-
Информация об актуализации
1. Дата, когда информация о поставщике проверялась в последний раз.
Располагается эта информация внизу карточки справа.
Оформление картотеки
С увеличением размера Вашей картотеки, для удобства работы с ней, Вам понадобятся закладки –30 полосок плотной бумаги шириной 1,5 – 2 см и высотой на 2 см выше высоты карточки.
В выступающей над карточкой части закладки Вы крупно пишите буквы алфавита и прокладываете Ваши карточки так, чтобы за каждой закладкой шли карточки поставщиков, названия которых начинаются с этой буквы.
II. Обновление информации на карточках
Очень редко может получиться так, что Вы сумели за один раз заполнить карточку целиком, чаще всего карточка заполняется в несколько приемов/
Кроме того, информация имеет свойство устаревать, поэтому при ведении учета информации о поставщиках Вам необходимо периодически связываться с поставщиками и проверять правильность имеющейся у Вас информации.
Для заполнения полей оставшихся пустыми или для уточнения имеющейся в карточке информации Вы должны:
-
найти карточку, с которой Вы собираетесь работать в картотеке
-
позвонить по телефону, указанному в верхней строке карточки
-
уточнить имеющуюся у Вас информацию
-
запросить информацию, необходимую для заполнения пустых полей в карточке
-
в левой нижней части карточки – в области VI – информация об актуализации, занести сегодняшнюю дату
-
поставить карточку в картотеку на свое место
Если от поставщика приходят какие либо документы – счет, счет-фактура, Вы должны уточнить имеющуюся информацию на карточке в картотеке. Для этого Вам нужно:
-
найти карточку этого поставщика в картотеке
-
сравнить информацию, находящуюся на карточке с информацией из документа
-
в случае расхождений – исправить информацию в карточке, взяв ее из документа
-
в левой нижней части карточки – в области VI – информация об актуализации, занести дату документа
-
поставить карточку в картотеку на свое место.
Упражнение.
По приведенным ниже данным, взятых из еженедельника “Товары и цены” за 31 мая 1999 г., заполните карточки учета поставщиков:
1. Грумант, сыры “Российский”, “Голландский”, “Пошехонский”, “Костромской” по цене от 75 до 102 руб. за кг; сыры плавленые “Кири, 120 гр”, “Веселая буренка, 140 гр.”, “Viola 140 гр.”. (812)361-34-51 www.savva.ru/foodland,
-
Российский лидер по производству вермишели АНАКОМ, 7 лет на российском рынке, наше качество проверено временем, 971-05-70, 742-31-11
Ответ к упражнению:
Образец заполненной карточки:
ПРОВЕРКА ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛЕЙ
Задание 1:
Найдите в справочнике, который имеется на вашей фирме, информацию о посчтавщике и заведите на него карточку для картотеки.
Задание 2:
Уточните недостающую информацию по поставщику и дополните сведения в карточке.
КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ ИНСТРУКТОРА
Задание 1.
Выполнение действий.
|
№ п\п |
Выполнение действий |
ДА |
НЕТ |
|
1. |
Нашел необходимую информацию о поставщике в справочнике |
|
|
|
2. |
Завел карточку и разместил на ней правильно поля для внесения информации |
|
|
|
3. |
Внес правильно информацию в поля карточки |
|
|
|
4. |
Отметил на карточке дату внесения информации |
|
|
|
5. |
Вставил правильно (по алфавиту) карточку в картотеку |
|
|
Задание 2
Выполнение действий.
|
№ п\п |
Выполнение действий |
ДА |
НЕТ |
|
1. |
Нашел нужную карточку в картотеке |
|
|
|
2. |
Нашел в карточке необходимую информацию о поставщике для установления контакта |
|
|
|
3. |
Связался с поставщиком и уточнил о нем информацию |
|
|
|
4. |
Внес правильно полученную информацию в карточку |
|
|
|
5. |
Отметил на карточке дату внесения информации |
|
|
|
6. |
Вставил правильно (по алфавиту) карточку в картотеку |
|
|