Импорт из текстового файла
В простейшем текстовом редакторе «Блокнот» создается текстовый файл, при этом необходимо учитывать:
в первой строке должны располагаться имена полей будущей таблицы, а в последующих строках значения полей таблицы;
переход на новую строку осуществляется клавишей ENTER;
имена полей и текстовые значения должны быть заключены в кавычки, числовые значения в кавычки заключать необязательно;
записи в одной строке разделяются точкой с запятой или клавишей табуляции;
если какая-либо запись пропускается, то подряд ставятся два знака разделителя;
если в таблице одно из полей имеет тип данных «Счетчик» и является ключевым, то наименование этого поля и данные по нему набирать в текстовом файле не надо, так как это поле можно будет добавить в процессе импортирования.
После набора данных файл сохраняется и закрывается. Далее необходимо открыть базу данных в Microsoft Access и выполнить команду «Внешние данные»«Импорт». В поле «Импорт» устанавливается значение «Текстовые файлы», после чего нужно найти созданный файл и нажать на кнопку «Импорт». В появившемся окне «Импорт текста» убедитесь, что переключатель «с разделителями – поля разделяются запятыми или табуляцией» активен и перейдите к следующему шагу. В области «Разделитель полей» устанавливается тот разделитель, который использовался в импортируемом текстовом файле, и, чтобы при импортировании автоматически создавать структуру таблицы, поднимается флажок «Первая строка содержит имена полей». При выполнении следующего шага, для установления типа данных полей создаваемой таблицы и необходимого вида индексации используется кнопка «Дополнительно». В третьем окне мастер предлагает сохранить данные в новой таблице либо поместить их в одну из уже существующих. При выполнении следующего шага, вы можете автоматически создать ключевое поле. Если поле, которое необходимо сделать ключевым имеет тип данных «Счетчик», то устанавливается переключатель «автоматически создать ключ». При этом в нижней части окна в области демонстрации таблицы появится дополнительное поле с именем «Ключ», принимающее числовые значения, начиная с единицы. Если ключевым необходимо сделать поле, имя и значения которого уже набраны в текстовом файле, то выбирается переключатель «определить следующий ключ» и при помощи раскрывающегося списка устанавливается имя соответствующего поля. Далее задается имя новой таблицы. После импорта желательно просмотреть и подправить структуру таблицы.
Импорт из табличного процессора Microsoft Excel
В табличном процессоре Microsoft Excel создается файл, при этом необходимо учитывать:
имена полей будущей таблицы могут располагаться только в первой строке, а ее данные должны располагаться в строках, начиная со второй, если имена полей указываются или с первой в противном случае; если же по каким-либо причинам данное условие невыполнимо, то диапазону, содержащему данные необходимо присвоить имя;
тип данных в каждой ячейке одного столбца должен быть одинаковым.
Импорт данных из табличного процессора Microsoft Excel происходит аналогично импорту данных из текстового файла, за исключением некоторых особенностей:
Во вкладке «Внешние данные» поле «Импорт» устанавливается значение «Microsoft Excel»;
если импортируемые данные находятся в именованном диапазоне, то необходимо активизировать переключатель «именованные диапазоны», в противном случае активным должен быть переключатель «листы».
Формат представления данных на рабочем листе Excel, который наиболее подходит для импорта в базу данных, представлен на рисунке 1.3.
Рисунок 1.3 - Представление данных на рабочем листе Excel
Изменение структуры таблицы
Для изменения структуры таблицы необходимо воспользоваться режимом «Конструктор». В этом режиме можно изменить имеющиеся поля и добавить новые. Если таблица уже содержит данные, то при изменении структуры таблицы они теряются только в исключительных случаях. MS Access предупреждает об этом соответствующим сообщением.