания БД является использование готовых шаблонов БД, установленных при инсталляции программы.

После создания БД с помощью шаблона в распоряжении пользователя будет несколько готовых к использованию запросов, форм и отчетов, которые впоследствии можно вручную модернизировать. При этом будет автоматически создана специальная кнопочная форма, с помощью которой можно открывать таблицы, формы, запросы и другие объекты новой БД.

Методика создания базы данных Проекты

1. Запустите программу MS Access и в появившемся окне в области задач щелкните на ссылке Создать файл.

2. В открывшейся области задач Создание файла в разделе Шаблоны щелкните на ссылке На моем компьютере.

3. В диалоговом окне Шаблоны (рис. 3.4) на вкладке Базы данных выбираете шаблон Проекты и нажимаете на кнопку ОК.

4. В следующем диалоговом окне Файл новой базы данных выберите папку, в которой будет сохранен файл базы данных, в поле Имя файла введите имя этого файла, при необходимости в поле Тип файла уточните тип создаваемого файла (по умолчанию установлен тип – Базы данных Microsoft Access, т.е. файл будет иметь расширение .mdb), после чего нажмите кнопку Создать.

5. В первом диалоговом окне мастера Создание баз данных указывается, какие сведения будут содержаться в БД выбранного типа. Окно носит чисто информационный характер. Для продолжения работы нажмите кнопку Далее.

6. Следующее окно мастера Создание баз данных (рис. 3.5) имеет две панели. Левая панель Таблицы базы данных содержит перечень всех таблиц, которые входят в состав выбранного типа БД. В правой панели Поля таблицы представлен перечень полей, входящих в ту или иную таблицу. Последовательно выберите таблицы в левой панели и включите флажки нужных полей. После этого нажмите кнопку Далее.

7. В следующем окне мастера Создание баз данных выберите из списка подходящий вид оформления экрана для новой БД, а затем нажмите кнопку Далее.

8. Далее выберите из списка вид оформления отчета, который будет создан и распечатан на основе анализа информации в новой БД, а затем нажмите кнопку Далее.

9. В новом окне мастера в поле Задайте название базы данных введите название БД, если не нравится то, которое предлагается по умолчанию (это название будет присутствовать в отчете новой БД). Для включения рисунка в отчеты (например, логотипа компании), включите флажок Да группы Добавить рисунок во все отчеты?, а затем нажмите кнопку Рисунок и в появившемся диалоговом окне Выбор рисунка найдите нужный рисунок, щелкните на его имени, а затем на кнопке ОК. Выбранный рисунок появится в верхнем левом углу отчета. После этого нажмите кнопку Далее.

10. В последнем окне мастера Создание баз данных предлагается выбор: либо сразу приступить к работе с созданной БД (для этого включите флажок Да), либо сделать это позже. Для продолжения работы нажмите кнопку Готово.

11. MS Access приступит к построению БД. По окончании этого процесса на экране появится кнопочная форма (рис. 3.6), которая будет дополнительным инструментом для работы с новой БД.

Кнопочная форма позволяет щелчком на нужной кнопке просматривать или вводить данные в той или иной части БД.

Кроме того, будет создано главное окно новой БД, которое находится в свернутом состоянии . Если щелкнуть по развертывающей кнопке, то на экране откроется окно БД, содержащее ряд вкладок, выбор которых осуществляется щелчком по соответствующему названию.

12. Откройте насколько таблиц и попробуйте самостоятельно их заполнить.

13. По окончании работы закройте программу MS Access.

ВЫВОДЫ

1. Система управления базами данных MS Access 2003 является 32-разрядной СУБД реляционного типа, ориентированной на работу с двухмерными таблицами баз данных, формами, запросами, отчетами, макросами, модулями и страницами. Файлы, с которыми работает пользователь в среде MS Access, имеют расширение .mdb. В каждом файле сохраняется одна реляционная база данных, представляющая собой совокупностью таблиц и ограничений целостности, которые изображаются в виде связей между таблицами. СУБД MS Access предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы: ручные, автоматизированные и автоматические.

2. Таблицы – основные объекты БД, создаваемые пользователем для хранения и использования данных, касающихся каких-либо объектов определенной предметной области. Для каждого типа отслеживаемых данных создается по одной таблице, а для объединения данных из нескольких таблиц в запросах, формах, отчетах определяются связи между таблицами. Помимо данных таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

3. Совокупность полей таблицы и определяет отношение. Любое поле характеризуется своим именем, типом размещаемых в нем данных и свойствами. Ключом отношения называется набор полей, который позволяет однозначно идентифицировать каждую запись, т.е. значения ключа должны быть различными для всех записей отношения.

4. Для организации связи между таблицами БД вводятся бинарные связи «один-к-одному», «один-ко-многим» и «многие-ко-многим». Для изображения структуры предметной области, отображаемой в БД, используются модели «сущность-связь», или ER-модели (от англ. Entity-Relationship). Чаще всего проектирование БД начинает именно с построения ER-модели.

5. СУБД Access работает в двух режимах: проектировочном и пользовательском. Первый режим предназначен для создания или изменения структуры базы и создания ее объектов. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленных объектов для наполнения базы или получения данных из нее.

6. Наиболее просто БД можно создать с помощью заранее подготовленных шаблонов, входящих в состав MS Access. При этом практически всю работу выполняет Мастер Создание баз данных Подготовленную им БД в дальнейшем можно модифицировать.