10.2. Рапорт

Рапорт – це письмове звернення працівника до вищої посадової особи з викладом питань службового чи особистого характеру.

Рапорти подаються з метою реалізації прав і законних інтересів працівників (наприклад, рапорт про надання відпустки, квартири тощо), інформування про виконану роботу (наприклад, рапорт про приймання дільниці дільничним інспектором міліції тощо), про виявлені недоліки й пропозиції щодо їх усунення.

Реквізити рапорта:

1. Адресат.

2. Назва документа.

3. Текст.

4. Дата.

5. Відомості про посаду або спеціальне звання.

6. Підпис та його розшифрування.

10.3. Протокол

Протокол – це документ, у якому фіксується послідовний хід і результати роботи колегіальних органів, а також різноманітних нарад, засідань, зборів, обговорень та ін.

Реквізити протоколу:

1. Назва виду документа та порядковий номер.

2. Назва організації чи підприємства.

3. Дата.

4. Список присутніх (або фіксується їх кількість).

5. Порядок денний (питання, посади, прізвища та ініціали доповідачів).

6. Короткий зміст доповідей, посади та прізвища промовців і короткий зміст їхніх виступів.

7. Ухвали з кожного питання.

8. Підпис голови та секретаря.

Протоколи бувають прості та докладні. У простому протоколі зазначається: номер, дата, назва організації, кількість присутніх, склад президії, порядок денний. Під рубрикою “СЛУХАЛИ” – назва питання, хто висловився, а після рубрики “УХВАЛИЛИ” – стисло сформульоване рішення або поширена резолюція. Питання порядку денного в протоколі формулюються в називному, а не в знахідному відмінку, наприклад: “Обговорення та затвердження плану роботи…” (форма “Про обговорення та затвердження плану роботи…” не рекомендується).

Жанр виступу (“доповідь”, “пропозиція”, “реферат” та ін.), посада, прізвище й ініціали доповідача називаються після формулювання питання, наприклад: “Робота науково-методичного семінару кафедри. Доповідь ученого секретаря Хоменка О.Є.”

У докладний протокол заносяться також питання, які ставилися доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ будується за традиційною схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – УХВАЛИЛИ.

Під рубрикою “СЛУХАЛИ” вказуються посада, прізвище й ініціали доповідача, тема доповіді (повідомлення) і викладається основний зміст доповіді або зазначається, що текст її додається. Так само оформляється розділ “ВИСТУПИЛИ”. Питання, що ставляться на зборах до промовців, теж записують у протокол у формі прямої мови.

Розділ “УХВАЛИЛИ” містить виклад прийнятого (ухваленого) рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або мати вигляд резолюції.

Резолюція – це документ, який фіксує ухвалу, постанову, прийняту з’їздом, зборами, конференцією тощо в результаті обговорення поставлених питань. Резолюція складається з двох частин: констатуючої та резолюційної. У констатуючій частині підкреслюють значення обговорюваного питання, зазначають досягнення та недоліки, а в резолюційній – заходи, спрямовані на виконання завдань. Дуже великі за обсягом резолюції пишуться окремо й додаються до протоколу (у дужках зазначається: рішення додається).

Слово “резолюція” вживається також з іншим значенням: напис службової особи на заяві, доповідній записці, ділових паперах, у якому міститься коротке рішення стосовно викладених у цих документах питань.

Особливу думку щодо прийнятої ухвали учасник засідання може викласти на окремому аркуші, який додається до матеріалів протоколу, та підписати його. Зміст особливої думки записується в протокол після запису відповідної ухвали.

Результати голосування стосовно кожної кандидатури записуються таким чином: 1. За Шевченка В.В. подано 58 голосів, проти – 0, утримався – 1.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. При написанні протоколу слід уникати тавтології, урізноманітнювати текст синонімічними конструкціями (звернув увагу, зазначив, констатував, повідомив, інформував, указав, підкреслив, підтвердив, погодився, заперечив, дав оцінку роботі, запропонував, вніс пропозицію тощо).