3.3. Інформація в менеджменті. Комунікації
Інформація – сукупність повідомлень, які відображають конкретний аспект явища, події, виробничо-господарської діяльності підприємства. Інформація може надходити з централізованю, децентралізованю та змішаною схемами.
Інформацію класифікують за різними ознаками на такі види:
за повнотою охоплення явища: повна, часткова, надлишкова;
за періодом дії: разова, періодична, довгострокова;
за змістом: планово-економічна, фінансова, облікова, бухгалтерська, технологічна, довідкова, адміністративна;
за рівнем достовірності: достовірна, недостовірна.
Діловодство: функції та системи. Визначення та види документації
Діловодство являє собою процес, пов’язаний із складанням документів, їх обробленням, проходженням, зберіганням тощо та, відповідно, виконує ряд функцій:
попередній розгляд і облік документів;
довідково-інформаційне обслуговування;
контроль за виконанням;
удосконалення документообігу;
експедиційне оброблення та транспортування документів.
За ступенем централізації виділяють такі системи діловодства:
централізована, за якої вся документація спрямовується в єдиний центр організації;
децентралізована, яка передбачає надходження документів за призначенням у відповідні відділи та підрозділи організації;
змішана, яка поєднує елементи централізованої та децентралізованої систем.
Документація – це письмове надання інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є. Носіями інформації є документи, графіки, плакати, диски та дискети.
За різними ознаками документацію поділяють на такі види:
за змістом:
адміністративна (інструкції, правила, розпорядження);
планово-економічна (план збуту, техніко-економічний план);
комерційна (договори, замовлення, рахунки-фактури);
фінансова (бюджет, фінансовий план);
зовнішньоекономічна (зовнішньоекономічні угоди, вантажно-митна декларація);
бухгалтерська (баланс, касова книга);
технологічна (інструкції з експлуатації техніки).
за складністю:
проста, яка відображає один процес;
складна, яка відображає кілька процесів.
за призначенням:
індивідуальна, яка призначена для певних посадових осіб;
типова, яка призначена для широкого кола користувачів.
за місцем у менеджменті:
службово-інформаційна;
розпорядча;
спеціальна.
Комунікації в менеджменті
Організаційні комунікації виникають між різними підрозділами організації та самими організаціями.
На якість організаційних комунікацій у різній мірі впливає зміна змісту повідомлень на різних етапах процесу комунікацій, інформаційні перевантаження в системі комунікацій, незадовільна структура управління тощо. Удосконаленню комунікацій на підприємстві сприяють:
удосконалення документообігу;
ефективне застосування графічних засобів;
вдосконалення функцій менеджменту;
раціоналізація структури комунікаційного процесу;
застосування сучасних інформаційних технологій;
запровадження системи вивчення пропозицій працівників організації.
Міжособистісні комунікації, як правило, виникають між конкретними працівниками організації. При їх здійсненні можливі такі перешкоди:
неповне сприйняття працівником інформації;
несприйняття інформації;
семантичні перешкоди;
невербальні перешкоди;
слабкий зворотній зв’язок.
Для їх усунення необхідно вдосконалити процес спілкування, тобто:
пояснювати та обгрунтовувати свої ідеї до початку їх передавання;
бути сприятливим до виникнення семантичних перешкод, зумовлених нерозумінням значення деяких слів;
стежити за власними жестами, позою, інтонацією;
враховувати соціально-психологічний клімат у колективі;
встановлювати якісний зворотній зв’язок.