Додатковий конспект
.pdfМожет быть, это преувеличение, но через какой-то десяток лет СБО могут стать главным инструментом разработчика средств управления и контроля.
Глядя в будущее, можно сказать, что комбинация методов ИИ может повысить мощь и устранить некоторые недостатки систем регулирования. Как говорит г-н фон Алтрок из Inform, "в будущем все эти технологии сольются воедино. Эта тенденция, окрещённая "маразмовым вычислением" (soft computing), вытекает из того факта, что каждая технология ИИ имеет свои сильные и слабые стороны. Продуманное сочетание этих методов может дать превосходные результаты".
Лекция 7.
КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ.
План лекции:
1.Анализ современных корпоративных информационных систем.
2.Комплексы управленческих задач, которые позволяют автоматизировать корпоративные информационные системы.
3.Состав и характеристика основных элементов программного продукта.
4.Автоматизация основных управленческих функций: планирования, организация, учет, контроль, координация.
1.Анализ современных корпоративных информационных систем.
Внастоящее время почти все государственные и коммерческие компании независимо от рода их деятельности нуждаются в правильной организации работ, постановке планирования, эффективных технологиях поддержки управленческих решений, информационном обеспечении руководителей, оформлению документации по международным стандартам ISO 9000, SEI CMM и пр. Для совершенствования управления компаниями, поддержки реализации функций корпоративного менеджмента успешно применяются автоматизированные информационные системы. Благодаря их использованию, по мнению исследования института МакКинзи, российская отрасль информационнотехнологических услуг имеет высокую производительность труда - порядка 70% от США. C внедрением таких средств осваиваются новые современные технологии управления, проводится оптимизация бизнес - процессов. Однако желательно, чтобы сложный бизнес-процесс управления организацией в целом декомпозировался на подпроцессы, которые мог бы делать любой минимально обученный сотрудник фирмы. Тогда устраняется хаос и начинает эффективно работать информационная система (ИС).
Корпоративные информационные системы
Многолетний опыт работы позволяет компании "Интерфейс Ltd." компетентно подходить к реализации крупных проектов по системной интеграции, поставке и внедрению корпоративных информационных систем ERPкласса. Предлагаемые решения позволяют автоматизировать такие направления хозяйственной деятельности предприятия, как производство, финансовые операции, сбыт, материально-техническое снабжение, складской учет, логистика, техническое и сервисное обслуживание, документооборот и т.д. Предлагаемые компанией "Интерфейс Ltd." решения полностью локализованы и адаптированы к требованиям российского законодательства:
iRenaissance компании Ross Systems - корпоративная информационная
система, предназначенная для решения большого круга задач в автоматизации управления предприятием. Система считается лучшим решением для отраслей с процессным типом производства: химическая и нефтехимическая, фармацевтическая, пищевая, целлюлозно-бумажная, металлургическая, производство строительных материалов и др. Система включает решения по планированию ресурсовx предприятия (ERP/MRPII), управлению персоналом,
финансами, материалами, производством и сбытом, логистическими цепочками (SCM), отношениями с клиентами (CRM), решения для электронной коммерции, сбора и анализа бизнес-информации. Благодаря системе iRenaissance предприятия могут оптимизировать управление внутренними операциями, внешними каналами, поставщиками, дистрибуторами и заказчиками.MFG/PRO компании QAD - корпоративная информационная система ERP-класса. Система предназначена для автоматизации процесса управления деятельностью средних и крупных промышленных предприятий с дискретным типом производства. Использование системы позволяет объединить все информационные ресурсы предприятия и предоставить их управленческому персоналу для повседневной работы и анализа. MFG/PRO поддерживает такие направления хозяйственной деятельности предприятия, как производство, финансовые операции, сбыт, материально-техническое снабжение, складское хозяйство, транспорт, техническое и сервисное обслуживание. Она обеспечивает полный цикл производства в таких отраслях индустрии, как машиностроение, производство товаров народного потребления, электроники и электротехники, промышленное производство.
DocsVision 3.6 компании DocsVision - это новая версия комплексной платформы DocsVision, разработанная на базе самых современных программных технологий и предназначенная для автоматизации процессов управления, документооборота и для создания интегрированных приложений. DocsVision - результат многолетней работы в области разработки приложений для автоматизации процессов управления и документооборота. Программная платформа DocsVision - это не только средство для внедрения современных практик управления компанией, но и первый шаг при создании инфраструктуры управления знаниями. Система DocsVision поддерживает модули криптографической защиты для обеспечения шифрования и электронной подписи документов, в частности, с использованием сертифицированных ФАПСИ средств "Крипто-Про". Система DocsVision является платформой, на которой реализован набор законченных приложений.
PayDox компании PayBot - система управления корпоративными документами и бизнес-процессами для малого и среднего бизнеса. Ее возможности с уклоном в общекорпоративные функции (расчет балансов платежных документов, создание отчетности, ведение учета, управление бизнесзадачами) превосходят возможности обычных систем документооборота, а эксплуатация и поддержка системы на порядок проще и удобнее. Система ориентирована на работу с платежными документами - ведение и учет платежных документов, создание отчетов о платежных балансах по договорам, создание отчетов о платежных балансах по предприятию, контроль исполнения платежей и отчеты о задолженностях. Администраторы системы и продвинутые пользователи смогут самостоятельно формировать новые типы документов и отчетов.
Следует подчеркнуть, что "Интерфейс Ltd." предлагает своим Заказчикам не просто полностью локализованную систему, но и ее установку, адаптацию к
реальным условиям конкретной организации, услуги по дальнейшей поддержке системы - все, вплоть до консалтинга и обучения персонала.
Когда нужна Корпоративная Информационная Система (КИС)?
Рано или поздно руководство любой компании сталкивается с проблемой систематизации информации и автоматизации процессов, работающих с информацией. Если на начальном этапе развития небольшой фирмы возможна ситуация, когда сотрудники компании используют стандартные офисные приложения, такие как, например, MS Office, для ведения складского, бухгалтерского, управленческого и других учетов, а руководству компании для принятия решения, подкрепленного достоверными данными, достаточно позвонить нужному сотруднику и попросить подготовить отчет в произвольной форме. То со временем рост объемов данных (по данным исследования объем информации, аккумулируемой компаниями, удваивается каждые 18 месяцев) ставит перед компанией задачу создания современной Корпоративной информационной системы, охватывающий все аспекты хозяйственной деятельности предприятия. То есть приобретение Корпоративной информационной системы не является самоцелью. Корпоративная информационная система, это лишь инструмент, который позволяет эффективно функционировать организации. Это касается работы, как рядовых исполнителей, так и менеджеров любого звена. Напрашивается аналогия с лопатой и комбайном. Имея пять соток земли, фермер в состоянии обрабатывать его, использую в качестве инструментов лопату и грабли. Увеличив свое хозяйство до пяти гектаров, ему уже не обойтись без комбайна. Комбайн в этом случае по-прежнему инструмент (не с точки зрения бухгалтерского учета), более совершенный, требующий знаний и навыков обращения с ним, но все же инструмент.
Зачем нужна Корпоративная Информационная Система (КИС)? Задачи, решаемые Корпоративной Информационной Системой (КИС)
Таким образом, приобретение Корпоративной Информационной Системы (КИС), это лишь приобретение инструмента, позволяющего сохранить управление над компанией либо повысить эффективность этого управления. "Автоматического управления", к сожалению, не бывает. Поэтому если после внедрения Корпоративной Информационной Системы (КИС) не ускоряется процесс сбора и обработки информации, не повышается достоверность и полнота данных, а руководство организации не получает новых данных, или не может правильно их использовать, то информация остается невостребованной, а это не приводит к повышению эффективности решений. Корпоративная Информационная Система (КИС) сама по себе не повышает прибыльность предприятия. Она может повысить эффективность и ускорить процесс обработки данных, может предоставить информацию для принятия решений. Увеличивают прибыльность эффективные решения на основе этой информации. Поэтому необходимо не только правильно выбрать и внедрить Корпоративную Информационную Систему (КИС), но и научиться ее использовать с максимальной отдачей. Причем понимание возможностей и способов использования Корпоративной Информационной Системы (КИС) должно
предшествовать, а точнее определять выбор, поставщика и процесс внедрения
Корпоративной Информационной Системы (КИС). Главное, что позволяет сделать Корпоративную Информационную Систему (КИС) - объединить информацию о деятельности предприятия. Для промышленного предприятия это - данные о производстве, финансах, закупках, сбыте. На основе полученной информации руководитель может оперативно корректировать и планировать деятельность предприятия. Он получает возможность увидеть все предприятие изнутри, посмотреть, как функционируют основные системы, где и за счет чего можно минимизировать издержки, что мешает увеличить прибыль. Также возрастает потребность и в аналитических свойствах Корпоративной Информационной Системы (КИС). Руководство холдингов заинтересовано в консолидации информации, поступающей из филиалов и центральных офисов их предприятий, а также в возможности проведения дистанционного мониторинга состояния всех подразделений.
Типовые цели проекта автоматизации
1. Оперативный доступ к достоверной, исчерпывающей информации, представленной в удобном виде, руководителей всех уровней управления предприятием; 2. Создание единого информационного пространства для всех уровней управления; 3. Упрощение регистрации данных и их обработку; 4. Избавление от двойной регистрации одних и тех же данных; 5. Регистрация информации там, где она действительно появляется, а не там где она стала необходимой, т.е. регистрация информации в режиме реального времени; 6. Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления; 7. Автоматизация консолидации данных для распределенной организационной структуры (холдингов).
Внедрение Корпоративной Информационной Системы (КИС)
Нередко Заказчик ожидает, что Корпоративная Информационная Система (КИС) сама внедрится и заработает на предприятии, но основной "особенностью" проектов является то, что ими нужно управлять.
Выбор поставщика Корпоративной Информационной Системы (КИС) Выбор поставщика Корпоративной Информационной Системы (КИС)
целесообразно производить в режиме коммерческого тендера, что позволяет максимально объективно анализировать предложения и вести предметный диалог с потенциальными поставщиками.
Выбор Корпоративной Информационной Системы (КИС)
При выборе Корпоративной Информационной Системы (КИС) нужно всегда руководствоваться исходной постановкой задачи. Не стоит пытаться отвечать на возникающие вопросы самому, исходя из прочитанных маркетинговых брошюр. На конкретные вопросы, касающиеся применимости
Корпоративной Информационной Системы (КИС) в каждом случае, должны отвечать специалисты поставщика, подтверждая каждый свой ответ соответствующей демонстрацией (показом действующей системы у других клиентов, настройкой контрольного примера и т. д.).
Сопровождение Корпоративной Информационной Системы (КИС) Условия сопровождения Корпоративной Информационной Системы
(КИС) необходимо оговаривать и фиксировать в договоре на покупку и внедрение Корпоративной Информационной Системы (КИС), либо одновременно подписывать отдельный договор на сопровождение, для того, чтобы заложить в смету затраты на сопровождение и зафиксировать стоимость этих услуг.
Оценка эффективности Корпоративной Информационной Системы (КИС)
В настоящий момент существуют 3 использующихся подхода к оценке эффективности инвестиций в реализацию Корпоративной Информационной Системы (КИС): бенчмаркинг (постфактум анализ результатов похожих проектов), экспертная оценка и применение метода сбалансированной оценочной ведомости (The Balanced Scorecard). Последний был разработан в 1990 году Дэвидом Нортоном и Питером Капланом и представляет собой современную методику анализа состояния компании, базирующуюся на нефинансовых показателях. Эта методика позволяет рассматривать Корпоративную Информационную Систему (КИС) как элемент компании, представляющий собой одно из главных стратегических преимуществ с точки зрения технологичности бизнеса, и оценивать итоговые экономические показатели в результате экспертного анализа качественных улучшений бизнес-процессов на всех уровнях управленческой иерархии. Однако очевидно, что точного преобразования из качества в количество добиться невозможно, поэтому и этот подход страдает определенным субъективизмом. Тем не менее, его применение, особенно с привлечением нескольких экспертов, является целесообразным. Дополнительно необходимо осознавать тот факт, что любой программный комплекс может оцениваться только применительно к конкретной задаче и никоим образом не сам по себе.
2. Комплексы управленческих задач, которые позволяют автоматизировать корпоративные информационные системы.
Ни для кого не секрет, что к автоматизации каждого процесса необходимо подходить строго индивидуально, с учетом множества факторов и особенностей ведения бизнеса. "Универсальные" решения для максимального соответствия поставленным задачам либо требуют серьезной доработки, либо не подходят вовсе. Несмотря на достаточно высокую стоимость подобных программных разработок, в подавляющем большинстве случаев расходы на них экономически оправданы.
Корпоративные информационные системы
Автоматизация в широком смысле подразумевает использование таких средств, как CRM (управление взаимоотношениями с клиентами), PM (управление персоналом), ERP (управление ресурсами предприятия) и многих других. В комплексе эти средства образуют единую Корпоративную
Информационную Систему. Перечислим основные задачи, решаемые Корпоративной Информационной Системой:
Упорядочение и оптимизация информационных потоков
* Разграничение доступа, информационная безопасность
* Оперативное взаимодействие удаленных сотрудников и филиалов
* Обеспечение удаленного управления процессами посредством Интернет
* Ведение статистики и получение отчетов в "режиме реального времени"
* Обеспечение возможности постановки задач сотрудникам и контроля результатов
* Повышение эффективности работы персонала
Разработка аналитических систем и хранилищ данных
Информационно-аналитические системы представляют собой надстройку над существующей в компании ИТ-инфраструктурой. Подобные системы позволяют собрать в едином хранилище данных сведения из различных учетных систем существующих на предприятии, что позволяет достичь быстрой отдачи без существенных затрат на замену программного обеспечения или внедрения комплексных ERP систем.
При построении информационно-аналитической системы могут решаться задачи корпоративной отчетности. Система корпоративной отчетности позволяет строить стандартные отчеты, а также получать оперативную аналитику в произвольных разрезах на основе данных поступающих из различных источников (баз данных на различных платформах, поддерживаемых различными учетными и информационными системами, используемыми в компании).
Если проанализировать состояние дел на рынке готовых корпоративных информационных систем (КИС), можно сделать вывод о том, внедрение КИС, имеющих контур «Логистика» и SCM – приложения, требует, как правило, значительной перестройки бизнес-процессов предприятия, больших затрат финансовых и человеческих ресурсов.
Как альтернативный подход к процессу информатизации логистики и управления цепями поставок для предприятия «Товары для офиса» была предложена идеология построения, в первую очередь, корпоративного хранилища данных и систем поддержки принятия решений. При этом, разрабатывая ЛИС, как составную часть корпоративной информационной системы, невольно охватываешь и задачи, которые выходят за пределы собственно поддержки логистики, так как логистическая информация органично вплетается в модули интегрированной системы управления предприятием, такие как:
-управление финансами в части управления затратами;
-управления продажами;
-управления взаимоотношениями с клиентами;
-управления документооборотом и т.д.
Поэтому начало разработки ЛИС было связано с ее аппаратной и программной основами, позволяющими решать весь комплекс задач, начиная от оперативного уровня и кончая уровнем стратегического планирования, наращивая
систему модулями по приоритетам, определяемым стратегией развития компании, в частности развивая SCM приложения.
Аппаратная схема информационной системы представлена на рисунке.
В разработанной системе можно выделить несколько уровней ее организации: сетевой, серверный и уровень программного обеспечения.
Сетевая организация информационной системы – это тот набор коммуникационного оборудования и линий связи, при помощи которого все элементы информационной системы объединяются в единое информационное пространство. Данный уровень является одним из основополагающих, так как от надежности и безотказности его работы зависит работа всей информационной системы.
3. Состав и характеристика основных элементов программного продукта.
Перефразируя знаменитого классика, можно сказать, что с точки зрения системного аналитика все организации весьма похожи друг на друга. В структуру каждой из них, независимо от рода деятельности, входят многочисленные подразделения, непосредственно осуществляющие тот или иной вид деятельности компании, а также дирекция, бухгалтерия, канцелярия и т.д. Подразделения компании пронизаны вертикальными и горизонтальными связями, они обмениваются между собой информацией, а также выполняют отдельные части одной "большой работы". При этом некоторые из подразделений, например, дирекция, финансовые и снабженческие службы взаимодействуют с внешними партнерами (банк, налоговая инспекция, поставщики и т.д.), а также филиалами самой компании.
Таким образом, любая организация - это совокупность взаимодействующих элементов (подразделений), каждый из которых может иметь свою структуру. Элементы связаны между собой функционально, т.е. они выполняют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса, а также информационно, обмениваясь документами, факсами, письменными и устными распоряжениями и т.д. Кроме того, эти элементы взаимодействуют с внешними системами, причем их взаимодействие также может быть как информационным, так и функциональным. И эта ситуация справедлива практически для всех организаций, каким бы видом деятельности они не занимались - для правительственного учреждения, банка, промышленного предприятия, коммерческой фирмы и т.д.
Такой общий взгляд на организацию позволяет сформулировать некоторые общие принципы построения корпоративных информационных систем, т.е. информационных систем в масштабе всей организации, что и попытается сделать автор статьи, не претендуя, однако, на 100%-ую полноту. Обсуждаемые подходы и представление о том, какой должна быть корпоративная информационная система крупной организации, прошли тщательную экспертизу и проверку практикой в проектах, выполненных автором и коллегами за последние несколько лет.
2. Структура корпоративной информационной системы
Как же подойти к созданию корпоративной информационной системы и на какие вопросы необходимо ответить? Разрабатывать ли все приложения самим или попробовать собрать вместе уже готовые программные решения и что в этом аспекте предлагает Российский рынок?
Попытаемся ответить на поставленные вопросы, выделив основные этапы процесса создания корпоративной информационной системы:
I. Прежде всего необходимо провести информационное обследование организации.
II. По результатам обследования выбрать архитектуру системы и аппаратнопрограммные средства ее реализации.
По результатам обследования выбрать и/или разработать ключевые компоненты информационной системы (рис.2), коими являются:
III. Система управления корпоративной базой данных
IV. Система автоматизации деловых операций и документооборота V. Система управления электронными документами
VI. Специальные программные средства
VII. Системы поддержки принятия решений.
Рассмотрим последовательно каждый из перечисленных этапов.
Этап I. Информационное обследование
Информационная система нужна организации для того, чтобы обеспечивать информационно-коммуникационную поддержку ее основной и вспомогательной деятельности. Поэтому прежде, чем вести речь о структуре и функциональном наполнении информационной системы, необходимо разобраться в целях и задачах самой организации, чтобы понять, что же нужно автоматизировать.
Какова миссия компании, т.е. для чего компания создана, и к чему она стремится в своей деятельности? Каковы направления ее деятельности? Какова структура компании, какие функции выполняют ее подразделения и как они взаимодействуют между собой ? Только ответив на все эти вопросы можно переходить к обсуждению того, какие функции должна выполнять корпоративная информационная система, какие аппаратные и программные средства должны быть включены в нее, чтобы автоматизировать функции, выполняемые подразделениями компании и т.д.
Ответы на поставленные вопросы можно получить только после детального
информационного обследования компании, целями которого являются:
формулировка и описание функций каждого подразделения компании, а также решаемые ими задачи;
описание технологии работы "как есть" каждого из подразделений компании и понимание, что необходимо автоматизировать и в какой последовательности;
исходя из миссии и направлений деятельности компании, описание технологии работы "как надо" каждого из подразделений и связанных с ними информационных потоков;
отображение технологии "как надо" на структуру компании, определение ее функционального состава и количества рабочих мест в каждом структурном подразделении компании, а также описание функций, которые выполняются (автоматизируются) на каждом рабочем месте;
описание основных путей и алгоритмы прохождения входящих, внутренних и исходящих документов, а также технологии их обработки.
Результатом обследования являются модели деятельности компании и ее информационной инфраструктуры, на базе которых разрабатываются проект корпоративной информационной системы, требования к программно-аппаратным средствам и спецификации на разработку прикладного программного обеспечения, если в этом есть необходимость.
Видеальной ситуации обследование должны проводить профессиональные аналитики совместно с представителями обследуемой компании. Это позволяет сократить время обследования, не потеряв качества, и научить представителей компании-клиента, что и как необходимо делать в процессе обследования, с тем, чтобы в дальнейшем они смогли бы выполнять эту работу самостоятельно.
Важно правильно выбрать инструментальные программные средства для проведения обследования. Они должны базироваться на методологиях, которые позволяют строить модели деятельности компании, а также формально описывать информационное пространство, в котором работает компания. На Российском рынке эти средства представлены, и среди них необходимо отметить Design/IDEF (MetaSoft), S-Designor (Powersoft Corp.), PB Win и ER Win (Logic Works), Designer/2000 (Oracle Corp).
Модели работы компании, построенные в процессе обследования, позволяют не только спроектировать информационную систему, но и провести анализ деятельности с организационной и структурной точек зрения.