§2. Планирование ресурсов предприятия (erp - системы)

Системы планирования ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning — ERP) представляют собой интегрированные системы обработки бизнес-транзакций и выдачи отчетов, ориентированные на бизнес-процессы. Упрощенное определение ERP-системы сводится к тому, что это система для управления организационными ресурсами, в том числе:

• людьми,

• процессами,

• технологиями.

Знание того, какие ресурсы потребляет данная организация, помогает руководству организации использовать эти ресурсы более эффективно. По словам одного из консультантов по ERP, подобная система выполняет роль позвоночника организации, обеспечивая фундаментальную поддержку принятия решений в данной организации. ERP-системы добавляют в информационную систему организации "логику процессов", формируя основу бизнес-процесса. В то время как в прошлом решения в каждом функциональном подразделении принимались независимо от других, ERP-системы эффективно "склоняют" людей к взаимодействию в рамках единой системы, даже если бы они предпочли поступать по-другому. Кроме того, ERP-системы формируют логику процессов в среде тесно связанных между собой подразделений управления заказами клиентов, производственного планирования и собственно производства, закупок, а также финансового управления и бухгалтерского учета. По сути, ERP-системы дают возможность людям, работающим в этих очень различающихся между собой частях бизнеса, эффективно взаимодействовать.

ERP-система дает возможность продавцу получить заказ от клиента, войти в компьютерную систему своей компании, обратиться к системе планирования заказов на продажу и основному плану производства. Продавец может просмотреть записи в системе управления товарно-материальными запасами и определить, нет ли там готовых продуктов, которые интересуют клиента. После того как заказ клиента будет введен в систему, продавец может ответить на вопрос этого клиента относительно возможной даты доставки заказа. Основной план производства в свою очередь приводит в действие систему планирования материальных потребностей (MRP), которая автоматически генерирует заказы на закупки, обеспечивая таким образом своевременную доставку поставщиками деталей, компонентов и услуг, необходимых для исполнения заказа данного клиента. Заказы, запланированные системой MRP, преобразуются в закупочные заявки, которые в электронном виде пересылаются выбранным поставщикам. Когда поставщик доставляет заказанные ему компоненты, соответствующая информация передается в систему календарного планирования, которая обеспечивает увязку всех этих компонентов с конкретным производственным заказом в заводском цехе. Как только начинается изготовление заказанного продукта, продавец извещается о дате доставки товара клиенту. После доставки заказа клиенту ERP-система автоматически оформляет этому клиенту счет на оплату заказа.

Концепция единой информационной системы, которая связывает между собой функции сбыта, производства, транспортировки, складирования и закупок, представляется совершенно естественным способом управления этими разными бизнес-процессами. Однако эволюция информационных систем в большинстве организаций свидетельствует о том, что до недавнего времени подобные интегрированные системы встречались крайне редко. Кроме того, большинство описанных здесь функциональных подразделений использовало свои собственные информационные системы, которые, как правило, не взаимодействовали между собой. Каждая из этих автономных информационных систем обеспечивала информационные потребности подразделений, занимающихся сбытом, закупками, производством и т.п., однако эти информационные системы не были никоим образом связаны одна с другой. Эти разные информационные системы зачастую не взаимодействовали с системами бухгалтерского учета или выдачи финансовых отчетов в данной фирме. Все это чрезвычайно затрудняло (или делало вообще невозможным) извлечение данных о затратах, относящихся к косвенным или вспомогательным функциям, чтобы точнее распределить накладные расходы по разным подразделениям организации. В результате компании не могли определить истинную величину издержек, связанных с обслуживанием каждого отдельного клиента. Было чрезвычайно трудно решить, какую оплату брать с клиента, предъявляющего повышенные требования к обслуживанию, по сравнению с клиентом, предъявляющим гораздо меньшие требования. В "унаследованных системах" решения в каждом функциональном подразделении и бизнес-процессе принимались независимо от других функциональных подразделений и бизнес-процессов и основывались на усеченном видении "общей картины" предприятия.

В отличие от "унаследованных систем", которые представляли собой набор изолированных картинок выполнения отдельных функций, новые ERP-системы обещают предоставить своим пользователям единообразную картину бизнес-процессов и сопутствующую им информацию в масштабах всей организации. Типичная ERP-система строится на основе четырех важнейших бизнес-процессов.

1. Изготовление продукта — процесс производственного планирования и собственно производства.

2. Закупка материалов — закупочный процесс.

3. Продажа продукта или услуги — процесс управления заказами клиентов.

4. Калькуляция затрат, оплата счетов, сборы — процесс финансового управления, бухгалтерского учета и выдачи отчетов.

Отмечая чрезвычайную привлекательность и огромный потенциал ERP-систем, не следует забывать о том, что переход от "унаследованных систем", представляющих собой набор отдельных функций, к интегрированной ERP-системе является весьма сложной задачей, на выполнение которой понадобится несколько лет.

ERP-системы облегчают интеграцию этих процессов за счет использования единой базы данных клиентов, продуктов и поставщиков. Для всего предприятия используется одна "главная" запись, в которой отражена информация, охватывающая все основные аспекты деятельности этого предприятия. Все процессы пользуются общей базой данных. Более того, в отличие от случая, когда используется множество разрозненных систем, информация для ERP-системы собирается лишь один раз, что снижает вероятность ввода в базу данных неточной информации. В каждый из бизнес-процессов информация поставляется в реальном времени, что дает возможность устранить задержки при совместном использовании информации. Конкретные транзакции, осуществляемые в каждом из бизнес-процессов, доступны каждому сотруднику организации; теоретически, если человек желает узнать текущее положение заказа в рассматриваемом процессе или выяснить, проведена ли оплата какому-либо из поставщиков, он без труда может получить соответствующую информацию. Более того, все бизнес-процессы связаны с единой последовательностью операций, что позволяет на каждом шаге этой последовательности использовать стандартные шаблоны для ввода информации о транзакциях.

Внедрение ERP-систем.

Все сказанное выглядит столь убедительно, что остается лишь удивляться, почему компании не внедрили у себя подобные системы еще много лет назад! Однако на практике процесс внедрения новой ERP-системы во многих организациях, где люди привыкли пользоваться хорошо известными им "унаследованными системами", оказался поистине грандиозной задачей. Многие попытки внедрения ERP-систем вылились в многомиллионные проекты с использованием услуг множества сторонних консультантов, которые просиживали "на объекте" месяцы и даже годы. Почему же внедрение ERP-систем оказалось столь трудоемкой и дорогостоящей задачей?

Причина заключается в том, что до внедрения ERP-системы нужно четко описать и составить схемы всех существующих важнейших бизнес-процессов. Многие компании, которые, при внедрении ERP-системы, пытаются найти формальное определение своих бизнес-процессов, сталкиваются с этим впервые! При составлении схемы процесса компания вполне может обнаружить, что он выглядит вовсе не так, как это казалось поначалу. Более того, иногда оказывается, что ни о каком формальном описании процесса вообще не может быть речи, поскольку буквально каждый работник трактует этот процесс по-своему! Поэтому, когда наступает время создать над существующими бизнес-процессами информационную систему, многие компании приходят к выводу, что вначале они должны полностью "перестроить" свои бизнес-процессы и лишь после этого приступать к созданию на их основе информационной системы. В некоторых случаях такая перестройка бизнес-процессов требует серьезных организационных и культурных перемен.

Чтобы эффективно внедрить у себя ERP-систему, компания должна быть уверена в том, что ее бизнес-процессы приведены в должный порядок. Лишь после этого приступать к проектированию ERP-системы на основе усовершенствованых бизнес-процессов. Ниже перечислены этапы внедрения ERP-системы.

1. Определить действующий бизнес-процесс таким, "каков он есть". Для документирования действующего бизнес-процесса необходимо привлечь группу специалистов, которые в дальнейшем будут заниматься внедрением ERP-системы. На этом этапе группа внедрения ERP-системы должна, образно говоря, "подключиться" к заявке какого-либо пользователя и "пройтись" вместе с ней по действующему бизнес-процессу. В ходе построения схемы любого бизнес-процесса "каков он есть" группа внедрения пытается уяснить причины задержек и всевозможных недоработок в рассматриваемом процессе, которые впоследствии необходимо устранить.

2. "Фаза проектирования". На данном этапе группа внедрения прежде всего должна понять конечную цель рассматриваемого процесса и определить оптимальную концепцию проектирования системы. Кроме того, группа внедрения должна уяснить, что именно заменит собой ERP-система и как можно реализовать выгоды, ожидаемые от внедрения этой системы. Несмотря на то, что компании, как правило, приглашают сторонних консультантов, которые представляются носителями "наилучших методов" и готовы оказать практически любую помощь в ходе проектирования ERP-системы, именно собственная группа внедрения должна в конечном счете принять решение, как будет выглядеть модернизированный процесс, поскольку именно эти специалисты в будущем будут пользоваться плодами своей деятельности.

3. "Построение" — фактическая разработка системы. Это итерактивный процесс, в ходе которого приглашенные консультанты работают в тесном контакте с руководителями, лучше других знакомыми с рассматриваемыми бизнес-процессами. Большинство пакетов ERP состоят из множества "модулей", в том числе MRP, Основной план производства, Контроль деятельности, Распределение, Финансы, Кадры, Управление проектами и Закупки. Фаза "построения" включает выбор модулей, которые будут реализовываться, а также выбор конфигурации, способной удовлетворять требованиям рассматриваемого бизнес-процесса.

4. На последних стадиях внедрения ERP-системы группа внедрения должна протестировать разработанную систему и выполнить "предпроизводственные прогоны". Затем новая система должна в течение какого-то времени поработать параллельно с существующими системами. И только потом можно приступать к полноценной эксплуатации новой системы.

Обратная сторона ERP.

Несмотря на то, что ERP-системы дают возможность повысить степень функциональной интеграции и эффективность функционирования бизнеса, некоторые компании полагают, что процесс внедрения ERP-систем слишком дорог, а в ряде случаев даже неэффективен.

Внедрение ERP-системы — чрезвычайно ответственный шаг, который требует серьезной модернизации процессов и перемен в организационной культуре. Компании не должны рассчитывать на то, что сторонние консультанты разберутся за них в их собственных бизнес-процессах. В группе внедрения ERP-системы должны работать лучшие специалисты компании. Нередко это превращается в серьезную проблему, поскольку собственные специалисты зачастую противятся переменам, предпочитая работать привычными способами и пользоваться "унаследованными" системами.

Многое говорит о том, что эти ERP-системы следует внедрять до интеграции с информационными системами поставщиков и потребителей. Нет ничего хуже, чем предоставлять неточную информацию своим поставщикам и потребителям. Нужно признать, что многие ERP-системы оказываются не в состоянии обеспечивать поддержку, которая требуется для следующих типов процессов в цепях поставок:

• планирование спроса;

• управление заказами;

• планирование транспортировки;

• электронные закупки;

• электронная торговля.

Многие нынешние системы, относящиеся к управлению логистическими цепями, разрабатывались в свое время как "довески" к ERP-системам. Кроме того, сами ERP-системы ни в коем случае нельзя считать той "волшебной нитью", которая свяжет между собой всех участников цепи поставок.

ERP и хранилища данных.

В прошлом во многих организациях данные хранились и обрабатывались на больших ЭВМ (так называемых "мэйнфреймах"). В настоящее время преобладает тенденция перехода компаний к многоуровневым системам, построенным на базе персональных компьютеров. Выполняя такой переход, многие фирмы используют так называемые "хранилища данных" (Data Warehouse). Хранилище данных позволяет собирать данные, поступающие из разнородных систем, и хранить в форме, которая обеспечивает возможность быстрого доступа к данным лиц, отвечающих за принятие решений, причем все необходимые им данные извлекаются из единого источника, роль которого и выполняет хранилище данных.

Данные, собираемые с помощью операций ERP-системы, непрерывно передаются в хранилища данных, откуда по мере необходимости их можно "извлекать". Таким образом, пользователи могут обращаться к базе данных, извлекать необходимую им информацию, анализировать ее и на основе этого анализа принимать те или иные решения. Например, пользователей такой системы могут интересовать характеристики потребителей и поставщиков, использование тех или иных компонентов, продуктов, товарно-материальных запасов, а также конкретные правила и исключения по стандартным закупкам.

Подобные системы изначально комплектуются "встроенными отчетами". Некоторые системы генерируют отчеты посредством "Аналитической обработки в реальном времени" (On-line Analytical Processing — OLAP), что дает возможность пользователям вызывать такие отчеты в режиме "он-лайн" из любого удаленного пункта. Еще одно ценное качество хорошо спроектированной системы — обеспечение соответствия частоты выдачи отчетов и периодичности обновления данных в системе потребностям конкретного пользователя.