Контрольные вопросы

1. Что представляет собой запрос? Какие виды запросов существуют?

2. Чем отличаются между собой процессы создания запросов с помощью «Мастера запросов» и «Конструктора»?

3. Что такое запрос с параметром? Как он создается?

4. Как разработать запрос на создание таблицы? Чем результат этого запроса отличается от результата запросаөвыборки?

5. Как создать запрос на удаление?

6. Какие особенности имеет перекрестный запрос? Как его разработать?

7. Что происходит в результате выполнения запроса на обновление? Как его создать?

8. Для чего служит «Построитель выражений»?

9. Чем отличаются итоговые запросы от обычных?

Лабораторная работа №3 Создание объектов типа «Форма» в среде ms Access.

Цель: изучить процесс создания объектов типа «Форма» в режиме проектирования форм с использованием «Мастера» и «Конструктора». Редактирование управляющих элементов в форме, добавление, удаление, изменение созданных ранее элементов управления формы. Задание нестандартных свойств элементам управления в форме, добавление вычисляемых полей в формах.

ФОРМЫ

Формы в Microsoft Access выполняют две основные функции. Во-первых, они позволяют пользователю оперировать данными, хранящимися в конкретной СУБД, а во-вторых, они позволяют связывать воедино разнообразные дискретные модули СУБД, превращая их в целостный законченный инструмент для определенной работы.

Преимущества формы для ввода и редактирования данных состоит в простоте и наглядности, так как записи таблицы или запроса представлены в форме в удобном виде. В режиме Формы можно в полной мере воспользоваться возможностями, предоставляемые графической средой Windows. Кроме того, можно создавать необходимые для решения задачи элементы формы. В формах пользователь самостоятельно определяет сколько места должно быть определено для представления конкретной информации. С их помощью значительно упрощается внесение изменений, добавление и удаление данных из базы.

Согласно правилам, принятым в Microsoft Access, все формы, к чему бы они ни относились, создаются, редактируются и хранятся исключительно на вкладке «Формы», рабочей области Microsoft Access. Поэтому в дальнейшем мы будем в основном оперировать именно этой вкладкой. Первоначально в новой базе данных она совершенно пуста, так как еще нет ни одной формы. Их как раз и предстоит создать.

Процесс конструирования новой формы во многом напоминает процедуру создания нового запроса или таблицы. Все начинается с нажатия экранной кнопки«Создать», после чего СУБД Microsoft Access тут же запускает очередную мастер-программу, рассчитанную на то, чтобы максимально облегчить последующую работу и снять с пользователя как можно большую часть черновой работы. Задача появившегося мастера (рисунок 3.1) — выяснить, какую конкретно форму предполагается создать и какими данными она в дальнейшем будет оперировать. Рабочее окно мастера состоит из двух компонентов: перечня возможных вариантов самой формы и расположенного ниже поля с выпадающим списком, в котором следует сказать, на какую таблицу или запрос результату работы впоследствии предстоит опираться.

Как следует из самого определения сути формы, она может оперировать лишь теми объектами, которые содержат в себе фактические данные. Таких объектов в Microsoft Access два: таблица и запрос. Следовательно, форма может быть создана на основе таблицы, запроса или их определенной комбинации. В последнем случае используются так называемые сложные формы. О них речь пойдет позднее, а пока нужно понять вообще суть механизма формы и освоить общие принципы их создания. Поэтому откройте выпадающий список поля «Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос» и выберите там имя таблицы, по которой создается форма. Microsoft Access автоматически помещает в этот перечень имена всех таблиц и запросов, какие только вообще существуют в данной СУБД. С одной стороны, такое весьма и весьма удобно, так как уменьшает количество вспомогательных операций на поиск нужного объекта, но с другой стороны, это накладывает особые требования на присвоение имен таблицам и запросам, так как в выпадающем списке приводятся только имена, но не уточняется — это запрос или таблица.

Теперь, когда источник данных конкретизирован, остается указать мастеру дальнейшую последовательность операций, потому что для форм разных типов она несколько отличается. Всего имеется семь возможных вариантов.

Первым, конечно же, идет вариант «Конструктор». По аналогии с другими вкладками вы можете сразу понять, что его активизация приведет к попаданию в модуль полностью ручной разработки формы. Позднее вы, скорее всего так и будете поступать, ибо любой разработчик всегда стремится придать своему проекту индивидуальные отличительные черты, чего бы они ни касались (тип шрифта, цветовая гамма, расположение полей и так далее), а стандартный мастер всегда выдает стандартный, однотипный, результат.

Вторым вариантом является «Мастер форм». Эта специализированная программа применяется в тех случаях, когда требуется получить достаточно несложный результат, но среди последующих вариантов типовых решений он отсутствует, либо когда вы не желаете особенно возиться с разработкой, но до конца еще не представляете, что должно получиться в результате. Мастер позволяет экспериментировать в достаточно широких пределах, даже возвращаться на один или несколько этапов назад, но при этом берет на себя всю черновую работу.

Вариант «Автоформа в столбец» очень напоминает форму, создаваемую электронными таблицами Microsoft Excel, когда вы включаете режим представления таблицы как базу данных. Мастер опрашивает опорную таблицу, служащую источником данных, получает перечень имеющихся в ней полей и самостоятельно создает экранную форму, в которой все поля расположены в столбец, друг под другом, и следуют в том же порядке, в каком они располагаются в опорной таблице или запросе. Необходимость в подобном решении возникает очень и очень часто, так что разработчики решили стандартизировать данный вариант и придумали специальный мастер.

Аналогичным образом возник вариант «Автоформа ленточная». Результатом его работы будет форма, внешне чрезвычайно сильно похожая на самую обычную таблицу, только стильно оформленную. Этим вариантом удобно пользоваться для вывода на экран итогов работы запроса-выборки, когда в результате получается некоторое количество данных, которые определенным образом взаимосвязаны, как это имеет место быть в любой таблице.

Активизация варианта «Автоформа табличная» приводит к тому же результату, что и предыдущий, только без каких-либо украшений. Единственное, где более или менее оправданно применение этого варианта, — это разработка подчиненных форм, которые впоследствии будут встраиваться в другие формы.

Вариант «Диаграмма» предусмотрен для тех случаев, когда важны не сами конкретные цифры, а так сказать, общая картина. Допустим, анализируя общую картину продаж на некоем рынке, совершенно не имеет значения, сколько конкретно, предположим, двухкамерных морозильников со встроенным управлением, через Интернет было продано каждым из конкурентов. Таким образом, гораздо нагляднее представить итоговую картину в виде диаграммы. Особенно если иллюстрируемый ею факт весьма значителен. Допустим, соседний отдел добился в отчетном периоде повышения производительности труда всего на 3%, а ваш — аж на 90%. Таким образом, на диаграмме «ваш» столбец тут же бросится в глаза руководству даже без дополнительных разъяснений. Подобные ситуации у разработчиков и пользователей СУБД возникают сплошь и рядом, потому программисты Microsoft Corporation предпочли заранее заложить отдельный специализированный мастер, который бы умел полностью автоматически создавать формы, содержащие диаграммы.

Весьма любопытен последний вариант — «Сводная таблица». Это наглядное воплощение тесного взаимодействия различных компонентов прикладного пакета Microsoft Office. Как следует из самого определения, любая СУБД в самую первую очередь предназначена для накопления информации и быстрого оперирования ею. Однако это задачи лишь исполнительного персонала, то есть людей, тем или иным образом контактирующих с конечными покупателями, — менеджеров службы продаж, специалистов службы сервиса, сотрудников службы доставки и так далее. Для руководящих работников рамки СУБД несколько тесноваты. Теоретически можно заранее включить в техническое задание на разработку конкретной базы данных условие, согласно которому СУБД должна будет иметь определенный аналитический механизм. Только на практике реальная ситуация постоянно меняется, а значит почти наверняка вскорости этот механизм окажется недостаточным. В свою очередь аналогичный инструментарий электронных таблиц значительно шире и более прост в использовании. Кроме того, для аналитиков почти повсеместно решающее значение имеет только итоговая информация, но желательно, чтобы она была максимально удобно организована. Самым наглядным и часто используемым решением подобного характера является сводная таблица. Чтобы освободить пользователя от достаточно протяженной процедуры экспорта данных из СУБД в электронную таблицу и последующей их переработки, в Microsoft Access сразу предусмотрен вариант «Сводная таблица», в результате применения которого из таблицы или запроса, минуя все промежуточные шаги, сразу получается сводная таблица в формате Microsoft Excel.

Внашем случае имеет смысл воспользоваться вторым вариантом.

На экране появится новое окно (рисунок 3.2), на котором достаточно наглядно представляется первый этап создания любой формы. Содержимое поля со списком «Таблица/запросы» показывает, данными какого объекта в дальнейшем Microsoft Access собирается манипулировать. В принципе, на текущем этапе можно раскрыть список и выбрать любой другой объект, какой только посчитаете нужным. Содержимое выбранной таблицы или запроса в виде перечня имеющихся там полей немедленно отражается в области «Доступные поля». Мастер создания формы, по крайней мере на первом этапе, ничем не отличается от аналогичного мастера по созданию запроса. С помощью кнопок со стрелками нужно перебросить необходимые поля в область «Выбранные поля», расположенную справа. Как и в запросах, по желанию разработчика в каждой конкретной форме могут отображаться далеко не все имеющиеся в таблице или запросе поля, и, естественно, порядок их следования в форме зависит только от формальной целесообразности да от взглядов разработчика на данный вопрос. Правда, в этом деле есть одна не бросающаяся в глаза тонкость. Каждое поле формы имеет соответствующее свойство, оценивая которое программа и выстраивает очередность активизации полей, как бы выстраивает их в очередь. В режиме конструктора это свойство может быть должным образом откорректировано вручную. Однако если помнить о факторе очередности, то можно сразу сделать так, чтобы, создавая форму, мастер сам все сделал как надо. Для этого достаточно не просто перебросить нужные поля из левой области в правую, а создать ту очередность, в соответствии с которой поля формы будут заполняться пользователем. Возьмите простой пример. Структура построения почтового адреса подразумевает, что сначала следует индекс, потом — наименование страны, далее — город, за ним — улица, потом — дом и квартира, и лишь в самом конце — фамилия, имя и отчество адресата. Значит, создавая форму для заполнения таблицы с почтовыми адресами в какой-нибудь СУБД, следует располагать поля строго в вышеперечисленном порядке, иначе, как минимум, будет неудобно оператору, не говоря уже о прочих сложностях.

Когда с формированием перечня полей формы покончено, можно перейти к следующему этапу построения формы путем нажатия экранной клавиши«Далее». Вторым этапом этого процесса является конкретизация конечного вида разрабатываемой формы. Здесь можно увидеть четыре стандартных внешних вида формы, среди которых присутствуют и представление «в столбец», и «ленточный», и «табличный» (рисунок 3.3). Причем, выбирая какой-либо один из них, вы можете тут же увидеть, что примерно может получиться в итоге в каждом из вариантов. Справа от области выбора постоянно обновляется схематическая картинка, символизирующая данный вариант.

Кроме привычных вариантов, перечень второго этапа включает пункт «Выровненный». В отличие от всех прочих, он предназначен для создания своего рода сложного бланка, в котором на одном листе стандартного формата нужно поместить максимально большое количество самой разнородной информации. Поэтому разные поля изначально задаются разного размера и даже разной формы. Этот вариант удобно использовать в тех случаях, когда создается форма, которая впоследствии будет распечатываться на бумаге в виде бланка. В особенности, если этим бланком позднее будут пользоваться несколько человек из разных служб. Допустим, менеджер службы продаж заполнил форму на конкретный диван, в которой указал галочками конкретный вариант исполнения, заказанный вид обивки и прочие параметры. Далее ответственный за производство проследил, чтобы заказанные параметры были выдержаны, и по готовности заказа ставит в соответствующем поле дату производства. Бланк передается в руки сотрудника службы доставки, который доставляет заказ по указанному в бланке адресу и просит покупателя расписаться в получении. В конце бланк попадает в архив, который следит, к примеру, за сроком гарантии. Из примера видно, что самое рациональное — спроектировать удобный бланк и точно такую же форму, чтобы легко потом было переносить данные из компьютера на бумагу и обратно. Для большей наглядности воспользуемся именно вариантом «Выровненный» и нажмем экранную кнопку «Далее».

Теперь наступает очередь третьего этапа (рисунок 3.4), на котором пользователю предлагается выбрать вариант оформления фона будущей формы. Их в Microsoft Access 97 предусмотрено десять, и остается лишь выбрать один из них. В качестве своеобразной подсказки можно использовать расположенную справа картинку, показывающую, как будет выглядеть фрагмент формы в том или ином исполнении. Определившись с оформлением, следует опять нажать кнопку«Далее» и перейти к заключительному этапу.

Вконце этой последовательности шагов (рисунок 3.5) располагается последний экран, на котором предстоит принять два решения. Во-первых, новая форма должна получить какое-нибудь определенное имя. На нее также распространяется общее правило конструирования имен, согласно которому следует выбирать имена короткие, однозначные и предельно информативные. Слишком общее имя быстро затеряется в длинном списке похожих наименований всех форм текущего проекта, а слишком подробное имя неизбежно будет и достаточно длинным, что также не очень удобно. Во-вторых, надо сказать мастеру, как ему следует поступить далее: показать результат работы и вывести на экран получившуюся форму для обычной в таких случаях работы по вводу или просмотру данных либо переключиться в режим конструктора для внесения завершающих штрихов. Если создаваемая форма проста и однозначна, то следует выбрать первое, если, по вашему мнению, проект нуждается в некоторой ручной доработке — стоит выбрать второе.

Немного “подумав”, Microsoft Access 97 обработает все инструкции и сгенерирует готовую форму. Форма выводится в стандартное окно, причем, кроме привычных лифтов вертикальной и горизонтальной прокрутки, отвечающих за перемещение содержимого окна, в левом нижнем углу рамки окна формы располагается счетчик записей, то есть строк той таблицы, или запроса, на основании которой форма создавалась. Нажимая маркером мыши по экранным кнопкам счетчика записей, вы тем самым передаете в форму данные из конкретной строки опорной таблицы, текущий номер которой указан на счетчике.

Все, форма готова к применению. Она, конечно, еще далека от совершенства, например, ее можно перемещать по экрану, менять размеры и тому подобное, однако на данном этапе важно то, что с ее помощью оператор может легко обмениваться данными с таблицей.