Учёт работы и документация

Повседневная работа по санитарному надзору учитывается каждым исполнителем путем записи в дневник с подтверждением записи специальной документацией (акты, предписания, протоколы и т. п.). На основании записей в дневниках и документации составляется квартальный, а в последующем и годовой отчет по установленной форме. Индивидуальные отчеты являются основой отчета по отделению гигиены питания и частью общего отчета санитарно-эпидемиологического центра. Схема индивидуальных отчетов должна отражать требования и содержание официальной формы отчета санитарно-эпидемиологического центра.

Схема индивидуального отчета определяется на местах (из-за отсутствия рекомендованной официальной формы).

Достоверность отчетов определяется правильным ведением дневника, первичной документации и индивидуальных отчетов.

Деятельность врача, его помощника, работников лаборатории должна подтверждаться соответствующими документами, юридически называемыми «административно-правовыми актами» санитарных органов. Следует обратить внимание на качество оформления документов.

Требование о соответствующем качестве документа не является проявлением формализма или бюрократизма, как это иногда считается отдельными исполнителями, а является обязательным и свидетельствует об отношении к выполняемой работе.

Имеют место случаи, когда из-за небрежного и нечеткого оформления документов отменяются (в вышестоящих инстанциях, в прокуратуре и других организациях) постановления местных санитарных органов, которые по существу заслуживают поддержки.

К числу основных первичных документов санитарных органов в области гигиены питания относятся:

1. Заключения в области предупредительного санитарного надзора по отводу участков, осмотру помещений или предприятий при их реконструкции, по рассмотрению проектов, рецептур на новые виды продуктов; при согласовании новых видов добавок в пищевые продукты; химических веществ, полимерных и других материалов, используемых для изготовления оборудования в пищевых предприятиях, тары, упаковок, посуды.

2. Акты обследования как по текущему надзору — контроль за эксплуатацией объектов, так и по предупредительному надзору — контроль в процессе строительства объектов, прием их в эксплуатацию.

3. Планы-задания и комплексные планы оздоровительных мероприятий и акты по проверке их выполнения.

4. Донесения о пищевых и профессиональных отравлениях.

5. Протоколы лабораторных исследований, а также протоколы и акты инструментальных исследований (замеры шума, измерения температуры, влажности и др.).

6. Списки объектов.

7. Постановления (о закрытии объектов, о штрафах и пр.).

8. Акты экспертизы (пищевых продуктов, а также промышленных изделий пищевого назначения — тара, посуда, упаковка и др.).

8. Путевки на проведение лекций или групповых занятий и протоколы приема экзаменов при групповом санитарном обучении, подписанные членами комиссий; карты или акты эпидемиологических обследований.

10. Протоколы выемки проб для лабораторных исследований.

11. Жалобы населения и заключения по ним.

В приведенном перечне некоторые виды документов, возможно, и не названы, но все упомянутые в нем документы обязательно используются в практике работы санитарных органов и отражают основные виды их деятельности. Для правильного учета работы немаловажное значение имеет порядок хранения документов, который должен соблюдаться как руководителем отделения гигиены питания, так и всеми его работниками.

Кроме перечисленных документов, очень важно ведение следующих по установленным формам учетных журналов: постановлений о штрафах; учета пищевых отравлений; приема и выдачи лабораторных исследований; приема проектов и выдачи заключений по ним; поступления жалоб и ответов по ним; учета бактерионосителей; учета санитарно-просветительной работы и др. Кроме того, обязательно ведется учет поступающих и исходящих из отдела документов.

Акты обследований, различные протоколы, постановления рекомендуется оформлять на специальных типографских бланках со штампом санитарного органа, чтобы документ был удобен для чтения и дальнейшего использования. Возможно, что такие «рекомендации могут показаться излишними, однако многолетний практический опыт авторов показывает, что часто врачи, особенно начинающие работать, не имеют представления о значении документации, не уделяют ей должного внимания, что в значительной мере снижает качество учета и отчетности по выполняемой работе, а, следовательно, влияет и на качество самой работы.

Годовой отчет о деятельности составляется в соответствии с установленной Министерством здравоохранения РБ формой с приложением пояснительной записки, в которой подробно излагаются сведения о всей выполненной работе и в развернутом виде объясняется значение цифровых данных отчета.