6.5. Порядок зберігання і використання робочих документів аудитора

Після завершення аудиту робочі документи залишаються в ауди­тора. Робочі документи є власністю аудитора. Він має право скла­дати довідки на основі витягів із своїх робочих документів. Однак його право власності обмежене етичними нормами та умовами кон­фіденційності.

Робочі документи аудитора не можуть розглядатися як частина фінансової документації клієнта. Робочі документи не можна вимагати в аудитора, за винятком тих випадків, коли це пе­редбачено рішенням судових і слідчих органів. Робочі документи повинні бути професійно складеними. їх оформлення повинно за­безпечувати доступність для читання.

На аудитора покладається відповідальність по своєчасному заве­ршенню формування остаточного аудиторського файлу після дати аудиторського висновку.

Завершення формування остаточного аудиторського файлу - це адміністративний процес, що не потребує виконання нових ауди­торських процедур або складання нових висновків.

Як указує Міжнародний стандарт контролю якості 1, дос­татнім строком для цього процесу є 60 днів від дати аудиторсь­кого висновку.

Одночасно передбачається, що закон чи нормативний акт може встановлювати інші крайні строки, до яких слід завершити форму­вання остаточних файлів для конкретних типів завдань.

Після завершення формування аудиторського файлу не слід ви­лучати або викидати аудиторську документацію до кінця періоду зберігання.

Аудитор повинен забезпечити надійне зберігання робочих доку­ментів, яке задовольняє вимогам зберігання і конфіденційності.

Як указує Міжнародний стандарт контролю якості 1, період зберігання становить не менше п'яти років від дати аудиторсь­кого висновку.

Строк зберігання робочої документації визначається як практи­кою аудиторської діяльності, так і юридичними вимогами, а у випадку необхідності також іншими додатковими умовами.

Документи аудиторської перевірки є власністю аудитора, їх зміст є конфіденційним і не підлягає розголосу.

Аудитор повинен зберігати комерційну таємницю підприємства-клієнта і без згоди останнього не передавати будь-кому робочих документів (частини або витяг) про проведену перевірку, за винят­ком окремих випадків (наприклад, за вимогою правоохоронних органів; у випадку контролю роботи аудитора та її якості).

У постійному архів аудиторської фірми доцільно мати докумен­ти та інформацію постійного характеру, що використовуватимуться в майбутньому.

Архів має підтримуватися на рівні поточного стану. Після кож­ного випадку виконання аудиторських робіт дані постійного архіву повинні переглядатись і відповідним чином поповнюватися.

При підготовці комплекту документів для наступної роботи його необхідно помістити в окрему папку (файл) і відповідно позначити. Матеріали, що зберігаються в папці постійного архіву, використовує керівник групи для підготовки до чергового аудиту.

ЧИ ЗАСВОЇЛИ ВИ ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ

1. Яка мета проведення аудиторських процедур?

2. Що таке аудиторські докази?

3. Як саме одержують аудиторські докази?

4. Яким критеріям повинні відповідати аудиторські докази?

5. Що є критеріями кількості аудиторських доказів?

6. Які фактори впливають на достатність і належність аудиторсь­ких доказів?

7. За допомогою яких процедур аудитор одержує аудиторські до­кази?

8. Якими документами оформлюють процес аудиту?

9. За якими ознаками класифікують робочі документи аудитора?

10. Які вимоги до оформлення робочих документів аудитора?

11. Як необхідно зберігати робочі та підсумкові документи аудитора?

12. Яку відповідальність несе аудитор (аудиторська фірма) за конфіденційність та збереження аудиторських документів?

13. Який порядок формування аудиторського файла?

14. Які заходи контролю вживаються аудиторами (аудиторськими фірмами) для забезпечення конфіденційності інформації нако­пиченій в аудиторських документах?

15. Які особливості формування аудиторського файла в умовах застосування комп'ютерних інформаційних систем?

16. Які зміни в аудиторській документації можуть мати місце за виняткових обставин після дати аудиторського висновку?

17. Як саме відбувається ідентифікація особи, яка веде або переві­ряє робочу документацію?

8