2. Структура керування організацією

Координація роботи всіх підрозділів організації здійснюється через органи керування різного рівня. Під керуванням розуміють забезпечення поставленої мети за умови реалізації таких функцій:

• організаційної,

• планової,

• облікової,

• аналізу,

• контрольної,

• стимулювання.

Розглянемо зміст управлінських функцій.

Організаційна функція полягає в розробці організаційної структури й комплексу нормативних документів: штатного розкладу фірми, відділу, лабораторії, групи й т.п. із вказівкою підпорядкованості, відповідальності, сфери компетенції, прав, обов'язків і т.п. Найчастіше це викладається в положенні про відділ, лабораторію або посадові інструкції.

Планування (планова функція) складається в розробці й реалізації планів по виконанню поставлених завдань. Наприклад, бізнес-план для всієї фірми, план виробництва, план маркетингових досліджень, фінансовий план, план проведення науково-дослідної роботи й т.д. на різні строки (рік, квартал, місяць, день).

Облікова функція полягає в розробці або використанні вже готових форм і методів обліку показників діяльності фірми: бухгалтерський облік, фінансовий облік, управлінський облік і т.п. У загальному випадку облік можна визначити як одержання, реєстрацію, нагромадження, обробку й надання інформації про реальні господарські процеси.

Аналіз або аналітична функція зв'язується з вивченням підсумків виконання планів і замовлень, визначенням факторів, що впливають, резервів, вивченням тенденцій розвитку й т.д. Виконується аналіз різними фахівцями залежно від складності й рівня аналізованого об'єкта або процесу. Аналіз результатів господарської діяльності фірми за рік і більше проводять фахівці, а на рівні цеху, відділу - менеджер цього рівня (начальник або його заступник) спільно з фахівцем-економістом.

Контрольна функція найчастіше здійснюється менеджером: контроль за виконанням планів, витратою матеріальних ресурсів, використанням фінансових засобів і т.п.

Стимулювання або мотиваційна функція припускає розробку й застосування різних методів стимулювання праці підлеглих працівників:

• фінансові стимули - зарплата, премія, акції, підвищення в посаді й т.п.;

• психологічні стимули - подяки, грамоти, звання, ступеня, дошки пошани й т.п.

В останні роки у сфері керування все активніше стали застосовувати поняття "ухвалення рішення" і пов'язані з цим поняттям системи, методи, засоби підтримки прийняття рішень.

Ухвалення рішення - акт цілеспрямованого впливу на об'єкт керування, заснований на аналізі ситуації, визначенні мети, розробці програми досягнення цієї мети.

3. Система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту

Основною передумовою організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту (СОІЗМ) є функціонування системи автоматизованого збирання, опрацювання та зберігання інформації.

Підприємствам, які є ієрархічними структурами, притаманне застосування багаторівневих інтегрованих ІС. При цьому слід мати на увазі, що ієрархічні структури - це структури, які характеризуються багаторівневим управління і обмеженими обсягами управління на кожному рівні. Крім цього ІС різних рівнів і ознак у свою чергу можуть поділятись на системи нижчого рівня, так звані підсистеми. Ці підсистеми відрізняються за певними ознаками і відповідають конкретним цілям і завданням управління.

Одною з таких підсистем і є СОІЗМ, а якій використовуються комплекси АРМ для отримання інформації в ритмі виробництва. Важливою функцією цієї системи є забезпечення менеджерів регламентуючою інформацією.

Формування таблиці регламентуючої інформації - важливий етап в організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту. Цей процес дуже відповідальний і трудомісткий.

Послідовність цього процесу наведено на рис.1.

Рис.1. Послідовність процесу формування таблиці регламентуючої інформації

Особливістю використання таблиці регламентуючої інформації є те, що з неї виділяється спеціальна її частина, яка, з одного боку, призначена лише для менеджерів, функції яких пов’язані з конкретним об’єктом управління, з іншого - виділяються об’єкти інформації, які пов’язані з конкретним об’єктом управління.