2.3. Жұмыс құжаттарын толтыру және пайдалану

Аудит аяқталғаннан кейін аудит жөніндегі директор немесе топтың жетекшісі барлық жұмыс құжаттарын жинақтауға және оларды арнайы бөлімдердің номенклатурасын пайдалана отырып, картотекаларда топтауға тиісті. Ыңғайлы болу үшін кейінгі (келесі) жұмыста жұмыс құжаттары әдетте екі типке бөлінеді:

-тұрақты құжаттардың картотекалары;

-ағымдағы құжаттардың картотекалары.

Тұрақты құжаттардың картотекасында келесі аудитті өткізу процесінде пайдаланылатын ақпараттар сақталады. Әрбір аудит өткізу жағдайында бұл папканың мәліметтері қайта қаралуға және жаңартылуға тиісті. Тұрақты құжаттардың папкалары төмендегі қажеттіліктер үшін жасалынады:

-клиенттің қаржы-шаруашылық қызметімен танысу үшін жаңа жұмыскерлерді дайын ақпараттармен қамтамасыз етуге;

-есеп саясаты және есеп процедуралары туралы ақпараттарды сақтауға;

-ішкі бақылау жүйесінің жұмысына қатысы ақпараттарды қамтамасыз етуге;

-келешекте өзгермейтін жұмыс құжаттарын жыл сайын жаңадан дайындау қажеттілігін болдырмауға;

-қайталанатын жағдайларға дайын сілтемелер алуға;

-клиент бизнесіне қатысы бар ақпараттарды құжаттауға.

Тұрақта аудиторлық папкада: Жарғының және құрылтай келісім-шарттарының, статистикалық карталардың, тиісті қызмет түрлеріне алынған лицензиялар, партнерлармен жасалынған келісім-шарттар, бизнес жоспарлар, есеп саясаты жөніндегі бұйрықтар, жұмысшы шоттар жоспары, ұсыныс хаттары.

Ағымдағы құжаттардың картотекасы:

-жоспарланған жұмыстар туралы жазу үшін жүргізіледі;

-жүзеге асырылған процедуралармен, жүргізілген тәсілдермен, жасалынған қорытынды пікірлермен бірге, орындалған жұмыстар жөнінде егжей-тегжейлі ақпараттар алу үшін жүргізіледі;

Ағымдағы құжаттардың картотекасында аудитордың жұмыс құжаттарының көбірек бөлігі сақталады, сондықтан оларды төмендегі бөлімдерге топтастырылған тиісті номенклатура бойынша бөлу дұрыс:

-қаржылық қорытынды есепке шолу жасау құжаттары;

-аудиторлық тексерудің жоспары мен бағдарламалары;

-нақты тексеру жүргізу нәтижесі бойынша құжаттар;

-арнайы мақсаттағы құжатттар.

Бөлімдердің ішінде құжаттарды тиісті бөлімшелерге бөлуге болады. Бөлімдер мен бөлімшелерді цифрлармен де әріптермен де көрсетуге болады. Мысалы, «қаржылық қорытынды есепке шолу жасау бойынша құжаттар» бөлімін 1-цифрымен, ал бөлімшені де сондай цифрмен, бірақ бөлу арқылы, яғни:

• қаржылық қорытынды есептердің көшірмелері- 1/1;

• клиенттің қаржылық қорытынды есебіне шолу жасау-1/2;

• тексеруші (сынама) баланс пен қаржылық қорытынды есептің байланысын растаушы жұмыс құжаттары- 1/3;

• клиенттерге жіберілетін хаттардың көшірмелері- 1/4және т.б

Аудиторлық тексерудің жоспары мен бағдарламасын- 2 деп көрсету керек, онда:

• аудиттің жалпы жоспары -2/1;

• аудит бағдарламасы- 2/2 және тағы басқалар.

Нақты тексеру жүргізу нәтижелері бойынша құжаттар- 3, онда:

• іші бақылау жүйесін бағалау бойынша құжаттар- 3/1;

• дәлелдеулер, аудиторлық бағдарламалар (бақылау тестілері және объектіге қатысты тексеру жүргізу процедуралары)- 3/2 және т.б

Арнайы мақсатта пайдаланылатын құжаттардың аудиторлық тексеру жүргізуге тікелей қатысы жоқ, тек оны жанама түрде тиісті ақпараттармен толықтырады, яғни директорлар кеңесі мәжілісінің материалдары- 4/1;          акционерлер жиналысының материалдары- 4/2 және т.б

Меншік құқығы. 230 «Құжаттау» деп аталатын халықаралық аудит стандартында жұмыс құжаттарының аудитордың жеке меншігі болып табылатындығы қарастырылған. Жұмыс құжаттарының жекелеген бөліктері субъектіге аудитордың өз білгені бойынша тапсырылуы мүмкін, бірақ олар субъектінің есеп жазуларын алмастыра алмайды.

Құпиялықты сақтау. Өзінің практикалық қызметінде аудитор клиенттің құпиялығы бар құжаттарын оның арнайы рұқсатынсыз ашпайды. Біздің шындық өмірімізде, егер ақпарат тек аудиторға қарсы шағымдану олған кезде оның өзін-өзі қорғау мақсатында жария етілген болса, онда аудитордың клиенттен рұқсат алуға міндетті еместігі өте қисынды.

Жұмыс құжаттарын сақтау. Аудитордың жұмыс құжаттарын қанша уақыт сақтауға болатындығы жөніндегі сұраққа ресми жауап нормативтік-құқықтық актілерде немесе қандайда бір ресми құжаттарда жоқ. Көптеген аудиторлар, егер ол сот процессіне шақырылған жағдайда, өздерінің жұмыс құжаттарының болғанын дұрыс көреді. Жұмыс құжаттары «ескерту» қызметін атқарады. Сонымен бірге жұмыс құжаттарын шексіз уақыт сақтау жалпы алғанда қымбат, әрі оның керегі де жоқ. Жұмыс құжаттарының екі жағының да жүзі бар қылыш болуы мүмкін екендігін ескеру керек. Бір жағынан құжаттар, аудитордың кәсіби стандарттарға сәйкес әрекет жасағандығы растайтын дәлелдеулер береді. Басқа жағынан қарағанда кінәлігһні қорғаушы жақ аудитордың жұмысына сенімсіздік тудыруға әрдайым әрекет жасайды, яғни жұмыс құжаттарын пайдаланады және аудиторға қарсы пайдаланылуы мүмкін сәйкессіздіктерді немесе дұрыс емес жәйттерді табуы мүмкін.

Егер жұмыс құжаттары жойылатын болса, онда ол аудиторлық фирманың және аудитордың пркатикалық қызметінің құжаттарын архивтеудің белгіленген жүйесіне сәйкес жүзеге асырылуы тиісті. Өзінің архивтеу жүйесн жасау кезінде аудиторлық фирма заңгерлерінен және сақтандыру компанияларынан ақыл кеңе алуға тиісті.

Қазақстанда аудиторлық қызмет көрсету рыногы шартты түрде екі бөлікке бөлінген: өзінің кәсіби қызметін «Үлкен төрттік» деп аталатын халықаралық аса ірі аудиторлық компаниялар Deloitte & Touche, KPMG, Ernest & Young, Pricewaterhouse Coopers және жергілікті аудиторлық компаниялар ұсынып отыр. Халықаралық фирмалардың әрқайсысы өздерінің мүшелерінің ұзақ жылдар бойы аудиттің халықаралық стандарттары бойынша әлемнің көптеген мемлекеттерде жұмыс істейтін ірі халықаралық топт болып табылады. Үлкен төртікке кіретін топтардың әрқайсысы жалпы алғанда аудиторлық кеңес беру қызметінің барлық шеңберін қамтиды. Ал жергілікті аудиторлық компаниялар бүгінгі таңда халықаралық аудит стандарттарын қолдану және оларды пайдалану тәжірибесін қабылдауды енді ғана бастап отыр. Қазіргі кезде әр түрлі халық ұйымдар тарапынан Қазақстанда қызмет көрсетудің осы нарықтағы өкілдері сапалық жағынан аттестациядан өтеізуді жүзеге асыруда. Атап айтсақ, 2000 жылы 27қарашадан 1желтоқсанға дейін бүкіл әлемдік банктің Мәскеудегі бір топ сарапшылары Орталық Азия аумағында бүкіл әлемдік банктің жобаларын аудиттеу құқығын алғысы келетін Қазақстандық аудиторлық компанияларлардың қызметіне олардың жұмыстарының халықаралық аудит стандарттарына сәйкестігі тұрғысынан бақылау жүргізді. Бағалау нәтижесінде мынадай тәуелсіз аудиторлық компаниялар «ЦентрАудитҚазақстан» және «Ержанова и К» өтті. Аудит осы мемлекетте қабылданған стандарттар мен принциптерге сәйкес болса ғана сапалы аудит ретінде танылады. Аудитор кәсібінің ерекшелігі олардың маңызды қоғамдық міндетті қызметті орындайтындығында. Сондықтан аудитор клиенттің кез келген тілектерін орындауға ғана емес белгілі бір ережелер мен кәсіби этикалық кодекстің шеңберінде әрекет етуге міндетті.

Клиентке сапалы қызмет көрсету үшін аудиторлық фирмалар өздерінің ұйымдық құрылымдарын басқарудың теориясы мен практикасын, сонымен бірге, клиенттерге көрсетілген қызмет түрлеріне қарай құруға тиіс. Әрбір аудиторлық фирма өзінің ұйымдық құрылымын өз бетінше анықтайтын болғандықтан олардың тәжірибесін көрсету күрделі. Бірақ негізгі бөлімшелер басқару органдарын анықтауға төмендегілерден тұруы мүмкін:

—         директорлар кеңесі;

—         директор;

—         аудит объектілері бойынша департаменттер (жалпы аудит, банктік, сақтандыру, зейнетақы қорларын және басқа да қаржылық институттар);

—         кеңес беру департаменті (салық салу, бухгалтерлік есеп мәселелері бойынша);

—         маркетингті бөлім, бухгалтерия, ақпараттық заңгерлік бөлімдер т.б

Орташа аудиторлық фирмалардың құрылымы

—         фирманың директоры;

—         фирманың аудит жөніндегі директоры (аудит бөлімі);

—         кеңес беру (консултация бөлімі):

—         мүліктерді бағалау, заңгерлік, ақпараттық, шаруашылық және т.б

Ірі аудиторлық компаниялар сондай-ақ халықаралық фирмалар аудитті мынадай құрамда жүзеге асырады: аудитордың көмекшісі, аға аудитор, супервайзер, менеджер және партнер.

Аудитордың көмекшісі ретінде аға аудитордың тарапына тұрақты бақылаусыз өз бетінше жұмыс жасай алмайтын, азғантай ғана жұмыс тәжірибесі бар тұлғалар танылады. Аудитордың көмекшілері тікелей орындаушы персоналмен және клиенттің бастапқы құжаттарымен жұмыс жасайды, тестілеу нәтижелерін аудиторлық жұмыс парақтарында көрсетеді және оларды талдау жасау үшін аға аудиторға береді.

Аға аудитор аудиттің жеке бір субъектісінде топтың (командының) жұмысын бақылайды, қызметтің күн сайынғы мониторингін жүзеге асырады, аудиторлық қорытынды есептің алдыңғы нұсқасын дайындайды. Яғни, аға аудитор қандай да бір субъектідегі аудитке толығымен бақылау жасайды және де менеджер немесе супервайзердің шолу жасауы үшін «материалдар дайындайды».

Менеджер немесе супервайзер (соңғысын кейде кіші менеджер деп атайды) қағида бойынша, бір уақытта бірнеше субъектдегі аудитке басшылық етеді. Жалпы менеджерлер (супервайзерлер) аудиторлық қорытынды есептің алдыңғы (алғашқы) нұсқасын қарауға және оны бекітуге жауапты.

Компанияның партнерлары. Халықаралық тәжірибеде аудиторлық фирмалар партнерлықтың заңды нысаны, бизнес иесі болып табылады және оларға толық материалдық жауапкершілік жүктеледі. Халықаралық компанияларда аудиторлық қорытынды есепке қол қоюға тек партнер ғана құқылы… Партнерлар клиентпен байланыстар үшін, бизнестің статегиялық дамуы үшін жауапты /29, 31-б/.

Аудиторлық қызметтің сапасына бақылау жасау бірнеше аспектілермен жүзеге асырылады:

1.Негізгі аудитордың өз ассистенттерінің жұмысына бақылау жасауы- аудиторлардың орындауына толық жауап береді, тексеру кезінде ассистенттердің жұмысына бақылау жасауға, кәсіпорын қызметінің мәселелері, есепті және соған сәйкес аудитті ұйымдастырудың болуы мүмкін мәселелері бойынша нұсқау беруге тиісті.

2.Аудиторлық фирманың аудиторлардың жұмысына бақылау жасау. Сапаны қамтамасыз ету процедуралары аудиторлық фирманың ішкі құжаттарда және ішкі стандарттарда жазылуға тиісті. Бірақ халықаралық стандарттарға сәйкес сапаға тексеру, жүргізу барысында тексеруге тек сол ішкі реттеуші құжаттар алынады.

3.Сыртқы бақылау. Аудиторлар жұмысының сапасына сыртқы бақылауды мемлекеттік органдар жүзеге асырады. Бірақ бұл бақылау жанама болып табылады.Себебі, оның мақсаты аудиторлардың жұмысын тексеру емес, салық төлеудің дұрыстығы, кәсіпорында заңға қайшы іс-әрекеттердің орын алуын және т.б тексеру.

ҚОРЫТЫНДЫ

Қорытындылай келе, жұмыс құжаттарының жалпы мақсаты- аудитордың аудитті нормативтік- құқықтық актілерге және жалпы көпшілік қабылдаған стандарттарға сәйкес жүргізгендігіне сенімді болуы. Жұмыс құжаттарының мазмұны. Жұмыс құжаттарындағы ақпараттар аудитор атқарған жұмыстардың және маңызды мәселелерге қатысты жасалған қорытынды пікірлердің жазбаша дәлелі (растауы) болып табылады. Жақсы құрылған жұмыс құжаттары аудит өткізу бойынша жұмыстарды ұйымдастыруды қамтамасыз етеді. Егер жұмыс құжаттарының файлдары стандартталған болса, аудиторға ақпараттарды жинау процессін бақылау және орындалған жұмыстардың бүкіл спектріне мұқият шолу жасау жеңілірек болады. Аудит практикасында жұмыс құжаттарының унификациясы (бір ізге салынуы) ұлттық стандарттарда, халықаралық стандарттарда да қарастырылмаған. Олар фирма ішілік стандарттарға сәйкес жасалынады және сол стандарттармен бекітіледі. Жұмыс құжаттарының көлемі фирма ішілік стандарттардың негізінде және аудитордың кәсіби пайымымен анықталады. Мұндай кезде аудитор өзі дайындаған жұмыс құжаты бұрын аудит өткізбеген басқа аудиторға немесе орындалған жұмыстар жөнінде және аудиттің барлық детальдарын егжей- тегжейлі көрсетпей-ақ, маңызды шешімдер қабылдаудың себептері жөнінде мағлұмат беру үшін аудиторлық фирманың жетекшісіне қажет болып қалуы мүмкін екендігін назардан тыс қалдырмауға тиісті. Жұмыс құжаттарының көпшілігінде сандық ақпараттар болады. Бірақ ол құжаттардың кейбіреулері сұрақ беру, бақылау процедураларын пайдалану арқылы жасалынады, сондықтан оларда сандық ақпараттар болмайды. Мысалы, аудитор басқару звеносының қызметкерлеріне мүдделі жақтармен іскерлік операциялардың нақты бары туралы сұрау жүргізуі немесе жылдың аяғында клиент түгелдеу жүргізген кезде материалдық құндылықтардың нақты барына бақылау жасауы мүмкін. Мұндай жағдайда аудиторға сұрақ беру нәтижесі мұқият құжатталған, сұрақ берілген жұмыскерлердің тізімі келтірілген, сұрақ беру өткізілгеннен кейін жүргізілген тексерулердің түрлері көрсетілген және тиісті қорытынды келтірілген жұмыс құжаттарын жасау керек. Халықаралық фирмалардың әрқайсысы өздерінің мүшелерінің ұзақ жылдар бойы аудиттің халықаралық стандарттары бойынша әлемнің көптеген мемлекеттерде жұмыс істейтін ірі халықаралық топт болып табылады. Үлкен төртікке кіретін топтардың әрқайсысы жалпы алғанда аудиторлық кеңес беру қызметінің барлық шеңберін қамтиды. Ал жергілікті аудиторлық компаниялар бүгінгі таңда халықаралық аудит стандарттарын қолдану және оларды пайдалану тәжірибесін қабылдауды енді ғана бастап отыр. Қазіргі кезде әр түрлі халық ұйымдар тарапынан Қазақстанда қызмет көрсетудің осы нарықтағы өкілдері сапалық жағын1ан аттестациядан өтеізуді жүзеге асыруда.

ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР

1. Абленов Д.О. Аудит негіздері: Оқулық. – Алматы: Экономика, 2005. – 400 бет.

2. Әжібаева З.Н., Байболтаев Н.Ә., Жұмағалиева Ж.Ғ. А34 Аудит: Оқулық. – Алматы : 2006.

3. А.А.Сәтмырзаев, Б.Е.Укашев Аудит теориясы (оқу құралы). Жалпы редакциясын басқарған экономика ғылымдарының докторы, профессор Ғ.А.Сейтқасымов. – Алматы: «Ұлағат» университеті, 1998, - 156 бет.

4. Әжібаева З.Н. Аудит: Учебник. – Алматы: Экономика, 2004, 527 стр.

5. Бычкова С.М Аудиторская деятельность. Теория и практика. – СПб.: Изд-во «Лань», 2000. – 320 стр.

6. Абленов Д.О. Аудит негіздері: Типтік бағдарлама экономика мамандығын дайындайтын студенттеріне арналған. – Алматы: Экономика, 2000. – 17 бет.

7. Кочинев Ю.Ю. Аудит. – СПб.: Питер, 2002, - 304 стр.

8. http://referatkaz.kz

25