2.2. Класифікація первинних облікових документів

Класифікацію первинних облікових документів можна представити у вигляді схеми .

За призначенням бухгалтерські документи поділяються на розпорядчі, виконавчі (виправдувальні), бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Розпорядчі документи містять розпорядження, завдання, накази керівника організації або інших уповноважених для цього осіб про вчинення певних операцій. До них відносяться: накази, розпорядження, чеки на отримання грошових коштів з розрахункового рахунку в банку, платіжні доручення на перерахування грошових коштів з банківських рахунків організації, довіреності на отримання товарно-матеріальних цінностей та ін

Розпорядчі документи не підтверджують факту здійснення господарської операції, і тому підставою для облікових записів не є.

Виконавчі (виправдувальні) документи засвідчують (підтверджують) факт здійснення господарських операцій. До них належать накладні на видачу матеріальних цінностей, лімітно-забірні картки (відомості) на отримання матеріальних цінностей, наряди на відрядну роботу і т. д. Ці документи є джерелом інформації для поточного і наступного контролю господарських операцій.

Документи бухгалтерського оформлення складаються з метою підготовки, забезпечення, скорочення і упорядкування облікових записів, а також з метою підготовки виконавчих (виправдувальних) та розпорядчих документів. До таких документів відносяться:

• Документи з обліку ОС і НМА;

• Документи з обліку сировини і матеріалів;

• Документи з обліку касових операції;

• Документи з обліку банківських операції;

• Документи з обліку ПДВ;

• Документи по розрахунках з підзвітними особами;

- Документи з обліку робочого часу та нарахування зарплати.

Комбіновані документи містять одночасно ознаки розпорядчих, виконавчих документів і бухгалтерського оформлення. Наприклад, видатковий касовий ордер містить розпорядження про видачу грошей, підтверджує отримання грошей (виконання операції) і включає кореспондуючі рахунки (дебетується і кредитується).

За обсягом містяться в документах відомостей або один за одним їх складання вони діляться на первинні і зведені.

Первинні документи складаються безпосередньо в момент здійснення господарської операції. Вони мають юридичну (доказову) силу, оскільки є першим формальним доказом, що операція виконана. До них відносяться, зокрема, накладні, документи на вступ і відпуск матеріалів, нарахування заробітної плати, відвантаження продукції та ін

Зведені документи складають на підставі первинних документів, в них відображаються операції, вже оформлені перш первинними документами. Зведені документи складають для узагальнення даних первинних документів з метою отримання укрупнених або нових показників. Прикладом можуть служити розрахунково-платіжна відомість, авансовий звіт, звіт про рух матеріальних цінностей та ін

За способом використання документи поділяються на разові та накопичувальні.

У разових документах відображаються (реєструються) одна або кілька господарських операцій, що здійснюються одночасно. Відразу після їх складання вони можуть бути підставою для бухгалтерських записів.

Накопичувальні документи складають за певний період часу (день, декаду і т.д.); вони містять інформацію про однорідних господарських операціях. До них відносяться лімітно-забірні картки (відомості) на відпустку матеріалів, реєстри, відомості, накопичувальні облікові листи та ін Вони дозволяють скоротити кількість заповнюваних документів, бухгалтерських записів і тим самим сприяють зниженню трудомісткості роботи бухгалтерської та інших служб організацій.

За місцем складання документи поділяються на внутрішні (подорожні листи, касові прибуткові та видаткові ордери, акти, розрахунково-платіжні відомості по заробітній платі), оформлені та застосовуються всередині одного підприємства, і зовнішні (товарно-транспортні накладні, рахунки-фактури постачальників, судові і виконавчі документи), що надходять від інших юридичних і фізичних осіб.

За кількістю облікових позиції документи бувають однопозиційні, що містять одну позицію (наряд на виконання якої-небудь роботи), і багатопозиційні, що складаються з декількох позицій і найменувань (рахунок, товарно-транспортна накладна).

За способом заповнення документи поділяють на складаються вручну, на друкарській машинці і на комп'ютері.