Лекція 8. Технічні засоби у діловодстві

81

Лекція 8. Технічні засоби у діловодстві.

1. Місце технічних засобів у сучасному діловодстві.

2. Складання і виготовлення документів.

3. Транспортування документів.

4. Обробка документів.

5. Копіювання документів.

6. Оперативна поліграфія.

7. Адміністративно-управлінський зв’язок.

8. Системи управління електронними документами.

1. Місце технічних засобів у сучасному діловодстві. До оргтехніки в широкому значенні можна віднести будь-які прилади, пристрої, технічні інструменти і пристосування, машини, меблі тощо, починаючи від олівців і точил для них і кінчаючи обчислювальними машинами і системами. У вужчому значенні слова під оргтехнікою часто розуміють лише технічні засоби, використовувані в діловодстві для створення інформаційних паперових документів, їх копіювання, розмноження, обробки, зберігання, транспортування, і засоби адміністративно-управлінського зв’язку.

Офісна організаційна техніка (оргтехніка) – технічні засоби, вживані для механізації і автоматизації управлінських і інженерно-технічних робіт. Організаційна техніка складає матеріальну базу управлінських систем. Недостатнє використовування оргтехніки в управлінні зменшує продуктивність праці і ефективність роботи персоналу, веде до затримок при рішенні оперативних питань, невірних їх рішень та інших негативних наслідків, що викликані відсутністю необхідної інформації.

Ідея «без паперового» діловодства існує багато десятиліть, над її втіленням в життя разом з документознавцями працюють фахівці з інформатики, прикладної математики та обчислювальної техніки. Але сучасне управлінські процеси ведуться на основі паперових документів. За оцінками експертів 92% управлінської інформації зберігається на папері, 5% – на мікроплівках, 2% – на магнітній стрічці і 1% – на дисках чи дискетах. При цьому співробітники-діловоди втрачають до 15% документації і витрачають до 30% робочого часу на пошуки потрібного документа. Тобто, актуальність традиційної, орієнтованої на «паперове діловодство» оргтехніки залишається вельми високою.

Засоби оргтехніки для сучасного офісу можуть включати в свій склад такі пристрої і устаткування: персональні комп’ютери, організаційний автомат, телефонні і радіотелефонні апарати, міні-АТС, директорський комутатор, гучномовний телефонний переговорний пристрій, пейджінгову систему, телетайп, апарат факсиміле, копіювальний апарат, різограф, диктофони, проекційну апаратуру, адресувальну машину, маркірувальну машину, ламінатор, штемпелювальний апарат, машину для знищення документів, конвертовскривальну машину, зшивач документів, картотечне устаткування, стелажі і шафи для зберігання документів, сейф, візок, пневмопошту тощо. Нижче розглянуті технічні засоби механізації діловодства і засоби і адміністративно-управлінського зв’язку, які є ядром офісної оргтехніки.

2. Складання і виготовлення документів. Друкарські машинки впродовж тривалого періоду часу забезпечували високу продуктивність праці при мінімальних витратах, якісний друк, простоту управління, деяку кількість одночасно одержуваних копій, надійність роботи. Друкарські машинки були механічні, електричні і електронні.

Портативні (дорожні) машинки найчастіші були механічними, а канцелярські відрізнялися великою вагою і труднощами при пересуванні з місця на місце, що значно ускладнювало роботу з ними.

Друкарські машинки розрізнялися конструкціями друкуючих механізмів і шрифтоносіїв (сферичні або кульові головки, літерні диски, ричала тощо). До спеціалізованих друкарських машинок залежно від призначення належали: машинки зі шрифтом для сліпих, наборні друкарські машини і автомати підготовки форм для подальшого тиражування, стенографічні машини і приставки для формування стенографічних звітів про наради, машинки плоского друку для друкування текстів в паспорти і бланки.

У пам’яті електронних друкарських машинок зберігалася інформація: шаблони текстів, адреси, документи форматів. Друкована інформація також записувалася в пам’ять для подальшого аналізу і використовування. Вони могли мати дисплей для попереднього виводу на екран і редагування інформації. В цілому друкарські машинки – недавно ще незамінний вид конторського устаткування – витісняються персональними комп’ютерами (ПК), оснащеними принтерами.

Створення простих текстових документів досі може виконуватися на пишучих машинках різного вигляду, але з подальшим введенням тексту з паперового документа в ПК за допомогою сканера. Ефективніше навіть прості документи створювати безпосередньо на ПК з використанням широкого арсеналу програмних засобів, що забезпечують зручний і високоефективний сервіс. Ще більше цей сервіс важливий при створенні складних документів, призначених для подальшого тиражування. Їх складання вимагає набору тексту, редагування, коректури, підготовки ілюстрацій, макетування і верстки сторінок, друку. Джерелами матеріалів для документів можуть слугувати скановані зображення (окремо підготовлених малюнків, фотографій, схем, друку, підписів тощо), факси, електронна пошта, електронні таблиці, графіки, креслення тощо. Всі процедури створення документа можна ефективно виконати на ПК, який оснащений сканером і набором проблемно-орієнтованих програм, в першу чергу програм текстового редагування або настільної видавничої системи.

Організаційні автомати – агрегований комплекс електромеханічних і електронних пристроїв, призначених для автоматизації процесу складання, редагування і виготовлення текстових і табличних документів. Оргавтомати включали швидкодіючі друкуючі пристрої, різні пристрої, що запам’ятовують, мікропроцесори або інші пристрої управління, дисплеї тощо. Функціональні можливості оргавтоматів ширші, ніж в електронних друкарських машинок: більші обсяги оперативної пам’яті (до 1000 сторінок тексту); ємка зовнішня пам’ять (мегабайти); зручніше редагування, що наближалося до можливостей комп’ютерних редакторів.

Диктофона техніка – проміжна ланка реєстрації інформації при створенні машинописних документів. Витрати праці на складання документа з проміжною диктовкою тексту на диктофон і подальшим друком з диктофона в 2-3 рази менше, ніж при рукописній підготовці і подальшому друці з чернетки. При великих обсягах регулярних машинописних робіт в організаціях доцільно створювати диктофономашинописне бюро.

3. Транспортування документів між службовими приміщеннями установи може здійснюватися за допомогою візків, конвеєрів, ліфтів, пневмопошти тощо. Візки – універсальний, але не зручний засіб транспортування. В умовах регулярного переміщення великих обсягів документації, книг, журналів використовуються автоматизовані транспортні засоби.

Тросові конвеєри – найпростіші за пристроєм. Вантажі притискаються до троса кліпсами або поміщаються в спеціальні патрони, закріплені на тросі. Стрічкові транспортери можуть досягати протяжності до 500 м, мати швидкість руху до 1 м/с, найбільший підйом 20°. Вони здатні здійснювати переміщення документів у всіх напрямах в горизонтальній і похилій площині, з автоматичним виконанням складного маршруту. У них також існують два різновиди організації транспортування: документ без використовування додаткових контейнерів закріплюється на стрічці (наприклад, магнітом); документ поміщається в транспортний контейнер: касету, коробку, теку тощо. Стрічкові конвеєри, оснащені програмувачем, автоматично скидають кишені-документоносії в місці призначення.

Ліфтові транспортери (або підйомники) застосовуються для вертикального переміщення документів. За принципом дії вони можуть бути дискретні і безперервні. Якщо ліфти мають безперервне переміщення, тоді на їх платформах (піддонах) використовуються програмовані пристрої автоматичного вивантаження і захоплення вантажу.

Пневматична пошта переміщує документи по пневмотрубопроводу у патроні (діаметром 45 мм і завдовжки 320 мм) зі швидкістю 8 м/с на відстань до 500 м у різних напрямах з автоматичною маршрутизацією за заданою програмою.

4. Обробка документів. Адресувальна машина широко використовується для друкування (частіше плоским, а іноді високим друком) в документах локальних фрагментів текстів, найчастіше стандартних: адреси клієнтів, заголовки рахунків, заяв, сповіщань, платіжних документів. Вона копіює на документи або на етикетки для подальшої наклейки фрагменти тексту, які зберігаються в пам’яті машини або у вигляді друкарських форм в картотеці шаблонів штемпелів. Тексти для друку адресувальною машиною можуть бути одержані з комп’ютера.

Маркірувальна машина замість марок на конвертах друкує поштові штампи з вказівкою дати поштового відправлення і суми оплати. При друкуванні на лічильнику машини накопичуються суми платежів, що підлягають виконанню. Такий поштовий штамп може містити коротке рекламне оголошення, найменування організації, її адресу, телефони.

Штемпелювальний пристрій (нумератор) слугує для друкування на документах коротких цифрових повідомлень: номерів, індексів, дати тощо.

Ламінатор – машина для захисту документів від вологи, пилу, мастил, недбалого зберігання шляхом нанесення на поверхню документа захисного покриття. Документ вставляється в машину і піддається термообробці, в результаті якої на нього з двох сторін наноситься або на поверхню приклеюється липка захисна прозора плівка. Ламінувати доцільно оголошення, обкладинки книг і звітів, меню тощо.

Фальцювальна машина згинає папери за заданим форматом, акуратно складає їх і скріплює в брошури за допомогою металевих скріпок. Розміри берегів встановлюються оператором. Продуктивність такої машини до 20000 аркушів в годину.

Брошурувальна машина скріпляє двічі в накидку блоки формату А0, брошурує до 100 сторінок форматів А4 та А5. Її продуктивність до 1500 брошур в годину.

Машина для підборки аркушів (колатор) сортує віддруковані аркуші в блоки, може скріплювати підібрані блоки зліва вгорі і пробивати бічні отвори під швидкозшивач.

Машини для укладання аркушів вирівнює пачки паперів.

Пачков’язальна машина обв’язує пачки паперів шпагатом або липкою стрічкою.

Палітурна машина скріпляє блоки паперів пластмасовими або металевими пружинами, пластиковими пластинами, переплітає блоки паперів обкладинками за допомогою клею певної температури.

Паперорізальне устаткування (різаки) призначене для різання рулонів або паперу іншого формату на аркуші споживацьких форматів (формати в мм: А6 105х148, А5 148х210, А4 210х297, A3 297х420) і обрізання (вирівнювання) країв готових книг і брошур. Є ручні різаки, настільні, напільні, напільні гільйотини та автоматичні програмовані гільйотини, що мають довжину розрізу від 340 до 1100 мм і розрізають одночасно від 20 до 200 листів.

Машини для знищення секретних і конфіденційних документів шляхом найдрібнішого розрізання. Вони забезпечені автоматичним приводом і контейнерами для знищуваних документів і відходів у вигляді паперового пилу або брикетів. Види розрізання: офісне (подовжнє), промислове (перехресне), секретне (в паперовий пил), спеціальне (папір подрібнюють разом з металевим кріпленням, упаковують відходи у вологі паперові брикети).

Конвертовскривальна машина обрізає край конверту на встановлену міліметрову ширину.

Конвертозакліювальна машина наносить клей на клапан конверта і заклеює його.

5. Копіювання документів. Операції копіювання документів вельми поширені в сучасному діловодстві. Дня отримання невеликої кількості копій (до 25 примірників) доцільно користуватися засобами копіювання документації (репрографії).

Електрографічне (електрофотографічне, ксерографічене) копіювання є в даний час найпоширенішим способом копіювання. Більше 70% світового парку копіювального устаткування складають електрографічні копіювальні апарати, за допомогою яких виготовляється понад 50% всіх копій, одержуваних в світі. Основні достоїнства електрографічного копіювання: високі оперативність, продуктивність і якість копіювання; можливість масштабування і редагування документа при копіюванні; отримання копій з листових і зброшурованих документів; ·отримання копій з різних штрихових, півтонових, одно- і багатоколірних оригіналів; отримання копій на звичайному папері, кальці, пластиковій плівці, алюмінієвій фользі тощо; порівняльно невисока вартість апаратів і витратних матеріалів, легкість обслуговування.

Електрографічне копіювання включає наступні процедури:

1) світлоекспозіция: проектування документа на поверхню заздалегідь нарядженого фотонапівпровідникового покриття барабана або пластини, що викликає стікання заряду з освітлених ділянок напівпровідникового (на світлі провідного) покриття і формування невидимого електростатичного зображення документа;

2) прояв зображення: перетворення прихованого електростатичного зображення у видиме в процесі налипання фарбувального порошку (тонера) на заряджені ділянки;

3) друк: перенесення фарбувального порошку з барабана або пластини на папір або іншу основу копії;

4) закріплення: розчинення фарбувального порошку на копії в парах ацетону.

Термографічне копіювання – найбільш оперативний спосіб копіювання (десятки метрів в хвилину), за якого одержують копію на спеціальному (достатньо коштовному) термореактивному папері або на звичному папері, але через термокопіювальний папір. Недоліки термокопіювання: невисока якість, недовгий термін зберігання копій (темніють), коштовний папір.

Фотографічне копіювання – найдавніший засіб копіювання. Він забезпечує найвищу якість, але вимагає дорогих витратних матеріалів і тривалого процесу (експозиція, прояв, промивка, сушка) отримання копії. Важливий, вельми поширений різновид фотографічного копіювання – мікрофотокопіювання, засноване на мікрофільмуванні документів.

Електронно-графічне копіювання засноване на оптичному прочитанні документів (фотодіоди перетворюють проектоване на них зображення документа в електричні сигнали) і електроіскраової реєстрації інформації на спеціальний носій копії. Копії найчастіше одержують на електрофотоплівці і на термореактивному папері. Копії на електрофотоплівці слугують основою для подальшого тиражування документів засобами трафаретного друку.

Діазографічне світлокопіювання (діазографія, синькографія) застосовується переважно для копіювання креслярсько-технічної документації великого розміру. Оригінал повинен бути виконаний на світлопроникному папері, кальці. Процес полягає в експонуванні оригіналу контактним способом на світлочутливий діазопапір і вибілюванні паперу яскравим світлом в місцях, де немає зображення. Зображення виявляється в парах розчинника (аміаку) у витяжних шафах, Якість діазотіпного світлокопіювання середня.

6. Оперативна поліграфія. При великому тиражуванні документів (більше 25 примірників) застосовують засоби оперативної або малої поліграфії. Принципова відмінність засобів копіювання від засобів малої поліграфії полягає у тому, що при копіюванні копія знімається безпосередньо з документа-оригіналу, а при розмноженні – з проміжної друкарської форми, виготовленої з документа-оригіналу. Оперативна поліграфія забезпечує швидке отримання якісної поліграфічної продукції в умовах звичайної установи або офісу.

Існує багато різних способів друку в поліграфії: високий, глибокий, трафаретний, гектографічний, офсетний тощо. Високий та глибокий – найдосконаліші способи друку для масового тиражування книг, брошур; у них використовуються об’ємні друкарські форми – опуклі при високому друці і поглиблені при глибокому. У оперативній поліграфії застосовуються, як правило, плоскі друкарські форми.

Гектографічний друк заснований на виготовленні друкарської форми з великим запасом фарби, яка поступово розчиняється спиртом (звідси поширена її назва – спиртний друк) і витрачається, переносячись на копії. Друкарська форма виготовляється на мелованному папері шляхом перенесення на нього за допомогою спеціального копіювального паперу дзеркального зображення документа. Друк виконується на гектографах шляхом зволоження паперу спиртом і контактного перенесення тонкого шару фарби з друкарської форми на цей папір. З однієї друкарської форми можна одержати 100-200 відтиснень. Гектографічний друк застосовується при тиражуванні від 25 до 250 примірників. Переваги цього друку: можливість багатоколірного друку, низька вартість витратних матеріалів. Недоліки: низька якість копій і їх вицвітання з часом. Гектографічний друк застосовується для дешевого швидкого тиражування матеріалів невисокої якості.

Офсетний друк заснований на тому, що олія та вода не змішуються. Друк виконується з плоскої поверхні (форми), обробленої так, щоб ділянки, відповідні зображенню, яке наноситься, утримували фарбу на олійній основі і відштовхували воду, а решта поверхні утримувала воду і відштовхувала фарбу. Друкарська форма виготовляється на металевій (фольга) або гідрофільній паперовій пластині шляхом друкування на друкарській машинці (принтері), електрографічним чи термографічним копіюванням документа, з обов’язковим використанням жирового фарбника. При друці на ротапринтах на пластину накочується фарба, що налипає на жирні місця, а потім контактним способом через проміжну еластичну ланку (офсетний барабан) фарба переноситься на папір для отримання копії. Переваги: висока якість друку, можливість великого тиражування (до 5000 відтиснень з металевої форми, 1500 – з паперової), простота редагування друкарської форми (спеціальною офсетною гумкою або знежирюючим засобом), можливість повторного використовування (до 5-7 разів) пластини з фольги, можливість багатоколірного друку. Недоліки: складність виготовлення друкарської форми і процесу копіювання, висока вартість устаткування.

Трафаретний друк. Друкарська форма – трафарет, виготовляється на аркуші воскового, желатинового чи колоїдного паперу або на плівці шляхом пробиття в ній мікроотворів на спеціальних друкарських машинках або методом електронно-графічного копіювання. Процес друку полягає в протисканні фарби через трафарет на машинах – ротаторах. Переваги: хороша якість друку, тиражування – 400-1500 відтиснень з однієї форми, простота виготовлення друкарських форм. Недоліки: неможливість редагування друкарських форм, необхідність декількох трафаретів при багатоколірному друці.

Електронно-трафаретний друк (різографія) – найефективніший і перспективніший варіант оперативної поліграфії на різографах, який використовує останні досягнення цифрової електроніки і істотно поліпшує трафаретний друк. Різографи суміщають традиційний трафаретний друк з сучасними цифровими методами виготовлення і обробки електронних документів. Різограф підключається до комп’ютера, через який можна оперативно створювати, редагувати і розмножувати будь-які поліграфічні видання. Процес копіювання складається з двох етапів: підготовка робочої матриці (займає 15-20 секунд) та копіювання по матриці (за 10-20 хвилин можна одержати декілька тисяч якісних відтиснень). При підготовці матриці оригінал документа поміщають на вбудований сканер. Сканер прочитує інформацію, кодує її і створює відповідний цифровий файл. Після обробки спеціальної багатошарової майстер-плівки термоголовкой, керованої цим цифровим файлом, створюється робоча матриця, що містить копійоване зображення або текст у вигляді мікроотворів в зовнішньому шарі плівки. Потім робоча матриця просочується спеціальним фарбником, поглинальним внутрішнім шаром плівки, і використовується як трафарет для тиражування документа. З однієї робочої матриці можна одержати не менше 4000 відтиснень хорошої якості. Всі названі процедури виконуються автоматично. Переваги різографії: використання для копіювання паперу будь-якого типа та якості, висока продуктивність (до 130 відтиснень в хвилину), висока якість копіювання, можливість копіювання кольорових документів за декілька прогонів, можливість збільшення або зменшення копій в 2 рази, висока економічність при великому тиражуванні (вартість отримання 10 копій на різографі і ксероксі приблизно однакова, виготовлення 500 відтиснень на різографі обходиться в 6-8 разів дешевше), можливість спільної роботи з ПК, автоматизація всіх процесів, зручність управління, наявність дисплея, дизайнерський планшет для оформлювальних робіт (за його допомогою макетують оригінал і оформлюють копії краще, ніж оригінал).

7. Адміністративно-управлінський зв’язок. У системах адміністративного управління інформація передається як шляхом перенесення (перевезення) інформаційних документів кур’єром (або поштою), так і з використанням систем автоматизованої передачі інформації каналами зв’язку. Ручне і механічне перевезення документів – вельми поширений спосіб передачі інформації в установах. Цей спосіб при мінімальних капітальних витратах повністю забезпечує достовірність передачі інформації, заздалегідь зафіксованої на документах і проконтрольованої безпосередньо в пунктах її реєстрації. Оперативність (швидкість) передачі інформації таким чином не дуже висока.

Для оперативної передачі інформації використовують системи адміністративно-управлінського зв’язку. Сукупність всіх засобів, що служать для передачі інформації, будемо називати системою передачі інформації (СП). Джерело і споживач інформації є абонентами СП. Ліцентами можуть бути ЕОМ, системи зберігання інформації, різного роду датчики і виконавчі пристрої, а також люди.

У складі структури СП можна виділити: канал зв’язку, передавач інформації, приймач інформації. Передавач слугує для перетворення повідомлення, що поступає від абонента, в сигнал, що передається по каналу зв’язку; приймач – для зворотного перетворення сигналу в повідомлення, що поступає абоненту. У ідеальному випадку при передачі повинна бути однозначна відповідність між повідомленням, що передається та одержаним. Під дією перешкод, що виникають в каналі зв’язку ця відповідність може бути порушена, і тоді говорять про недостовірну передачу інформації.

Пропускна спроможність СП – найбільша теоретично досяжна кількість інформації, яка може бути передана по системі за одиницю часу. Пропускна спроможність системи обумовлюється швидкістю перетворення інформації в передавачі і приймачі і допустимою швидкістю передачі інформації по каналу зв’язку, визначуваного фізичними властивостями каналу зв’язку і сигналу.

Достовірність передачі інформації – передача інформації без її спотворення. Надійність каналу зв’язку – повне і правильне виконання системою всіх своїх функцій.

Швидкість передачі дискретної інформації по каналу зв’язку вимірюється в бодах. Один бод – це така швидкість, коли передається один біт в секунду (1 бод = 1 бит/с; 1 Кбод = 103 бет/с; 1Мбод=106 бит/с).

Канали зв’язку (КЗ) є загальною ланкою будь-якої системи передачі інформації. По фізичній природі канали зв’язку поділяються на:

• механічні – використовуються для передачі матеріальних носіїв інформації;

• акустичні – передають звуковий сигнал;

• оптичні – передають світловий сигнал;

• електричні – передають електричний сигнал (можуть бути дротяні і бездротові або радіоканали).

За формою представлення інформації, що передається КЗ, поділяються на:

• аналогові (передається інформація, представлена в безперервній формі, тобто у вигляді безперервного ряду значень якої-небудь фізичної величини);

• дискретні (передається інформація, представлена у вигляді дискретних –цифрових, імпульсних – сигналів тієї або іншої фізичної природи).

У системах адміністративно-управлінського зв’язку найчастіше використовуються електричні дротяні канали зв’язку. По пропускній спроможності їх можна поділити на:

• низької швидкості (швидкість передачі інформації в яких від 50 до 200 бод); це дискретні (телеграфні) канали зв’язку, як комутовані (абонентний телеграф), так і некомутовані;

• середньої швидкості (швидкість передачі в них від 300 до 9600 бод); це аналогові телефонні лінії зв’язку;

• високої швидкісні або широкосмугові (швидкість передачі інформації перевищує 36000 бод); це бездротові радіоканали зв’язку (у одному такому каналі можна одночасно організувати декілька тисяч телефонних каналів та відеотелефонів і близько тисячі телевізійних каналів).

Фізичним середовищем передачі інформації в каналах низької і середньої швидкості, як правило, є групи або паралельних дротів, або скручених дротів, званих вита пара (скручування дротів зменшує вплив зовнішніх перешкод). У широкосмугових КС використовуються коаксіальні кабелі, оптоволоконні кабелі радіохвилеводи.

Телефонні канали зв’язку є найбільш розгалуженими і широко використовуваними. Телефонними КС здійснюється передача звукових (тональних) і факсимільних повідомлень, вони є основою побудови інформаційно-довідкових систем, систем електронної пошти і обчислювальних мереж.

8. Системи управління електронними документами – це набір пристроїв і програм, що дозволяють ефективно організовувати зберігання, маніпулювання і пересилку тощо електронних документів.

Зберігання електронних документів здійснюється в зовнішній пам’яті ЕОМ. Сховищем спеціальним чином організованої інформації (у вигляді електронних документів) в зовнішній пам’яті ЕОМ є бази даних. Вони забезпечують ефективний пошук цієї інформації, швидку актуалізацію та конфіденційний доступ до неї.

Маніпулювання електронними документам – організація роботи з електронними документами, яка забезпечує:

• обробку вхідної і вихідної інформації;

• створення і редагування електронних документів;

• збирання і аналіз даних (наприклад, звітності) з наочним представленням результатів у вигляді графіків, діаграм тощо;

• зберігання електронних документів в базах даних із зручним пошуком і доступом;

• електронне розповсюдження (маршрутизацію і розсилку електронних документів по електронній пошті і зв’язку факсом);

• функції диспетчеризації проходження документів і електронного секретаря;

• зручне форматування, роздрук електронних документів або їхнє тиражування;

• контроль виконання документів тощо.

Програма «Електронні офісні системи» забезпечує зручну організацію роботи з документами і повний контроль за їх переміщенням і виконанням в будь-якій організації, що має локальну обчислювальну мережу. Програма надає можливості:

• реєстрації електронних документів, на які заводяться електронні картки;

• пересилки електронних документів і їх електронних карток на робочі місця виконавців;

• накопичення документів в поштових скриньках виконавців;

• контроль переміщення і виконання документів з оперативним отриманням відповідної інформації;

• ведення списків користувачів, класифікаторів документів, видів їх доставки, файлів, використовуваних в документообігу.

Система підтримує роботу з текстовими, рукописними, графічними документами, факсами, телефонограмами, телевізійними зображеннями тощо.

Інтегрована система Team Office (програмний засіб Microsoft Office) – повна офісна відкрита інформаційна система, що забезпечує користувачам доступ до електронних документів, оперативний зв’язок між собою і зручне робоче середовище. Вона підтримує роботу з багатьма актуальними текстовими процесорами, системами ділової графіки, табличними процесорами, системами управління базами даних. Вона має програми, які організують свою розгалужену бібліотеку (Team Library), електронну пошту (Team Mail), систему телеконференцій і дошку оголошень (Team Forum), де можна тиражувати інформацію, електронний тижневик (Team Calendar) для планування різних заходів, електронний координатор ділових процедур і маршрутизатор інформації між користувачами (Team Flow) тощо. Всі ці програми входять в область програмного забезпечення, орієнтованого на робочі групи – так звані groupware-продукти, програмне забезпечення для реалізації спільної роботи з електронними документами багатьох користувачів.