Проделанная в ходе практики работа

16 июля 2012 я прибыла для прохождения учебно-ознакомительной практики (раздел №2) в приёмную комиссию Учреждения образования Федерации профсоюзов Беларуси «Международный университет «МИТСО» (г. Минска, ул. Казинца д.21 к.3). По прибытию я была направлена к ответственному секретарю приёмной комиссии Лобанку Анатолию Константиновичу (декан факультета международных экономических отношений и менеджмента), который ознакомил меня с основной информацией по приёмной комисии и назначил мне руководителя от организации – заместителя ответственного секретаря приёмной комиссии Смахтину Елену Олеговну (заместитель декана юридического факультета по воспитательной работе)..

В первую очередь я ознакомилась со структурой университета, его подразделения и направлениями деятельности.

Для того, чтобы приступить к работе непосредственно в приёмной комиссии по поручению Елены Олеговны ознакомилась с кодексом об образовании и правилами приёма в ВУЗ.

Приёмная кампания играет важнейшую роль в функционировании любого высшего учебного заведения, так как оно определяет дальнейшие перспективы развития ВУЗа и достижение первоначальных целей университета. И, как и в любой работе, 80% успеха составляет подготовительная работа, к которой мы и приступили после изучения необходимых нормативно-правовых актов и прочей требуемой литературы. Нам были продемонстрированы образцы документов, которые должны входить в личное дело каждого абитуриента, такие как: расписка, заявление, карточка воинского учёта (для парней), личная карточка и опись.

После этого мы приступили непосредственно к формированию личных дел. Изучив план набора по специальностям на 2012-2013 учебный год, было подготовлено необходимое количество личных дел абитуриентов.

На период всей приемной кампании в университете работали технические секретари, которые   равномерно были распределены для работы с электронной информацией и регистрацией абитуриентов в соответствующие журналы.

И для организованной работы технических секретарей было поручено составить график работы секретарей, как на компьютерах, с журналами регистрации по каждой специальности и форме обучения, так и на горячей линии приёмной комиссии.

В течение учебно-ознакомительной практики ознакомились с работой деканата юридического факультета, нормативно-правовыми актами и локальными нормативно-правовыми актами, на основании которых работает данное подразделение.

В деятельности каждой организации, учреждения, предприятия независимо от формы собственности, ведомственной принадлежности, направления и специфики деятельности создается большое количество организационно-распорядительных документов. Организационно-распорядительный документ — документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления и управленческого труда. Именно поэтому система организационно-распорядительной документации самая массовая. Так как понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для документальной фиксации ее различных сторон используются различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:

• распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

• организационные (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, прави­ла внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику, график отпусков и др.);

• справочно-информационные (акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка и др.)

Изучение делопроизводства деканата прошло при содействии заместителя декана по воспитательной работе Смахтиной Елены Олеговны. Выяснили, что в основном здесь используются документы, такие как: приказ ректора, положения, регулирующие правила внутреннего распорядка (напр. Положение о контрольно-пропускном режиме, Положение о правилах пользования идентификационными картами). С помощью программ «1С предприятия», «1С бухгалтерия», базы всех локальных актов ознакомились с документооборотом на факультете и в университете. В базе локальных нормативно-правовых актов было продемонстрирован процесс визирования тех или иных актов, ознакомления с ними необходимых сотрудников и прочие.

С регистрацией входящей корреспонденции факультета мы познакомились на практике, регистрируя поступающие заявления на заселение в общежитие на 2012-2013 гг.

Совместно с руководителем практики прошло знакомство с работой юридического отдела университета, работа которого основана на программе «Консультант +».

Оценивая степень использования современных информационных технологий, которые применяются в университете, то можно сказать, что, на мой взгляд, показания очень высокие в силу того, что документация весьма объемна и требует упорядоченности, также в программах студентов есть курсы непосредственно связанные с работой с персональным компьютером и его программами. Используется сеть Интернет, правовая база «Консультант Плюс», ведётся интернет-пересылка с ВУЗами-партнёрами, а также необходимые для работы факс, принтер, ксерокс и т.д. В каждом кабинете у каждого сотрудника имеется персональный компьютер или же ноутбук с выходом в интернет, а также телефон. В институте работает IP-телефония.

На момент проведения приёмной кампании работает электронная регистрация абитуриентов, что заметно упрощает процесс подачи документов, также любой абитуриент может следить за ходом подачи документов с помощью on-line информации о поданных заявлениях.

В каждом подразделении университета большая роль отводится справочной работе. Все нормативно-правовые акты Министерства образования Республики Беларусь и локальные нормативно-правовые акты находятся в контрольном состоянии, необходимо своевременно и точно вносить в них изменения.

На время работы приёмной комиссии работает консультант, который доносит до абитуриентов требующуюся информацию. Деятельность приёмной комиссии регулируется Положением.

Изучение нормативно-правовых актов Республики Беларусь, а также локальных нормативно-правовых актов входило в программу заданий от университета, а также организации. Лобанок А.К. и Смахтина Е.О. сделали акцент на определённых документах, которые используются в работе факультета и приёмной комиссии на практике чаще и имеют наиболее важное значение, например: утверждённые Указом Президента Республики Беларусь № 80 от 07.02.2006 Правила приема в высшие учебные заведения и Указ Президента Республики Беларусь № 70 от 8.02.2008 г. «О внесении изменений и дополнений в Указ Президента Республики Беларусь от 7.02.2006 г. № 80», Кодекс об Образовании, принятый 2 декабря 2010 года Палатой представителей и одобренный 22 декабря 2010 года Советом Республики Национального собрания Республики Беларусь Кодекс Республики Беларусь об образовании, Положение о приёмной комиссии высшего учебного заведения, утверждённое Постановлением Министерства образования Республики Беларусь № 23 от 23.03.2006 и т.д.

В процессе практики никаких проблем у меня не возникло, поскольку перед ее началом я внимательно изучила программу и выделила основные направления своей деятельности на предприятии для того, чтобы в последующем решить все поставленные задачи.

НОРМАТИВНАЯ ПРАВОВАЯ БАЗА ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ

УО ФПБ «МЕЖДУНАРОДНЫЙ УНИВЕРСИТЕТМ«МИТСО»