Лекція 8. Технічні засоби у діловодстві

Системи зовнішнього зв’язку. Комп’ютер перетворюється на могутній засіб управління електронними документами і могутній комунікаційний засіб. По різноманітних інформаційно-обчислювальних мережах можна відправляти (і одержувати) повідомлення в найвіддаленіші пункти всього світу, обмінюватися даними і програмами з сотнями і тисячами абонентів, одержувати будь-яку довідкову інформацію з систем оперативних послуг. Комп’ютер може бути підключений до абонентної телефонної мережі і дістати доступ до інших абонентів цієї мережі, до електронної пошти, до телетайпів і телефаксів, що працюють з цією мережею.

Для підключення до всіх цих мереж необхідний модем. Він встановлюється в слот материнської плати ПК або автономно підключається до його порту.

Комп’ютер з факс-модемом працює набагато надійніше за телефакс, забезпечує багато додаткових сервісних послуг: істотно зручніша і ефективніша автоматизація підготовки текстів факсу з використанням всього арсеналу комп’ютерних засобів, інтеграція з електронною поштою, телексом і базою даних комп’ютера, наявність електронної довідкової книги, що містить найрізноманітнішу корисну інформацію, розмежування права доступу співробітників і зовнішніх абонентів до факсу, контроль проходження кореспонденції, докладна статистика роботи з факсом тощо.

Випускаються клавіатури комп’ютерів, з яких можна безпосередньо набирати номер телефону абонента, з’явилися комп’ютери, обладнані відеокамерою і мікрофоном, які дозволяють не тільки обмінюватися факсами з партнером, але і бачити його, і розмовляти з ним. Очікується поява багатофункціональної консолі, яка об’єднає в собі мініатюрний комп'ютер, телефон, факс і відеофон, причому розмір її не буде перевищувати наручний годинник.