8 Основи роботи з програмою «Галактика»

8.1 Загальна характеристика програми.

8.2 Робота з планом рахунків. Аналітичний облік.

8.3 Господарські операції. Звітність.

8.1 Загальна характеристика програми

Програма «Галактика»є багатокористувальницькою комплексною системою автоматизації управління підприємством, яка охоплює всі аспекти його внутрішньої і зовнішньої господарської діяльності.

Значною відмінністю програми «Галактика» від інших програм є комплексний підхід до проблеми автоматизації підприємства, що охоплює всі сфери управління сучасним підприємством, включаючи фінансове і господарське планування, управління кадрами, бухгалтерський облік, оперативне управління. Вирішення перерахованого комплексу задач забезпечується контурами.

Контур– це сукупність програмних модулів для виконання однорідних задач.

В програмі «Галактика» їх є чотири:

- «Контур административного управления»;

- «Контур оперативного управления»;

- «Контур управления производством»;

- «Контур бухгалтерского учета».

Модульний принцип побудови програми «Галактика» дозволяє залежно від виробничо-економічної необхідності використовувати окремі програмні модулі або комбінувати їх за умови встановлення всіх модулів програми.

Контур адміністративного управління – набір засобів для фінансового і господарського планування, фінансового аналізу, маркетингу, обліку і управління кадрами, управління документообігом.

Контур оперативного управління – контур, який забезпечує оперативний облік і охоплює різні задачі, пов’язані з організацією і управлінням виробничою і комерційною діяльністю підприємства.

Контур управління виробництвом – контур, що автоматизує процеси управління виробництвом продукції різних галузей промисловості, зокрема, таких як легка, харчова, машинобудівна, приладобудівна тощо.

Контур бухгалтерського обліку – це функціонально повна система ведення бухгалтерського обліку на підприємствах будь-яких форм власності і видів діяльності.

Складові контурів програми «Галактика» наведені в таблиці 2.

Таблиця 2 – Складові контурів програми «Галактика»

Контур	Складові контуру (модулі)
1 «Контур административного управления»	«Управление маркетингом» «Финансовое планирование» «Хозяйственное планирование, управление проектами» «Учет и управление кадрами» «Анализ финансовой и хозяйственной деятельности»
2 «Контур оперативного управления»	«Управление закупками (снабжение)» «Складской учет» «Управление продажами» «Автотранспорт» «Поставщики, получатели» «Управление консигнационным товаром» «Торговый зал» «Управление ремонтами»
3 «Контур управления производством»	«Технико-экономическое планирование» «Учет фактических затрат» «Техническая подготовка производства» «Производство»
4 «Контур бухгалтерского учета»	«Матценности» «Малоценка» «Основные средства» «Нематериальные активы» «Зарплата» «Касса» «ФРО» «Валюта» «Банк, отчеты» «Баланс, бухотчетность» «Консолидация» «ХозОперации»

Програма «Галактика» передбачає виконання попередніх дій з її налагодження: налагодження системних даних та робочого місця користувача.

Загальносистемне налагодження виконується в інтерфейсі модуля «Настройка»і передбачає налагодження оперативного і бухгалтерського контурів відповідно до специфіки господарської діяльності конкретного підприємства.

Перед початком роботи з будь-яким контуром програми необхідно заповнити загальносистемні каталоги та класифікатори: «Организации и банки», «Подразделения и склады», «Курсы валют», «Внешние классификаторы», «Внешние атрибуты».

При проведенні загальносистемного налагодження виконується налагодження ряду системних даних:

1 Налагодження звітного періоду бухгалтерії (дати початку звітного періоду). Початкова дата звітного періоду спочатку заноситься з клавіатури до загальносистемного налагодження, а потім автоматично змінюється при переході до нового місяця за допомогою функцій: «Отчетный период бух. контура»–«Новый месяц»–«Возврат».

Крім того, при переході до нового звітного періоду, виконуються такі дії:

– переоформлюються інвентарні картки основних засобів і нематеріальних активів з відображенням нарахованого за минулий місяць зносу; заносяться записи в «Архив износа и изменений»за минулий місяць;

– розраховуються значення залишків на початок нового місяця по всіх рахунках і додаються відповідні записи до таблиці «Сальдо на начало месяца»;

– за запитом знищуються платіжні документи з таблиць бази даних, сальдо й обороти якихпоказують дані за минулий термін збереження.

До переходу до нового звітного періоду за допомогою контуру необхідно виконати розрахунок амортизації основних засобів та нематеріальних активів і закрити тимчасові рахунки.

2 Налагодження базової валюти.

3 Заповнення каталогів, класифікаторів та довідників та введення назви і реквізитів підприємства.

Каталог– певний перелік елементів інформації, створений у відповідній послідовності у вигляді таблиць, який зберігається в базі даних. Як правило, він містить деяке полез назвою елемента каталогу та деяку кількість пов’язаних з ним полів, що містять характеристики (параметри) даного елементу каталогу. Найхарактерніше використання інформації каталогу– введення даних в інтерфейсах методом вибору з каталогу.

Класифікатор – набір даних в табличному вигляді, що зберігається в базі даних і описує деякі правила структурування інформації. В загальному вигляді інформація, що міститься в класифікаторі, дозволяє певним чином систематизувати дані каталогів або довідників. Часто каталоги, в яких зберігаються дані, впорядковані певним чином, називають класифікаторами. Наприклад класифікатор «Должности и профессии» в модулі «Учет и управление кадрами». Заповнення класифікаторів здійснюється на початку роботи, а коригування даних – за необхідністю.

Довідник – це сукупність інформації будь-якого вигляду, що зберігається у формі таблиць в базі даних. Відмінність від каталогу або класифікатору полягає в тому, що інформація довідників використовується для розрахунків, формування звітів, виведення інформації за запитом користувача, але ніяк не для введення даних методом вибору (наприклад, довідник рахунків). Довідкові дані містять у собі особові рахунки працівників, відомості про постійні доплати й утримання тощо. Вони зберігаються в базах даних протягом тривалого часу.

4 Введення структурної характеристики підприємства. Для введення назви підрозділів та складів підприємства призначений каталог «Подразделения и склады», який містить дані про всі структурні підрозділи даного підприємства. Доступ до каталогу здійснюється за допомогою команд: «Настройка» – «Заполнение каталогов» – «Подразделения и склады».

5 Заповнення поля «Вышестоящее подразделение»здійснюється в режимі вибору з існуючих підрозділів підприємства і визначає ієрархічну структуру підприємства.