Методичка для ЛР ІІІ з ДІЛ

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ КРЕМЕНЧУЦЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ІМЕНІ МИХАЙЛА ОСТРОГРАДСЬКОГО

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ ЩОДО ВИКОНАННЯ ЛАБОРАТОРНИХ РОБІТ

З НАВЧАЛЬНОЇ ДИСЦИПЛІНИ «ДІЛОВОДСТВО»

ДЛЯ СТУДЕНТІВ ДЕННОЇ ТА ЗАОЧНОЇ ФОРМ НАВЧАННЯ ЗА НАПРЯМОМ ПІДГОТОВКИ

6.020105 – «ДОКУМЕНТОЗНАВСТВО ТА ІНФОРМАЦІЙНА ДІЯЛЬНІСТЬ»

(ІІ КУРС, ІІІ СЕМЕСТР)

КРЕМЕНЧУК 2013

Методичні вказівки щодо виконання лабораторних робіт з навчальної дисципліни «Діловодство» для студентів денної та заочної форм навчання за напрямом підготовки 6.020105 – »Документознавство та інформаційна діяльність» (ІI курс, ІІІ семестр)

Кафедра українознавства

Затверджено методичною радою Кременчуцького національного університету імені Михайла Остроградського Протокол № ____ від “___” ________ 2013 р.

Голова методичної ради __________ проф. В. В. Костін

ЗМІСТ

Вступ ……………………………………………………………….………….….... 4

1 Рекомендації щодо виконання та оформлення лабораторної

роботи……………………………………………………………………………. 6

2Критерії оцінювання результатів виконання та захисту лабораторної роботи……………………………………………………………………………..7

3Перелік лабораторних робіт……………………………...………………….......8 Лабораторна робота № 1 Оформлення окремих видів довідковоінформаційних документів…………………………………………………...9 Лабораторна робота № 2 Оформлення запрошень, оголошень і пресрелізів. Автоматизація створення та розсилання однотипних документів……………………………………………………………………11

Лабораторна робота № 3 Оформлення доповідних, службових та пояснювальних записок …………………………………………………….15

Лабораторна робота № 4 Протоколи. Використання стилів у електронних документах …………………………………………………………………..16 Лабораторна робота № 5 Заповнення реєстраційних форм……………....21

Лабораторна робота № 6 Складання номенклатури справ ……………....24 Лабораторна робота № 7 Оформлення справ …………………………….25

Список літератури ……………………………...………………………………… 27 Додаток А Зразок оформлення титульної сторінки звіту про виконання лабораторної роботи ….…………………………………………………………... 30

3

ВСТУП

Діловодство є однією з форм управлінської діяльності, що здійснюється в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності. Його нормативне та науково-методичне забезпечення завжди було в центрі уваги не лише документознавців і архівознавців, а й суспільства в цілому, оскільки від організації діловодних процесів залежить не тільки повнота репрезентації достовірних джерел історичної інформації в архівах, а й якість керування будь-

якою установою.

В останнє десятиліття організація діловодства в Україні зазнала кардинальних змін, пов’язаних з процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури,

впровадженням новітніх інформаційних технологій, впливом міжнародного досвіду з керування документацією.

Процеси, що відбуваються сьогодні в Україні в галузі економіки,

виробництва, науки, інших сферах суспільного життя, передбачають підвищення рівня їх інформаційно-аналітичного і документаційного забезпечення. У зв’язку з цим виникає необхідність підготовки фахівців,

здатних професійно працювати у принципово нових умовах ринкових відносин,

використовуючи при цьому широкий спектр сучасної документаційної бази.

Навчальна дисципліна «Діловодство» викладається для студентів факультету права, гуманітарних і соціальних наук, які навчаються за напрямом підготовки «Документознавство та інформаційна діяльність» і є однією із базових, загальнопрофесійних дисциплін документознавчого циклу.

Мета навчальної дисципліни − формування знань і навичок сучасного діловодства на основі науково обґрунтованих принципів і методів його удосконалення; навчання студентів основам роботи зі складання та оформлення документів, ознайомлення із загальними положеннями документаційного

4

забезпечення управління, методам організації документообігу відповідно до вимог чинного законодавства України та з використанням сучасних технологій.

Методичні вказівки щодо виконання лабораторних робіт з навчальної дисципліни «Діловодство» мають на меті формування у студентів практичних навичок щодо оформлення основних видів організаційно-розпорядчої,

обліково-фінансової та господарсько-договірної документації; засвоєння і поглиблення теоретичних знань, отриманих на лекціях та під час самостійної роботи; допоможуть студентам з’ясувати основні терміни та поняття з діловодства.

Методичні вказівки складаються зі вступу, переліку лабораторних робіт,

списку літератури. Кожна лабораторна робота має чітко сформульовану тему,

мету, містить короткі теоретичні відомості, завдання, контрольні запитання та літературу до теми.

5

1 РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ВИКОНАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ

ЛАБОРАТОРНОЇ РОБОТИ

Виконання лабораторної роботи складається з роботи студента у комп’ютерному класі, а також самостійної роботи. Самостійна робота студента передбачає теоретичну підготовку до наступної роботи, підготовку відповідей на контрольні питання, що наведені у роботі та оформлення звітів про виконання лабораторних робіт.

Лабораторні роботи слід оформляти на аркушах формату А4 у

друкованому вигляді (комп’ютерний набір) через півтора міжрядкових інтервали з використанням шрифту Times New Roman розміром 14. Береги:

лівий – 30 мм, правий – 10 мм, верхній – 20 мм, нижній – 20 мм. Вирівнювання тексту за шириною сторінки. Зразок оформлення титульної сторінки звіту наведено у Додатку А.

Звіт про виконання складається окремо для кожної лабораторної роботи.

До складу кожного звіту повинні входити: номер, назва, мета роботи, а також розділи, вказані у підпункті «Зміст звіту» вказівок до кожної конкретної лабораторної роботи.

Лабораторну роботу студент подає до терміну, вказаного викладачем.

Захист робіт відбувається на лабораторних заняттях або на консультаціях, які призначає викладач.

6

2 КРИТЕРІЇ ОЦІНЮВАННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ ВИКОНАННЯ ТА

ЗАХИСТУ ЛАБОРАТОРНОЇ РОБОТИ

Основна мета перевірки виконання лабораторного практикуму – виявлення здатності студента одержувати нові знання в процесі практичної діяльності, узагальнювати, систематизувати та фіксувати їх. Захист роботи відбувається після її виконання на основі письмового звіту за умови повного додержання вимог до його оформлення.

5 балів ставиться, якщо студент демонструє знання про методи одержання, узагальнення та систематизації наведеного в звіті матеріалу на рівні

95-100 % та своєчасного захисту; 4 бали – якщо студент демонструє знання про методи одержання,

узагальнення та систематизації наведеного в звіті матеріалу на рівні 85-95 %; 3 бали – якщо студент демонструє знання про методи одержання,

узагальнення та систематизації наведеного в звіті матеріалу на рівні 75-85 %; 2 бали – якщо студент демонструє знання про методи одержання,

узагальнення та систематизації наведеного в звіті матеріалу на рівні 65-75 %; 1 бал – якщо студент демонструє знання про методи одержання,

узагальнення та систематизації наведеного в звіті матеріалу на рівні 50-65 %; 0 балів – якщо студент не знає про методи одержання, узагальнення та

систематизації більш ніж половини наведеного в звіті матеріалу.

7

3 ПЕРЕЛІК ЛАБОРАТОРНИХ РОБІТ

Лабораторна робота № 1 Тема Оформлення окремих видів довідково-інформаційних

документів Мета роботи: навчитися оформлювати окремі види довідково-

інформаційних документів

Лабораторне забезпечення: персональні комп’ютери, програмне

забезпечення

Завдання:

1.Оформити службову та особисту довідки.

2.Оформити план і звіт куратора академічної групи.

3.Оформити акт.

Короткі теоретичні відомості

Довідка – це документ, який містить опис чи підтвердження тих або інших фактів та подій. За змістом довідки поділяються на особисті та службові.

Службові довідки містять результат узагальнень яких-небудь обстежень,

проведених посадовою особою, наприклад: довідку про наявність матеріалів на складі складає завідувач складом; довідку про заробітну плату працівника складає бухгалтер.

Особисті довідки видаються фізичним особам. У них, звичайно,

підтверджуються які-небудь дані, що стосуються цієї особи, наприклад: довідка з місця навчання; довідка з місця роботи; довідка з місця проживання; довідка про стан здоров’я.

План – це документ, у якому визначається точний перелік запланованих до виконання робіт чи заходів, їх послідовність, обсяг, тимчасові координати керівників та конкретних виконавців.

За терміном виконання плани бувають: перспективні (охоплюють декілька років); річні; піврічні; квартальні; місячні; тижневі; щоденні.

8

Зміст плану подається у формі тексту або таблиці, а кожний пункт складається з частин, які визначають: зміст роботи; термін виконання;

виконавців, на яких покладається відповідальність за здійснення запланованих заходів.

Звіт – це документ, що містить вiдомостi про виконання плану, завдання,

доручення, підготовку або проведення якихось заходів.

Розрізняють статистичні (цифрові) й текстові звіти.

Акт – це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Можливе складання акта й однією, але спеціально уповноваженою особою (ревізором, інспектором).

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозицій.

Як правило, акт складають у трьох примірниках: перший примірник направляють до вищої організації, другий – керівникові організації, третій – підшивають у справу.

Хід роботи

1 Оформлення довідок

1.1Оформіть на форматі А5 бланк довідки ФПГіСН Кременчуцького національного університету імені Михайла Остроградського та внесіть до нього інформацію про те, що ви є студентом даного факультету, вкажіть найменування групи та напряму підготовки.

1.2Оформити довідку про стан успішності вашої академічної групи за І курс навчання, яку фахівець деканату ФПГіСН склала для куратора.

2 Складання плану

2.1 Складіть та оформіть план виховної роботи куратора вашої групи на поточний навчальний рік, який затверджує заступник декана з виховної роботи.

Обов’язковими для даного плану є пункти:

Організаційна робота;

Патріотичне виховання;

Правове виховання;

9

Моральне виховання;

Художньо-естетичне виховання;

Трудове навчання;

Професійне виховання;

Фізичне виховання;

Екологічне виховання. 3 Складання звіту.

3.1 Складіть та оформіть звіт куратора вашої академічної групи про виконання плану виховної роботи за минулий навчальний рік.

4 Складання та оформлення акту.

4.1 Складіть і оформіть акт перевірки журналів академгруп ФПГіСН. 5 Роздрукуйте документи і дайте на перевірку викладачу.

Зміст звіту

1.Відповіді на контрольні питання.

2.Опис ходу виконання роботи.

3.Висновки.

4.Роздруковані документи, які були оформлені під час виконання лабораторної роботи.

Контрольні питання

1.Довідки: визначення, зміст, призначення, правила складання.

2.План: визначення, зміст, призначення, правила складання.

3.Звіт: визначення, зміст, призначення, правила складання.

4.Акт: визначення, зміст, призначення, правила складання

Література: [1, 6, 7, 4, 8, 13, 14, 26].

10