2.2. Определение атрибутов (полей) таблицы

Тип данных

Использование

Текстовый

Для хранения текста, комбинаций текста и чисел (например, улицы и номера дома), чисел, которые не предполагается использовать в вычислениях (например, телефонных номеров). Текстовое поле не может быть длиннее 255 символов.

Поле Мемо

Рекомендуется применять для включения в таблицу длинных описаний (до 65535 символов), например, примечаний. Физически текст не хранится в поле, а хранится в другом месте БД. В поле хранится лишь указатель на него.

Числовой

Для хранения действительных чисел, которые предполагается использовать в вычислениях.

Дата/время

Для хранения календарной даты и текущего времени.

Денежный

Для хранения значений денежных сумм, которые предполагается использовать в вычислениях

Счетчик

Для ввода порядкового номера каждой новой записи таблицы. Например, номер первой записи будет равен 1, второй - 2 и т.д., причем каждый номер должен использоваться только один раз. При выборе этого типа данных на поле накладывается ограничение: в нем могут храниться только уникальные, т.е. неповторяющиеся значения. Если в таблице нет полей с уникальными значениями, этот тип рекомендуется использовать для ключевого поля. Уникальные значения номеров могут быть выбраны не только в порядке очередности, но и совершенно беспорядочно

Логический

Для хранения данных логического типа, таких как, например, Да/Нет, Истина/Ложь, Присутствует/Отсутствует, Прекрасно/Ужасно и т.д. При выборе этого типа данных в поле будет размещен квадратик, в котором для значений Да, Истина, Присутствует, Прекрасно можно установить флажок, а для значений Нет, Ложь, Отсутствует, Ужасно - снять его

Поле объекта OLE

Для хранения текста, электронных таблиц, рисунков, звуков и других данных, которые были созданы не в Access, а в Word, Excel или других приложениях. Реально, такие объекты в таблице не хранятся, а хранятся в другом месте внутренней структуры файла БД; в таблице хранятся только указатели на них.

Гиперссылка

Для хранения гипертекстовых ссылок (адресов URL Web-объектов Интернета). При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

Мастер подстановок

Для извлечения значений из другой таблицы или из списка значений в поле со списком. При выборе этого типа данных на экране появится мастер автоподстановки, с помощью которого можно выбрать нужную таблицу или ввести нужные данные

Свойство поля

Описание

Размер поля

Определяет максимально допустимое число цифр или символов, вводимых в данное поле. Его можно использовать для организации точного и аккуратного ввода данных

Формат поля

Определяет способ форматирования данных в ячейке. В табл. 2.4 перечислены допустимые форматы

Число десятичных знаков

Определяет количество десятичных знаков, которые будут указаны справа от десятичного разделителя. Выбирается из списка или автоматически (на основе значения свойства Формат поля)

Значение по умолчанию

Определяет некоторое значение, которое будет автоматически вводиться в данном поле в каждой новой записи. Данное свойство следует использовать для величины (слова, сокращения или числа), которая наиболее часто встречается в этом поле БД. Автоматически введенное значение по умолчанию можно в любой момент удалить или изменить

Пустые строки

Определяет допустимость использования пустых строк (т.е. двух кавычек без символов между ними) в данном поле. Обозначает, что поле не содержит значения и по умолчанию для этого свойства установлено значение Нет.

С помощью пустой строки рекомендуется обозначать недопустимость использования данного поля, например, если не известен адрес электронной почты некоторого лица, то в соответствующем поле следует оставить пустое значение, а если точно известно, что у него нет такого адреса, то в поле записи можно ввести пустую строку. Дело в том, что в Access различаются несуществующие данные (сохраняемые в виде пустых строк) и данные, которые существуют, но не известны (сохраняются в виде пустых (Null) значений)

Подпись

Определяет заголовок столбца таблицы для данного поля. Если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется Имя поля

Индексированное поле

Указывает, что данное поле будет проиндексировано. Использование индексов позволяет значительно ускорить поиск и сортировку. Это свойство обладает тремя значениями:

• Нет - индекс не создается (по умолчанию);

• Да (Допускаются совпадения) - в индексе допускаются повторяющиеся значения;

• Да (Совпадения не допускаются) - повторяющиеся значения в индексе не допускаются.

Маска ввода

Позволяет заданным образом расположить в поле пробелы и знаки препинания, облегчающие ввод данных. Маска позволяет сразу же определить, сколько цифр или символов следует ввести в поле

Новые значения

Для данных типа Счетчик задается способ генерации уникальных значений: последовательно — значение Последовательные; по умолчанию; беспорядочно — значение Случайные

Обязательное поле

Определяет, обязательно ли требуется вводить в данное поле некоторое значение. По умолчанию принято значение Нет, но если для этого свойства будет выбрано значение Да и данные в поле не будут введены, то появится сообщение об ошибке

Условие на значение

Определяет правила, согласно которым в поле должны вводиться данные. Например, при вводе дат может потребоваться ограничить их некоторым промежутком времени, либо для ввода числовых или денежных значений ограничить их максимальным или минимальным значением. Для создания условия на значение в строке этого свойства нужно ввести специальное выражение. Например, выражение Between #1/1/40# And #12/31/58#; допускает ввод только тех дат, которые попадают в промежуток времени между 1 января 1940 года и 31 декабря 1958 года. В подобных выражениях даты должны быть окружены символами #.

Сообщение об ошибке

Задается сообщение, которое будет появляться в специальном диалоговом окне при совершении ошибки ввода данных

Сжатие Юникод

Для хранения информации полей типа Текстовый, Поле MEMO и Гиперссылка используется кодировка Юникод, в которой каждый символ представляется двумя байтами, что увеличивает требуемую емкость памяти.

Когда это свойство имеет значение Да, все символы, первый байт которых равен 0, будут сжиматься при сохранении и восстанавливаться при выборке.