5. Інші елементи організації

Стандартні процедури в організації - правила виконання завдань у різних ситуаціях. Вони охоплюють всі сторони функціонування організації, починаючи від технологічних операцій по складанню документів на вироблену продукцію і кінчаючи розглядом скарг споживачів.

Субкультура будь-якої організації - сукупність подань, принципів, типів поводження. Особливу роль відіграє важлива її складова - інформаційна культура фахівця. Це також повинне знайти відбиття в інформаційній системі.

Приклад 5.У фірмі, яка надає туристичні послуги, прийняте наступне правило - клієнт обслуговується в порядку черговості. Виходить, і інформаційна система повинна обробляти й видавати інформацію, аналізуючи час надходження заявки клієнта.

Існує взаємозалежність між стратегією, правилами, процедурами організації й апаратними, програмними, телекомунікаційної частинами інформаційної системи. Тому важливою на етапі впровадження і проектування інформаційних систем є активна участь менеджерів, які визначають коло передбачуваних для вирішення проблем, завдань і функцій у своїй предметній області.

Слід відмітити також, що інформаційні системи самі по собі доходу не приносять, але можуть сприяти його одержанню. Вони можуть виявитися дорогими і, якщо їхня структура й стратегія використання не були ретельно продумані, навіть марними. Впровадження інформаційних систем пов'язане з необхідністю автоматизації функцій працівників, а виходить, сприяє їхньому вивільненню. Може також з’явитись необхідність в організаційній зміні у структурі фірми, яка, коли не врахований людський фактор і не обрана правильна соціальна й психологічна політика, часто проходить дуже важко й болісно.

6. Приклади інформаційних систем

Інформаційна система по відшуканню ринкових ніш. При покупці товарів у деяких фірмах інформаційна система реєструє дані про покупця, що дозволяє:

• визначати групи покупців, їхній склад і запити, а потім орієнтуватися у своїй стратегії на найбільш численну групу;

• посилати потенційним покупцям різні пропозиції, рекламу, нагадування;

• надавати постійним покупцям товари й послуги в кредит, із знижкою, з відстрочкою платежів.

Інформаційні системи, що прискорюють потоки товарів. Припустимо, фірма спеціалізується на поставках продуктів у певну установу, наприклад у лікарню. Як відомо, мати більші запаси продуктів на складах фірми дуже невигідно, а не мати їх неможливо. Для того щоб знайти оптимальне рішення цієї проблеми, фірма встановлює термінали в установі, яку обслуговує, і підключає їх до інформаційної системи. Замовник прямо з терміналу вводить свої побажання за наданим йому каталогом. Ці дані надходять в інформаційну систему з обліку замовлень. Менеджери, роблячи вибірки за замовленнями, що надійшли, приймають оперативні управлінські рішення з доставки замовникові потрібного товару за короткий проміжок часу. У такий спосіб заощаджуються великі гроші на зберігання товарів, прискорюється і спрощується потік товарів, відслідковуються потреби покупців.

Інформаційні системи по зниженню витрат виробництва. Ці інформаційні системи, відслідковуючи всі фази виробничого процесу, сприяють поліпшенню керування і контролю, більш раціональному плануванню і використанню персоналу й, як наслідок, зниженню собівартості виробленої продукції й послуг.

Приклад 6.Інформаційна система, встановлена у фірмі по найму автомашин, відслідковує місцезнаходження, вартість і технічний стан парку прокатних машин. Це дозволяє мінімізувати втрати від простою й порожнього прогону для кожної автомашини, перерозподіляючи пропозиції відповідно до попиту.

Інформаційні системи автоматизації технології ("менеджмент уступок"). Суть цієї технології полягає в тому, що, коли доход фірми залишається в рамках рентабельності, споживачеві робляться різні знижки залежно від кількості й тривалості контрактів. У цьому випадку споживач зацікавлений у взаємодії з фірмою, а фірма тим самим залучає додаткове число клієнтів. Якщо ж клієнт не бажає взаємодіяти з даною фірмою і переходить на обслуговування до іншої, то його витрати можуть зрости через втрату надаваних йому раніше знижок.

Приклад 7.Інформаційні система із продажу авіаквитків дозволяє проаналізувати архівні дані за багато років, оцінити перспективи наповнення салону, призначити розумну ціну на кожне місце, знизити кількість непроданих квитків та ін. Вона резервує кожне місце на літак у США за три місяці до польоту в 1,5 рази, тобто два місця резервуються за трьома пасажирами.

Приклад 8.Інформаційна система банку забезпечує всі види оплат по рахунках його клієнтів. Вона навмисне зроблена несумісної з інформаційними системами інших банків. Таким чином, клієнт попадає в коло послуг банку, з якого йому важко вийти. В обмін банк пропонує йому різні знижки й безкоштовні послуги.

Контрольні питання:

1. Перерахуйте завдання, які повинна вирішувати ІС?

2. З чого починається побудова ІС?

3. Дайте визначення „інформаційної технології”.

4. Назвіть основну мету ІТ.

5. Що таке „економічна ІС”?

6. Назвіть управлінські функції.

7. Сформулюйте, що таке „ухвалення рішень”?

8. Для чого потрібна система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту?

9. Опишіть структуру керування організації.

10. Наведіть приклади ІС.