3. Создание организационных диаграмм
Организационные диаграммы и схемы привносят четкость и ясность в документ, в котором необходимо продемонстрировать какие-либо взаимосвязи – это может быть взаимосвязь сотрудников на предприятии, стадий проекта и т.д. Этот механизм очень удобен для создания многоуровневых иерархических схем. Например, его можно использовать для того, чтобы:
продемонстрировать, как распределяется ответственность между сотрудниками отдела;
обозначить шаги, необходимые для решения текущих проблем с инвентарем;
проиллюстрировать все причины для производства нового продукта;
привести основания для нового проекта и показать необходимые шаги для воплощения идеи.
Существует два различных метода создания организационных диаграмм: организационная диаграмма и схема.
3.1. Организационные диаграммы
Задание 3. Вставьте в документ структурную схему факультета, представленную на рис. 47, используя следующие операции:
Откройте новый документ и установите курсор в то место, где будет находиться диаграмма.
Откройте окно организационной диаграммы, выполнив команду: Вставка, Рисунок, Организационная диаграмма и исследуйте его. Word создаст базовую диаграмму, содержащую четыре элемента на двух уровнях и откроет панель инструментов Организационная диаграмма. В базовую диаграмму можно вводить текст и добавлять необходимые фигуры. Для добавления новых фигур используются базовые формы: Подчиненный, Коллега и Помощник. Эти формы располагаются в списке Добавить фигуру панели инструментов. Список Макет содержит перечень доступных структур диаграммы. Выберите в этом списке команду Автомакет. Список Выбрать служит для выделения элементов диаграммы.
Введите структуру диаграммы, выполнив следующие действия:
выделите один из элементов второго уровня, щелкнув по его рамке правой кнопкой, и удалите этот элемент, выбрав в контекстном меню команду Удалить;
добавьте элементы, обозначающие кафедры: выделите первый элемент второго уровня, в списке Добавить фигуру выберите пункт Подчиненный, в списке Макет – Левосторонний. Таких элементов должно быть пять;
добавьте элементы, обозначающие курсы, используя правостороннюю ориентацию.
Рис. 47. Упрощенная структурная схема факультета
В соответствии с рис. 47, ведите в фигуры текст и назначьте следующие параметры форматирования:
первый уровень: шрифт - Times New Roman, полужирный, 12 пт; рамка – сплошная, ширина 4,5 пт. Для форматирования рамки используйте пункт Формат автофигуры контекстного меню;
второй уровень: шрифт - Times New Roman, полужирный, 11 пт; рамка – двойная, 3 пт.
Сохраните полученный документ под именем Структура факультета.
Если параметры Автомакета пользователя не устраивают, то Автомакет можно отключить и перемещать фигуры и соединительные линии вручную.
К организационной диаграмме можно применить стандартные форматы с помощью команды Автоформат.
Задание 5. Исследуйте возможности Автоформата. Выполнив следующие команды:
Щелкните на диаграмме, затем на панели инструментов Организационная диаграмма выберите команду Автоформат.
В диалоговом окне Библиотека стилей организационных диаграмм просмотрите все предлагаемые варианты.