1.3. Облік процесу постачання в системі управління підприємством.

Для забезпечення ритмічної і безперебійної діяльності кожне підприємство повинне мати у своєму розпорядженні певні виробничі запаси. Виходячи із цього, процес постачання є першочерговою умовою забезпечення виконання плану виробництва на підприємстві і пов’язаний із необхідністю забезпечення його предметами праці у відповідності із підписаними щодо цього договорами.

Суть процесу постачання полягає у тому, що частину наявних грошових коштів підприємство спрямовує на закупівлю сировини, матеріалів, комплектуючих та ін. Таким чином забезпечується перша стадія кругообігу господарських засобів, під час якої господарські засоби переходять із засобів сфери обігу до засобів сфери виробництва [1].

Основні завдання бухгалтерського обліку постачання матеріальних цінностей наведено на рис. 1.3. [ 3]. У результаті виконання цих завдань засобами бухгалтерського обліку формуються показники, необхідні для управління підприємством, а саме :

- кількість придбаних матеріальних ресурсів за номенклатурою;

- обсяг і структура придбаних матеріальних ресурсів;

- сума транспортно-заготівельних та інших витрат;

- оплата вартості придбання і транспортно-заготівельних витрат;

- загальна вартість (фактична собівартість) придбаних ресурсів [2].

Рис. 1.3.1.Завдання нематеріально-технічного забезпечення

Залежно від системи забезпечення й особливостей руху матеріальних ресурсів від постачальників до споживачів розрізняють транзитну та складську форми матеріально-технічного забезпечення.

Суть транзитної форми в тому, що постачальником матеріальних ресурсів для підприємства є безпосередньо самі підприємства, які їх видобувають, обробляють або виробляють. 

Транзитна форма займає значну частину в загальному обсязі постачань, вона більш економічна, швидкість поставок відносно висока. Вибір транзитної форми постачань залежить від обсягу ресурсів, які були спожиті.

Транзитна норма визначається як мінімально допустима загальна кількість матеріалів, яку виробник відвантажив споживачеві за одне замовлення. Рекомендована норма, у свою чергу, визначається як найменша кількість матеріалів по одній позиції замовлення, прийняте виробником до виконання при обов'язковому замовленні на одночасну доставку кількох однорідних видів (типорозмірів) матеріалів на адресу одного споживача.

Використання транзитної форми постачання при невеликих обсягах споживання неминуче призводить до утворення зайвих запасів товарно-матеріальних цінностей.

Суть складської форми постачання полягає в тому, постачальником матеріальних ресурсів для підприємства є різні постачальницькі, посередницькі, оптові та роздрібні підприємства.

Складська форма відрізняється більшою частотою поставок необхідних партій матеріалів. Складська форма сприяє скороченню виробничих. Однак цій формі поставок властиві додаткові витрати, пов'язані зі здійсненням складських операцій з навантаження, вивантаження та зберігання матеріалів [4].

Організація постачання товарів для забезпечення ефективного функціонування підприємств у ринкових умовах має виняткове значення. Чітка організація закупівель є основним резервом зниження витрат виробництва, що, у свою чергу, є передумовою забезпечення стійких конкурентних позицій. Тобто, організацією всього процесу постачання необхідного матеріально-технічного забезпечення на підприємство займається відділ постачання.

Кількість працюючих у відділі закупівель залежить від розміру підприємства, його номенклатури, а також від різноманітності та обсягів промислових товарів, які воно закуповує.

Розрізняють такі організаційні структури закупівельного відділу (відділу постачання: централізовану, децентралізовану та змішану.

Застосування централізованої структури полегшує стандартизацію товарів, що закуповують, сприяє оперативнішому оформленню замовлення, підвищенню якості замовлень і прискоренню доставки (наприклад, поєднанням функцій кількох відділів), полегшує контроль процесу постачання тощо.

Використання децентралізованої структури передбачає відповідальність керівництва відділу постачання за забезпечення прибутковості та обґрунтування витрат, дає можливість чітко контролювати обсяги та якість товарів, здійснювати унікальні закупки в ринкових умовах, що швидко змінюються, тощо [7].

Організаційна структура відділу збуту підприємства залежить від обсягів збутової діяльності, виду, характеру продукції, що відвантажується та інших особливостей.

Найбільш поширена функціональна форма структурної побудови відділів збуту, тобто якщо підприємство виробляє широкий асортимент продукції, то відділ збуту доповнюється групами з контролю за виконанням договорів поставок окремих її видів.

При невеликому обсязі збутової діяльності замість відділу збуту на підприємстві може функціонувати фінансово-збутовий відділ. На невеликих підприємствах, де обсяги діяльності з матеріально-технічного постачання і збуту невеликі, застосовуються, як правило, єдині постачальницько-збутові відділи [6].

Відділ постачання виконує такі функцій:

Рис. 1.3.2. Функції відділу постачання

Зміст функцій органів постачання підприємства включає три напрямки:

1. Планування, що припускає: вивчення зовнішнього і внутрішнього середовища підприємства, а також ринку окремих товарів; прогнозування і визначення потреби усіх видів матеріальних ресурсів, планування оптимальних господарських зв'язків; оптимізацію виробничих запасів; планування потреби матеріалів і встановлення їхнього ліміту на відпустку цехам; оперативне планування постачання.

2. Організація, що включає: збір інформації про потрібну продукцію, участь у ярмарках, виставках-продажах, аукціонах і т.д.; аналіз усіх джерел задоволення потреби в матеріальних ресурсах з метою вибору найбільш оптимального; висновок з постачальниками господарських договорів на постачання продукції; одержання й організацію завезення реальних ресурсів; організацію складського господарства, що входить до складу органів постачання; забезпечення цехів, ділянок, робочих місць необхідними матеріальними ресурсами;

3.Контроль і координація роботи, до складу яких входять: контроль за виконанням договірних зобов'язань постачальників, виконання ними термінів постачання продукції; контроль за витратою матеріальних ресурсів у виробництві; вхідний контроль за якістю і комплектністю матеріальних ресурсів, що надходять; контроль за виробничими запасами; висування претензій постачальникам і транспортним організаціям; аналіз дієвості постачальницької служби, розробка заходів щодо координації постачальницькою діяльністю і підвищення її ефективності [7].

Основні завдання і функції, які їм відповідають для наочності подамо у вигляді таблиці (див. табл. 1.3.)

Таблиця 1.3