Создание, редактирование и оформление диаграмм

Для построения диаграммы необходимо выделить в таблице область исходных данных. При этом следует всегда принимать во внимание то, что левое поле, т. е., например, поле наименования продукции, названия предприятия, табельного номера, номера склада, дня месяца, имени функции и т. п. обязательно должно иметь текстовый формат. Иначе при создании диаграммы её вид будет искажаться.

Диаграмма создается инструментами панели Диаграмма ленты Втавка.

Редактирование диаграммы осуществляется щелчком правой кнопкой «мыши» на соответствующем элементе диаграммы и выбором соответствующей команды из контекстного меню или с помощью дополнительной ленты Работа с диаграммами.

Для редактирования одного из элементов ряда диаграммы следует после выделения ряда ещё раз нажать левую кнопку «мыши» на нужном элементе.

Сохранить созданную книгу под любым (желательно информативным) именем на жестком диске или внешнем носителе.

При выполнении и оформлении диаграмм необходимо выполнить следующие требования:

• в диаграммы не должны включаться итоговые значения параметров;

• каждая диаграмма обязана иметь заголовок;

• оси координат должны иметь наименования параметров и единиц измерения;

• заголовки и наименования должны начинаться с прописной буквы;

• диаграммы не должны быть перегружены данными (иметь от 7 до 10 элементов в ряду) и легко читаться;

• каждая диаграмма должна быть корректной по смыслу (нельзя сравнивать или смешивать на диаграмме литры с кирпичами, килограммы с рублями, штуки с минутами и т. п.), информативной и понятной для чтения.

Создание итогового файла. Импорт данных в ms Word

Дли создания итогового файла необходимо объединить файлы, созданные в MS  Word, MS Excel и графическом редакторе Paint.

1. Импортирование данных из MS Paint и MS Excel в виде рисунка, таблицы или диаграммы:

• выделить нужные данные и выполнить команду «Копировать» для Paint: из вкладки меню «Правка», для Excel: на панели Буфер обмена ленты Главная или с помощью контекстного меню;

• в MS Word выполнить команду «Вставить» на панели Буфер обмена ленты Главная или с помощью контекстного меню.

2. Импортирование данных из MS Paint и MS Excel с возможностью редактирования в MS  Word:

• выделить нужные данные и выполнить команду «Копировать» для Paint: из вкладки меню «Правка», для Excel: на панели Буфер обмена ленты Главная или с помощью контекстного меню;

• в MS Word выбрать команду «Специальная вставка» на панели Буфер обмена ленты Главная, установить флажок «Вставить», выбрать «Лист Microsoft Excel (объект)» или «Точечный рисунок (объект)» и нажать кнопку ОК.

После всех операций вставки и редактирования рисунков, таблицы и диаграмм сохранить итоговый файл пояснительной записки с помощью команды «Сохранить как..» (кнопка Офис).

Распечатать пояснительную записку с помощью команды «Печать».

Запись файлов на компакт-диск

Запись созданных файлов на компакт-диск осуществляется с помощью стандартной программы Windows XP, для чего нужно:

• выделить записываемые файлы;

• нажать правую кнопку «мыши», выбрать в контекстном меню строку «Отправить» – дисковод CD или DVD (пишущий);

• щёлкнуть левой кнопкой «мыши» на появившемся транспаранте «Имеются файлы, ожидающие записи на компакт-диск»;

• в появившемся окне с содержимым компакт-диска, выбрать файлы, которые требуется записать (они имеют значок со стрелкой «вниз»);

• щёлкнуть левой кнопкой «мыши» на строке «Записать файлы на компакт-диск» и дождаться окончания процесса записи.

Вместо стандартной программы записи можно также использовать инсталлированную в компьютер прикладную программу Nero Burning ROM.