Методичка для ЛР ІІІ з ДІЛ

1.10Аналогічно набираємо решту тексту протоколу, обираючи кожного разу стилі у такій послідовності: «Присутні», «Пункт», «Текст документа», «Пункт», «Текст документа», «Пункт», «Текст документа», «Підпис».

1.11Згідно з пунктом 1-10 оформіть протокол вашої організації (він повинен мати мінімум 3 пункти порядку денного) та витяг з нього.

1.12Роздрукуйте документи і дайте на перевірку викладачу.

Зміст звіту

1.Відповіді на контрольні питання.

2.Опис ходу виконання роботи.

3.Висновки.

4.Роздруковані документи, які були оформлені під час виконання лабораторної роботи.

Контрольні питання

1.Протокол: визначення, види, правила оформлення

2.Витяг з протоколу: визначення, види, правила оформлення

Література: [1, 2, 3, 7, 14, 15, 16, 26, 27].

Лабораторна робота № 5

Тема Заповнення реєстраційних форм

Мета роботи: навчитися заповнювати журнальні реєстраційні форми та

реєстраційно-контрольну картку (РКК)

Лабораторне забезпечення: персональні комп’ютери, програмне

забезпечення, роздатковий матеріал

Завдання:

1.Оформити вхідний і вихідний листи, телеграму і телефонограму, наказ з основної діяльності.

2.Заповнити журнали реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів і РКК

21

Короткі теоретичні відомості

Службовий лист – це різні за змістом документи, що об’єднуються єдиним способом передачі текстів (пересилання поштою).

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних між собою частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події,

обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти,

документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Телефонограма – це довідково-інформаційний документ, який передається телефоном, фіксується у спеціальній книзі (журналі) та містить розпорядження, інформацію вищих органів.

Текст телефонограми має бути лаконічним, чітким, стислим (бажано – до

50 слів), з акцентом на факти, дати, час і місце проведення заходів тощо, на питання, які обговорюватимуться. Якщо в тексті є слова, котрі погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами.

Телеграма – це узагальнена назва довідково-інформаційних документів,

для пересилання яких використовується телеграф.

Текст телеграми має бути гранично стислим. У ньому може міститися словесна і цифрова інформація. У тексті немає абзаців, переносів, розрізнення великих та малих літер, розділових знаків (при потребі вони передаються словами).

Бланки реєстраційно-контрольної картки використовуються для реєстрації документів. Мета реєстрації полягає у забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі. Реєстраційно-контрольні картки (РКК)

заповнюють машинописним способом (переважно) або від руки. Сучасна форма РКК придатна й для заповнення за допомогою ПК. Календарну шкалу РКК використовують для контролю за термінами виконання документа. В ній позначають число місяця, до якого документ потрібно виконати.

22

Хід роботи

1.1Оформити лист-запит від організації вищого рівня, зареєструвати його належним чином (у журнальній формі та РКК), нанести на нього резолюцію та інші реквізити.

1.2Оформити лист-відповідь (відпуск) згідно з умовами пункту 1.1 на бланку вашої організації, нанести всі необхідні реквізити та зареєструвати його

ужурналі.

1.3Виготовити бланк телеграми (рис. 5.1), оформити службову вихідну телеграму та зареєструвати її у журналі.

Рисунок 5.1

1.4Складіть службову телефонограму та зареєструйте її у відповідному

журналі.

1.5На підставі вхідного листа (див п. 1.1) складіть та оформіть наказ з основної діяльності та зареєструйте його у відповідній журнальній формі та у РКК.

1.6Роздрукуйте документи і дайте на перевірку викладачу.

23

Зміст звіту

1.Відповіді на контрольні питання.

2.Опис ходу виконання роботи.

3.Висновки.

4.Роздруковані документи, які були оформлені під час виконання лабораторної роботи.

Контрольні питання

1.Реєстраційно-контрольна картка: призначення, правила заповнення.

2.Ділові листи: види, призначення, правила складання.

3.Телеграми, телефонограми, факси: визначення, призначення, правила складання

Література: [1, 2, 3, 7, 14, 15, 16, 26, 27].

Лабораторна робота № 6

Тема Складання номенклатури справ

Мета роботи: навчитися складати номенклатуру справ

Лабораторне забезпечення: персональні комп’ютери, програмне забезпечення, роздатковий матеріал

Завдання: скласти номенклатуру справ

Короткі теоретичні відомості

Номенклатура справ − це систематизований список справ, що заведені в діловодстві підприємства; вона призначена для обліку і групування виконаних документів у справи, включає всі справи підприємства, журнали реєстрації,

довідкові картотеки.

Не включаються до номенклатури науково-технічні документи та друковані видання.

Номенклатура справ потрібна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видами. Від її якості залежить оперативність роботи з документами та надійність їх зберігання. Наявність номенклатури справ у кожній установі,

організації, підприємстві обов’язкова.

24

Хід роботи

1.1Складіть номенклатуру справ для підприємства, що в обов’язковому порядку включає справи, призначені для зберігання документів, виконаних у лабораторних роботах № 4 і № 5, а також обґрунтовують реєстраційні індекси ділових листів (лаб. роб № 5).

1.2Роздрукувати документ і дати на перевірку викладачу

Зміст звіту

1.Відповіді на контрольні питання.

2.Опис ходу виконання роботи.

3.Висновки.

4.Роздрукована номенклатура справ

Контрольні питання

1.Види номенклатури справ

2.Номенклатура справ: складання, затвердження

Література: [1, 2, 3, 7, 14, 15].

Лабораторна робота № 7 Тема Оформлення справ

Мета роботи: навчитися оформлювати справи та складати їх внутрішній

опис

Лабораторне забезпечення: персональні комп’ютери, програмне забезпечення, роздатковий матеріал

Завдання: сформувати справу і оформити її внутрішній опис

Короткі теоретичні відомості

Справа − це обсяг документів, які стосуються загального питання, або ніші діяльності та згрупованих в загальній папці. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості

25

фізичного стану та формування справи, підшивання справи, оформлення

обкладинки (титульного аркуша) справи.

Хід роботи

1.1Оформіть справу, яка має заголовок «Папка студента з навчальної дисципліни «Діловодство» за ІІІ семестр навчання», до складу якої входять наступні документи:

−листи вхідний і вихідний (лаб. роб. № 5);

−номенклатура справ (лаб. роб. № 6);

−реєстраційні журнали та РКК (лаб. роб № 5);

−зразок ділового листа іноземному партнеру;

−протокол зборів або наради (лаб. роб. № 4);

−витяг з протоколу зборів або наради (лаб. роб. № 4);

−наказ з основної діяльності (лаб. роб № 5);

−договор купівлі-продажу;

−один з фінансових документів (на вибір).

1.2Оформіть обкладинку справи та внутрішній опис справи.

1.3Оформлену справу дайте на перевірку викладачу.

Зміст звіту

1.Відповіді на контрольні питання.

2.Опис ходу виконання роботи.

3.Висновки.

Контрольні питання

1.Оформлення справ.

2.Передача справ на архівне зберігання.

Література: [2, 3, 7, 14, 15, 16, 26, 27].

26

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

Нормативно-правова база

1.Типова інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим,

місцевих органах виконавчої влади [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/1153-97-п

2.Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів /

Держкомархів України. УНДІАСД; Уклад. : С. Г. Кулешов (керівник), О.

М. Загорецька, Л. В. Кузнєцова. – К., 2006. – 73 с.

3.Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів

державної влади та місцевого самоврядування, інших установ,

організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання // ГАУ при КМ України. УНДІАСД. – К. – 1997. – 255 с. (Із змінами та доповненнями згідно з наказами Держкомархіву України // Вісник Державного комітету архівів України. – 2003. – Вип. 2 (14). – С. 60-63).

4. ДСТУ 2732: 2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732: 2004. – Чин. від 2005-07-01 / Розробники: О.

Загорецька, Л. Драгомірова, Л. Кузнєцова, С. Кулешов (кер. розробки), С.

Лозова, А. Маньковський, Н. Христова, А. Шурубура. – К.:

Держспоживстандарт України, 2005. – 32 с.

5.ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована система документації. Основні положення. – К.: Держстандарт України, 2000. – На заміну ГОСТ 6. 10. 1- 88.

6.ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Формудяр-

зразок. Вимоги до побудови. – К.: Держстандарт України, 2000. – На заміну ГОСТ 6. 10. 5-87.

7. ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до

27

оформлювання документів. - На заміну ГОСТ 6. 38-90. - К.:

Держспоживстандарт України., 2003.-22 с.

8. Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-

розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». – К. :

Держкомархівів України, УНДІАСД, 2004. – 67 с.

9. Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010-98. – К :

Держстандарт України, 1999. – 50 с.

10. Положення про ведення ДКУД: Нормативний документ / Держкомстат України. – К., 1997.

Основна література

11. Блошинська В.А. Сучасне діловодство : Навч. пос. / В.А. Блошинська – К. : Центр навч. л-ри, 2005. – 320 с.

12.Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери /

С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. – К. : Атіка, 2005. – 544 с.

13.Головач А.С. Зразки оформлення документів : для підприємств та громадян / А.С. Головач. – Донецьк : Сталкер, 1997. – 352 с.

14.Діденко А. Н. Сучасне діловодство : навч. пос. / А.Н. Діденко. – 4-те вид.

–К. : Либідь, 2004. – 384 с.

15.Кацавець Г.М., Паламар Л.М. Мова ділових паперів / Г.М. Кацавець,

Л.М. Паламар. – К.: Алерта, 2005. – 328 с.

16. Козоріз В.П., Лапицька Н. І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. пос. /

В.П. Козоріз, Н.І. Лапицька. – К.: МАУП, 2002. – 168 с.

17.Кушнаренко Н.Н. Документоведение : учебник для студ. вузов культури

/Н.Н. Кушнаренко. – 4-е изд., испр. – К.: Знання, 2003. – 459 с.

18.Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: зразки найважливіших документів українською мовою / М.І. Молдованов, Г.М.

Сидорова. – К. : Техніка, 1992. – 397 с.

19.Палеха Ю. Управлінське документування: Навч. посібник. У 2 ч. Ч. 1.

28

Ведення загальної документації. – 3-тє вид., доп. / Ю. Палеха – К.: Вид-

во Європ. ун-ту, 2003. – 383 с.

20. Палеха Ю.І. Організація сучасного діловодства / Ю.І. Палеха. – К. :

Кондор, 2007.

21.Палеха Ю.І. Діловодство / Ю.І. Палеха. – К. : ЄУФІМБ, 2008.

22.Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділових паперів.

Практикум / Л.Г. Погиба, Т.О. Грибінченко, М.П. Баган. – К. : Либідь,

2002. – 240 с.

23.Скібіцька Л.І. Діловодство / Л.І. Скібіцька – К. : Центр навч. літ-ри, 2006.

–224 с.

24.Словник скорочень в українській мові: Понад 21 000 скорочень / Уклад. :

Н.Д. Гула, В.В. Жайворонок, Л.П. Жарова та ін.; За ред.

Л.С. Паламарчука. К. : Вища шк. Головне вид-во, 1988. – 512 с.

25.Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини / За ред. В.М. Бріцина. – К. : Довіра, 2007. – 687 с.

26.Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки /

Л.А. Тітенко – К. : КНЕУ, 2006. – 192 с.

27.Універсальний довідник з ділових паперів та ділової етики / Уклад. :

С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – К. : Довіра, УНВЦ

«Рідна мова», 1999. – К.: Довіра, 2003. – 623 с.

29

Додаток А Зразок оформлення титульної сторінки звіту про виконання лабораторної

роботи МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

КРЕМЕНЧУЦЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІМЕНІ МИХАЙЛА ОСТРОГРАДСЬКОГО

№ залікової книжки

ЗВІТ про виконання лабораторної роботи

з навчальної дисципліни

«ДІЛОВОДСТВО»

студента ІІ курсу факультету права, гуманітарних і соціальних наук денної форми навчання

за напрямом підготовки 6.020105 – «Документознавство та інформаційна діяльність»

ІВАНЕНКА СЕРГІЯ АНДРІЙОВИЧА

Викладач: Саранча В.І.

Домашня адреса: вул. Леніна, 15, кв.54, м. Кременчук, Полтавська обл., Україна, 39600

Кременчук 2013

30