4.5. Організація діловодства

Під діловодством розуміють сукупність таких видів робіт:

• ведення кореспонденції (листування);

• приймання і відправлення документів;

• їх реєстрація, контроль за виконанням;

• зберігання виконаних документів у поточному архіві;

• передання документів з поточного архіву до архіву постійного зберігання.

Отже, на діловодство покладена функція організації останньої стадії документообігу — зберігання документів.

Діловодство організовують згідно з методичними рекомендаціями з практичного використання основних положень Єдиної державної системи діловодства. На всіх підприємствах, в організаціях і установах установлюється порядок приймання кореспонденції, яка надходить, її реєстрація, відправлення вихідних документів, контроль за виконанням, збереженням опрацьованих доку­ментів у спеціальних папках. Діловодство у системі НБУ орга­нізується згідно з Інструкцією з діловодства в центральному апараті та установах НБУ, затвердженою Постановою Правління НБУ 04.01.98 р. № 1. Діловодство у системі НБУ ведеться засобами комп’ютерної техніки (автоматизованої системи контролю й організації діловодства — АСКОД) державною мовою. Інформаційно-пошукова система АСКОД призначена для опрацювання вхідних, вихідних і внутрішніх службових документів, звернень громадян, обліку й одержання статистичних даних документообігу, оперативного пошуку документів.

Вихідним елементом організації діловодства є номенклатура — перелік найменувань справ установи для групування і зберігання в ній документів. Загальну номенклатуру справ для установи скла­дає канцелярія, погоджуючи її з різними підрозділами, у тому числі з бухгалтерією. Усім підрозділам установи у номенклатурі надається код. Обов’язково вказуються назви справ, їх номери, строки зберігання в поточному і постійному архівах, примітки.

Змістовно розроблена номенклатура справ має велике значення для правильної організації діловодства у цілому, надає спрямованості всій бухгалтерській роботі. У багатьох зарубіжних країнах діловодство є частиною бухгалтерської служби. Для вітчизняних суб’єктів господарювання також характерним є той факт, що кількість бухгалтерських документів значно перевищує половину всієї документації.

Аналогічно тому, як план рахунків бухгалтерського обліку визначає систему поточного обліку, так і номенклатура справ діловодства визначає систему документування, зберігання документів.

Документи повинні зберігатися в приміщенні, яке закривається у пристосованих для цього шафах і сейфах, що виключають можливість втрати і псування документів.

Розрізняють поточний і постійний архіви документів.

Поточний архів створюється у бухгалтерії для зберігання документів за поточний рік. Документи минулого року зберігаються в поточному архіві протягом усього наступного року, після чого передаються в постійний архів.

Поточне зберігання документів може здійснюватись такими способами:

• кореспондентським (за установами й особами);

• предметним (за операціями);

• хронологічним.

Усі документи, як зазначалося вище, формуються в справи відповідно до номенклатури.

Номенклатура справ бухгалтерії може містити такі розділи:

1. Організаційно-розпорядча документація вищих органів.

2. Внутрішня організаційно-розпорядча документація.

3. Планова і звітна документація.

4. Облікові регістри.

5. Первинні документи.

6. Листування.

Постійний архів повинен організовуватись у спеціально відведеному приміщенні. Входити до архіву мають право головний бухгалтер і завідувач архіву. Обов’язки архіваріуса можуть бути покладені на працівника облікового апарату наказом керівника. У постійному архіві зберігаються документи, що передаються з поточного архіву. Архіваріус зобов’язаний приймати до архіву папки з документами, оформлені належним чином, записувати їх до архівної книги, щорічно вилучати для знищення справи, термін зберігання яких минув, стежити за схоронністю архіву.

Строки зберігання документів в архіві встановлені Переліком документів НБУ, установ і організацій його системи, акціонер­но-комерційних та комерційних банків України з зазначенням строків зберігання, затвердженим Постановою Правління НБУ 23.12.96 р. № 327. Так, акти комплексних ревізій та обстежень, за винятком періодичних бухгалтерських ревізій, за місцем пе­ревірки та в установах, що проводять перевірку, зберігаються постійно;

• документи про виконання пропозицій за результатами обстежень зберігаються 10 років;

• статути за місцем складання і затвердження — постійно;

• документи про відрядження (програми, завдання, довідки, звіти) у межах України — 3 роки, за кордон — постійно, крім відділів АКБ — 3 роки;

• журнали обліку претензій та позовів — 3 роки;

• судово-арбітражні справи — постійно;

• зведені номенклатури справ банків — постійно;

• документи перевірок стану діловодства — один рік;

• відомості про документообіг у банку — 3 роки;

• реєстраційні картки, дискети, журнали організаційно-розпо­рядчої документації — постійно;

• журнали обліку фірмових бланків суворої звітності — 3 роки;

• річні звіти комерційних банків у центральному апараті КБ зберігаються постійно, щомісячні баланси — 10 років, щоденні — 3 роки;

• звіти про прибутки і збитки річні — постійно, квартальні — 3 роки;

• квартальні розрахунки прогнозів касових оборотів — 5 років;

• відомості про процентні ставки — 3 роки;

• відомості залишків резервних фондів — 3 роки;

• меморіальні, касові та позабалансові ордери з емісійно-касових операцій з додатками — 5 років;

• книги обліку прийнятих і виданих цінностей, валютних цінностей тощо, які ведуться в касі, — постійно;

• щоденні інформації про курс та обсяги операцій з іноземною валютою — 5 років;

• місячні оборотні відомості з додатками — 3 роки;

• особові рахунки з обліку статутного фонду і резервних фондів — постійно;

• особові рахунки, меморіальні і касові документи за вкладами громадян — 5 років;

• особові рахунки за зарплатою працівникам банку — 75 років;

• книги реєстрації відкритих особових рахунків клієнтів — постійно;

• вкладні документи за закритими вкладами — вкладні книжки, первинні ордери, документи щодо закриття рахунків — постійно;

• меморіальні і касові документи дня — 3 роки;

• меморіальні і касові документи за позиками індивідуальних позичальників — 25 років;

• альбоми відбитків печаток і підписів посадових осіб комерційного банку — 5 років;

• інвентарні картки складського обліку матеріальних цінностей — 3 роки;

• облікові регістри — 3 роки;

• документи про переоцінювання основних засобів — постійно;

• акти перевірки каси, правильності збирання податків — 3 роки;

• договори про матеріальну відповідальність — 5 років після звільнення матеріально-відповідальної особи;

• акти документальних ревізій та додатки до них — 5 років.

Знищення документів минулих років із закінченими термінами зберігання оформляється актом про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Номенклатура справ є обов’язковим документом, який складається в установі з метою швидкого розшуку документів, забезпечення їх обліку, відбору документів для державного зберігання. Номенклатура справ установи складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів. Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках, погоджується із завідувачем архіву і підписується керівником структурного підрозділу установи банку. Один примірник номенклатури справ передається до канцелярії для складання зведеної номенклатури справ установи.

До зведеної номенклатури справ включаються усі без винятку справи і документи, що створюються в процесі діяльності кожного підрозділу установи, крім друкованих видань, брошур, довідників, реферативних журналів тощо. Розділами номенклатури справ установи банку є назви структурних підрозділів. Найменування структурних підрозділів розміщуються відповідно до штат­ного розкладу. Всередині розділів номенклатури справи розміщуються за ступенем їх важливості з урахуванням взаємозв’язку документів. Усім структурним підрозділам за номенклатурою справ присвоюються умовні позначення — цифрові індекси. Кожна внесена до номенклатури справа одержує свій номер у межах струк­турного підрозділу. Наприклад, 12—130, де 12 — індекс департа­менту бухгалтерського обліку, 1 — підіндекс управління організації обліку та звітності, 30 — номер справи за номенклатурою.

Документи всередині справи формуються в хронологічному або в логічному порядку або у їх поєднанні. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі банку та її структурних підрозділах здійснюється канцелярією.