Інформаційні системи та обмін інформацією

Наступний, третій елемент системи внутрішнього контролю підприємства - це інформаційні системи, в тому числі, пов'язані з ними відвідні бізнес-процеси, що стосуються фінансової звітності, та обмін інформацією.

Інформаційні системи, які мають відношення до цілей фінансової звітності і включають систему бухгалтерського обліку, складаються з:

- процедур та бухгалтерських записів, визначених для ініціювання;

- обліку;

- обробки та подання у звітності операцій суб'єкта господарювання (разом з умовами та подіями);

- процедур ведення обліку відповідних активів, зобов'язань та капіталу.

Аудитор повинен отримати розуміння інформаційних систем (і як головного її складника є системи бухгалтерського обліку), в тому числі пов'язаних з нею бізнес-процесів, що стосуються фінансової звітності і передачі інформації, включаючи такі сфери:

- класи операцій, здійснюваних на підприємстві, які є суттєвими для фінансових звітів;

- процедури, ручні і здійснювані за допомогою інформаційних технологій, відповідно до яких операції ініціюють, відображають в обліку, обробляють та відображають у фінансових звітах;

- відповідні бухгалтерські записи, зроблені вручну або електронним способом, які супроводжують інформацію, та конкретні рахунки у фінансових звітах щодо ініціювання, відображення в обліку, обробки та відображення у звітності операцій;

- спосіб, в який інформаційна система відображає події та умови, інші ніж класи операцій, що є суттєвими для фінансових звітів;

- процес підготовки фінансових звітів на підприємстві, в тому числі суттєві облікові оцінювання та розкриття облікової інформації.

Процедури контролю

Здійснення контролю передбачає використання спеціальних процедур, до яких належать:

- санкціонування господарських операцій;

- розподіл прав, обов'язків та відповідальності, обмеження доступу до активі та їх фізичний контроль;

- перевірка результатів діяльності.

Санкція (дозвіл) на здійснення господарської операції є обов'язковим реквізитом будь-якого первинного документа. Відомо, що кожний первинний документ має бути підписаним відповідальною особою, яка має повноваження здійснювати відповідну господарську операцію, або її контролює.

Реалізація на практиці процедур, направлених на розподіл прав, обов'язків та відповідальності, повинна здійснюватися на таких засадах:

- необхідно розподіляти відповідальність між різними особами чи підрозділами за виконання господарської операції. Наприклад, менеджер відділу збуту визначає, кому, в якій кількості та за яку ціну відвантажити готову продукцію, що фіксує у накладній на відвантаження. Комірник складу готової продукції на підставі отриманого від покупця доручення та сформованої у відділі збуту накладної здійснює відвантаження відповідних матеріальних цінностей, про що розписується у накладній. Бухгалтер відображає відповідну операцію на рахунках бухгалтерського обліку;

- розподіл відповідальності за виконання різних етапів здійснення господарської операції,

- розподіл відповідальності під час ведення облікових реєстрів та складання звітності.

Рисунок 5.8 - Процедури контролю в господарській діяльності

З процедурами розподілу прав, обов'язків та відповідальності тісно пов'язані процедури обмеження доступу до активів та їх фізичного контролю.

Обмеження доступу до активів реалізується двома шляхами: укладення договорів про матеріальну відповідальність та затвердження переліку осіб, які мають право давати дозвіл на здійснення господарських операцій, пов'язаних з використання грошових коштів та матеріальних цінностей.

Особливе місце в комплексі процедур, направлених на здійснення фізичного контролю, належить інвентаризації. Нормативними документами в Україні регламентовані процедури проведення інвентаризацій. Визначаються випадки, коли інвентаризація проводиться обов'язково.

Фізичний контроль направлений на забезпечення фізичної безпеки активів підприємства, в тому числі захист приміщень від несанкціонованого доступу до активів і бухгалтерських записів; санкціонування доступу до комп'ютерних програм та файлів з даними; періодичний підрахунок і порівняння з сумами, відображеними в контрольних записах (наприклад, порівняння результатів фізичної інвентаризації готівкових коштів, цінних паперів та запасів з обліковими записами).

Перевірка результатів діяльності включає такі процедури контролю, які спрямовані на:

- перевірку та аналіз фактичних результатів діяльності у порівнянні з бюджетом, прогнозом та результатами діяльності попередніх періодів;

- розгляд і порівняння відповідних категорій даних - операційного або фінансового характеру, разом з аналізом зв'язку та заходів з вивчення певних причин і заходів для виправлення ситуації;

- порівняння внутрішніх даних з даними із зовнішніх джерел інформації;

- перевірку результатів за певними видами діяльності, таких як перевірка кредитної діяльності (наприклад, схвалення та повернення кредитів) менеджером відділу споживчих кредитів банку згідно зі звітами, наданими відділеннями, регіонами, або звітами за видом кредитування.