5.3. Докуменгопроизводство

Организационная структура документной деятельности представлена социальными институтами, осуществляющи­ми подготовку документа, его тиражирование, распростра­нение, хранение, поиск и т.д. Для успешного осуществления основных процессов работы с документами важно опреде­лить закономерности их появления. Механизм возникнове­ния новой информации лежит в русле исследований твор­ческой деятельности человека и мало пока изучен. Почему в одни исторические периоды наука и художественно-творчес­кие виды деятельности вдруг делают гигантские шаги, а в другие — находятся в покое, повторяя пройденное? Ответа пока нет. Но то, что появляющаяся информация неизбежно имеет тенденцию оформления в документ, — это бесспорно. Развитие общества идет по пути умножения документов и рост их находится в зависимости от темпов роста обществен­ного производства.

Источником возникновения многообразия документов прежде всего является наука. В сфере науки документальная

119

фиксация информации играет глобальную роль. Во-первых, отдельные ветви науки существуют и функционируют исклю­чительно в виде текстов, в форме документов. Это — практи­чески все гуманитарные науки, задача которых осознание, проникновение в сущность социальных процессов, а результатом является создание текста. Способность к распростране­нию в обществе эти знания приобретают в форме документа: монографии, статьи, диссертации, депонированной рукопи­си и т.д. Кроме того, документы сами становятся объектом изучения гуманитарных наук, поскольку опосредованно несут в себе отражение социальных процессов и явлений.

Документы также участвуют в промежуточных процессах научного исследования: информируют об аналогичных и смеж­ных исследованиях, фиксируют промежуточные результаты (в форме научных отчетов, тезисов докладов).

В естественных и технических науках роль документов не менее значима. Правда, в качестве объекта изучения выступает не сам документ, а природные и искусственно воссозданные человеком феномены. Результаты такой научной деятельности воплощены в технологии, что предполагает их практическое использование. Это, в свою очередь, фиксируется в научно-|технической, технологической, патентной, нормативной документации, конструкторских чертежах и т.д.

Таким образом, начальный, промежуточный и конечный результаты научной деятельности немыслимы без документаль ной фиксации. В сфере науки документы являются одновременно объектом изучения, вспомогательным средством, способствующим оптимальному ведению исследования, и его конечным результатом.

Источником возникновения документов является и современное промышленное производство. Документы регулируют всю производственную деятельность, начиная с разработки внедряемого в производство образца и до сдачи его в торговую сеть, отправки потребителю. Это — технологическая, конст­рукторская, патентная, нормативная документация, экономи­ческие расчеты эффективности, промышленные каталоги и прейскуранты, паспорта изделий.

Еще одним важным источником производства документов яв-

ляется управление. Система управления может быть рассмотрена

120

Как особая функция в социальной структуре общества на федеральном, отраслевом, региональном, местном уровнях и как подсистема любой сферы деятельности, включая отдельное предприятие. Процесс принятия управленческого решения • н уществляется на основе получения и переработки (анализа, > «шоставления, синтеза) информации и подготовки на этой «н'нове документа. Информация в управлении — это совокуп­ность нормативных, инструктивных, директивных, технико-тономических сведений, необходимых для решения задач 1*.гюития и функционирования управляемого объекта. Она не­разрывно связана с инструментарием, обеспечивающим - 1юр, хранение и обработку информации. Важнейшим источ­ником информации в управлении является экономика, проте-ь.иощие в ней разнообразные процессы. Особенности той или иной стороны производственно-хозяйственной деятельности оставляют различия видов информации. А фиксация на носи-пчнгх по установленным правилам управленческих действий, i с документирование, приводит к появлению управленческих «окументов.

Источником, увеличивающим многообразие документов, является и образование, т.е. способ передачи знаний, вырабо-миных предыдущими поколениями последующим. Эти знания, естественно, зафиксированы в документах, как не приспособленных для обучения (рукописях, монографиях, статьях и ц).), так и специально адаптированных целям обучения (учеб­ники, учебные пособия, сборники задач и упражнений, хрес-тматии и др.).

Художественно-творческая деятельность — еще один ис-тчник многообразия документов. Познание человеком объект явной реальности представляет собой не только проникнове­ние в сущность явлений с помощью разума. Действительность дана людям в целостном эмоциональном восприятии, кото­рое формирует художественное знание. Все явления реального мира существуют в состоянии определенного соотношения . мдержания и формы, гармония которых вызывает эстетичес-ute переживания. Благодаря воссозданию их целостного образа в словах, красках, линиях, звуках люди могут транслиро-мкь свои ощущения, переживания, тонкие нюансы психологических взаимоотношений, вызывая адекватную реакцию,

121

душевный отклик у людей, разделенных пространством и вре­менем. Являясь образно-эстетическим способом отражения действительности, художественно-творческая деятельность своим результатом имеет художественные тексты, музыкаль­ные, сценические и изобразительные произведения, художе­ственные фильмы. Создаваемые в этой сфере документы пре­имущественно воздействуют на органы чувств силой и дина­мичностью образных, звуковых и цветовых раздражителей, что обеспечивает положительный эмоциональный фон. Ценность подобной документной информации заключается в ее непов­торимом, субъективно пропущенном через авторский внут­ренний мир и социальный опыт отражении реальности.

Документы не всегда несут в своем содержании абсолют­но новую и оригинальную информацию, являющуюся пло­дом научных исследований и художественно-творческого ос­мысления действительности. Наоборот, совершенно новые и оригинальные идеи появляются крайне редко. Чаще всего текст документов являет собой результат логической и художествен­ной переработки известных фактов, сведений, они нацелены на их популяризацию, распространение, систематизацию, учет и т.п., что преломляется в создании разных по целям документов.

Подготовку документов осуществляет автор. Автор может быть индивидуальный — физическое лицо, своей творческой деятельностью создающий текст. Авторов может быть и не­сколько.

В таком случае их называют соавторами. В качестве автора может выступать и юридическое лицо — коллектив, предпри­ятие, социальная структура и государство в целом. Безуслов­но, проект документа, его первоначальный текст может быть создан только творческим трудом одного или нескольких че­ловек. Но в процессе его коллегиального обсуждения в текст вносятся поправки, дополнения, документ зачастую утверж­дается голосованием, в результате чего индивидуальный ха­рактер его подготовки теряет свое значение и автором стано­вится коллектив, утвердивший его текст.

В процесс подготовки документа также входит его редакти­рование. Редакционный этап — центральная стадия издательс­кого процесса. Ее началом следует считать прием рукописи от

122

и втора, концом - передачу рукописи в производство. В редак­ционной подготовке нуждаются все без исключения рукописи. Редактирование осуществляет многообразные задачи, связан­ные с разными видами редакции: логической, стилистичес­кой, лексической, грамматической, синтаксической. Редактор работает с рукописью, в его задачи входит:

• проверка соответствия текста лексико-стилистическим и грамматическим нормам языка;

• умение анализировать (а в случае необходимости и из­менить) смысловые связи в тексте;

• умение организовать и оформить текст в соответствии с определенными целевыми установками и нормами из­дательского дела.

Соответственно, можно говорить о логической, лингвис­тической и издательско-оформительской культуре редактиро­вания. Аналитическая работа редактора над текстом аналогич­на анализу любого иного объекта и основана на двух операци­ях, осуществляемых в большей или меньшей мере стихийно или осознанно: мысленном делении текста на некоторые со­ставные части (единицы текста); исследовании и оценке свя­зей, которые их характеризуют.

Критерии, влияющие на эти операции, определяются раз­нообразными подходами к тексту. В зависимости от задач анали­за одна и та же текстовая конструкция разбивается на смысло­вые, грамматические и стилистические единицы и исследуется со стороны соответствующих связей. В результате редакторской работы текст документа обретает законченные формы.

Важнейшей задачей следует считать также техническую об­работку рукописи - вычитку, которая устраняет возможные недочеты рукописи, оставшиеся после редактирования и пе­репечатки. В типографиях, которые используют печатные фор­мы, различают следующие виды оттисков, которые подверга­ются вычитке:

• гранка — колонки связанных вместе строк;

• верстка — композиционно законченный набор полосы;

• сводка - оттиск сразу нескольких полос, расположен­ных в том порядке, в каком они будут печататься на листе бумаги в печатной машине;

123

• чистый лист — оттиск с приправленной в машине печат­ной формы, полученный в процессе печати тиража;

• сигнальный экземпляр — пробный экземпляр готового печатного документа.

Оттиски, полученные с гранок набора, читает типограф­ский корректор; наборщик исправляет ошибки и делает но­вый оттиск, который посылают в издательство. Вычитке подвергаются все виды оттисков. Рабочий экземпляр коррек­турных оттисков подписывается в печать.

Задачи закрепления текста на материальном носителе, ти­ражирование документа решает полиграфическое производство.

Сегодня полиграфические предприятия располагают самы­ми разнообразными технологиями, учитывающими специфи­ческие особенности документов, качество материальных но­сителей, необходимый тираж и т.д.

Суть полиграфического процесса состоит в следующем: от­редактированному тексту путем верстки придают окончатель­ный вид документа, т.е. размещают текст, рисунки, фотогра­фии, декоративные элементы и т.д. Если раньше, чтобы изда­ние вышло в свет, ему необходимо было пройти большой путь — от автора до типографии, где текст набирался вручную на­борщиком или линотипистом, то сегодня весь текст набирают на компьютере. Таким образом, формируется оригинал-ма­кет, который с помощью копировально-множительной тех­ники будет размножен в нужном количестве экземпляров. Ори­гинал-макетом в издательской практике принято называть ру­копись, полностью подготовленную к сдаче в типографию для воспроизведения средствами полиграфической техники.

Этот процесс осуществляется при посредстве переснятых с оригинал-макета пленок и специальных форм. Форма должна иметь печатающие и пробельные участки. Печатающие участ­ки воспринимают краску и переносят ее на воспринимающую поверхность, а пробельные участки краску не воспринимают и соответственно не переносят на оттиск. Это достигается раз­личными средствами. Различают высокую, глубокую и плос­кую печать. При высокой печати печатающие участки делают возвышенными, а пробельные — углубленными. Механичес­ким прессованием лист плотно прижимают к форме и таким образом воспроизводят текст. При глубокой печати краска

124

шливается в углубления, которые и переносят изображения па лист. Плоская печать использует свойства некоторых мате­риалов дифференцированно относиться к типографской крас­ке, либо притягивать ее, либо отталкивать. Например:

- электрофотография — способ копирования, основанный на свойствах некоторых полупроводниковых материалов, заряженных электричеством, образовывать изображения проецируемого оригинала. Этот принцип положен в ос­нову широко распространенного ксерокопирования;

- гектография - основана на способности желатинового слоя воспринимать специальные чернила, которыми на­писан исходный текст и переносить их на прижимаемые к желатиновому слою листы бумаги;

- литография — способ плоской печати с литографского камня или металлической пластины, на которых печата­ющие элементы путем химической обработки сделаны воспринимающими жирную типографскую краску, а про­бельные — отталкивающими;

- светокопирование — способ, основанный на свойстве со­единений, входящих в состав покрытия светочувстви­тельной бумаги разлагаться под действием ультрафиоле­товых лучей;

- офсетная печать осуществляется путем нанесения на алюминиевую пластину гальванопокрытия, которое впос­ледствии протравляется на пробельных участках.

Репрографические методы предназначены для факсимиль­ного воспроизведения оригинала документа без посредничества печатных форм. Они основаны на использовании оптической неоднородности материалов по отражению, поглощению и про­пусканию света. Факсимильное воспроизведение документа оп­тическими методами сводится к получению его неискаженного изображения на каком-либо светочувствительном слое.

Каждый из методов тиражирования документов различа­ется по ряду технических и экономических характеристик: максимальному количеству оттисков, скорости, дешевизне, удобству, компактности и т.д. В результате тиражирования до­кументы печатаются в нужном количестве экземпляров и осу­ществляют дальнейшее движение к потребителю.

125