Порядок взаємодії між структурними підрозділами органів державної податкової служби з питань реєстрації та обліку платників податків
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державної податкової адміністрації України
№ 110
З змінами від 10.12.2009 року нак№698
З змінами від 23.02.2010 року нак№100
З змінами від 07.10.2010 року нак№776
Порядок взаємодії між структурними підрозділами органів державної податкової служби з питань реєстрації та обліку платників податків
Загальні положення
З метою налагодження дієвої взаємодії між структурними підрозділами органів державної податкової служби (далі – органи ДПС) при організації обліку платників податків встановлюється такий порядок співпраці щодо якісного виконання взаємопов’язаних завдань і функцій.
Робота з реєстрації та обліку платників податків в органах ДПС здійснюється працівниками підрозділів реєстрації та обліку платників податків відповідно до структури, яка затверджується в установленому порядку.
Працівникам структурних підрозділів органу ДПС, до посадових обов’язків яких входить взаємодія при організації реєстрації та обліку платників податків, забезпечується доступ до даних про платників податків Автоматизованої інформаційної системи “Реєстр платників податків” (далі – АІС “РПП”) із дотриманням нормативних документів щодо порядку надання доступу до інформаційних ресурсів органів ДПС.
Працівники структурних підрозділів органу ДПС при організації реєстрації та обліку платників податків в обов'язковому порядку дотримуються вимог нормативно – правових актів, що регламентують порядок реєстрації платників податків.
Основними нормативно – правовими актами ДПА України з питань реєстрації та обліку платників податків є:
Порядок обліку платників податків, зборів (обов'язкових платежів), затверджений наказом Державної податкової адміністрації України від 19.02.98 № 80, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 16.03.98 за № 172/2612 (в редакції наказу ДПА України від 17.11.98 № 552), із змінами (далі – Порядок обліку);
Порядок взаємодії суб'єктів інформаційного обміну щодо надання та використання відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, затверджений наказом Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва, Державної податкової адміністрації України, Державного комітету статистики України від 07.12.2005 № 121/560/406, постановою правління Пенсійного фонду України від 07.12.2005 № 23-3, постановою правління Фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття від 07.12.2005 № 368, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 16.12.2005 за № 1523/11803;
Положення про реєстрацію платників податку на додану вартість, затверджене наказом ДПА України від 01.03.2000 № 79, зареєстроване в Міністерстві юстиції України 03.04.2000 за № 208/4429, із змінами (далі – Положення про ПДВ);
Положення про порядок реєстрації та обліку постійних представництв нерезидентів в Україні як платників податку на прибуток, затверджене наказом ДПА України від 12.08.97 № 293, зареєстроване в Міністерстві юстиції України 21.08.97 за № 331/2135 (у редакції наказу ДПА України від 16.01.98 № 23), із змінами (далі – Положення про постійні представництва);
Положення про Реєстр неприбуткових організацій та установ, затверджене наказом ДПА України від 11.07.97 № 232, зареєстроване в Міністерстві юстиції України 06.08.97 за № 291/2095, із змінами (далі – Положення про неприбуткові організації);
Порядок присвоєння реєстраційних (облікових) номерів платників податків, затверджений наказом ДПА України від 03.08.98 № 380, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 01.09.98 за № 540/2980, із змінами;
Порядок подання фінансовими установами органам державної податкової служби повідомлень про відкриття/закриття рахунків платників податків і зборів (обов'язкових платежів) та заповнення розрахункових документів у разі сплати (стягнення) платежів до бюджету або повернення платежів з бюджету, затверджений наказом ДПА України від 01.07.2002 № 301, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 06.09.2002 за № 735/7023, із змінами (далі – Наказ № 301);
Порядок подання податковим органам Повідомлення про відкриття (закриття) рахунків у фінансових установах, затверджений наказом ДПА України від 01.08.2001 № 306, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 31.10.2001 за № 923/6114, із змінами (далі – Наказ № 306);
Положення про картку фізичної особи - платника податків, затверджене наказом ДПА України від 27.01.98 № 43, зареєстроване в Міністерстві юстиції України 19.02.98 за № 124/2564, із змінами;
Порядок унесення відмітки до паспорта громадянина України щодо ідентифікаційного номера фізичної особи - платника податків та інших обов'язкових платежів, затверджений наказом Державної податкової адміністрації України, Міністерства внутрішніх справ України від 19.10.2004 № 602/1226, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 20.10.2004 за № 1345/9944, із змінами;
Інструкція про порядок і умови передачі державним податковим інспекціям інформації для реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів, затверджена наказом Головної державної податкової інспекції України від 31.07.95 № 66, зареєстрована в Міністерстві юстиції України 07.08.95 за № 289/825, із змінами;
Інструкція про організацію роботи державних податкових інспекцій при реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів, затверджена наказом Головної державної податкової інспекції України від 05.10.95 № 76, зареєстрована в Міністерстві юстиції України 19.10.95 за № 382/918, із змінами;
Типова інструкція з діловодства в органах державної податкової служби України, затверджена наказом ДПА України від 01.07.98 № 315, із змінами (далі – Типова інструкція з діловодства).
Організація роботи щодо реєстрації та обліку платників податків
Взяття на облік юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців як платників податків, зборів (обов'язкових платежів) в органах ДПС здійснюється на підставі відомостей з реєстраційної картки, наданих державним реєстратором згідно із Законом України від 15.05.2003 № 755 “Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців”, не пізніше наступного робочого дня з дня отримання зазначених відомостей органом ДПС. Окрім того, за бажанням платника податків взяття на облік може бути здійснене на підставі його заяви за ф. № 1-ОПП або за ф. № 5-ОПП та документів, визначених пунктами 4.9, 5.3 Порядку обліку.
Взяття на облік платників податків, для яких законом установлені особливості їх державної реєстрації та які не включаються до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців (далі - ЄДР), здійснюється не пізніше наступного робочого дня з дня отримання від них відповідної заяви за ф. № 1-ОПП або за ф. № 5-ОПП та документів, визначених пунктами 4.9 – 4.11 та 5.9 Порядку обліку. До такої групи платників податків відносяться військові частини, відокремлені підрозділи юридичних осіб – нерезидентів, приватні нотаріуси, адвокати, нерезиденти - виконавці проектів міжнародної технічної допомоги та інші.
Взяття на облік договорів про спільну діяльність здійснюється після отримання від уповноваженої особи заяви за ф. № 1-ОПП та документів, визначених підпунктом 4.12.2 пункту 4.12 Порядку обліку з урахуванням таких особливостей.
Підрозділ реєстрації та обліку платників податків у день отримання від уповноваженої особи зазначених документів передає їх до підрозділу оподаткування юридичних осіб для надання висновку щодо відповідності договору про спільну діяльність положенням пункту 7.7 статті 7 Закону України „Про оподаткування прибутку підприємств”. Висновок підписується начальником підрозділу оподаткування юридичних осіб та протягом двох робочих днів надається до підрозділу реєстрації та обліку платників податків.
Якщо договір про спільну діяльність відповідає положенням пункту 7.7 статті 7 Закону України „Про оподаткування прибутку підприємств”, то у день отримання висновку підрозділ реєстрації та обліку платників здійснює взяття на облік уповноваженої особи з наданням номера із ТРДПАУ для ведення податкового обліку результатів спільної діяльності окремо від обліку результатів іншої господарської діяльності.
Якщо договір про спільну діяльність не відповідає положенням пункту 7.7 статті 7 Закону України „Про оподаткування прибутку підприємств”, то про це зазначається у висновку з відповідними обґрунтуваннями. У день отримання такого висновку підрозділ реєстрації та обліку платників направляє уповноваженій особі мотивовану відмову у взятті на облік договору про спільну діяльність із зазначенням того, що кожний учасник договору перебуває на обліку в органах ДПС та виконує обов'язки платника податків самостійно. Відмова підписується керівником (заступником керівника) органу ДПС”.
Заяви від платників податків за ф. № 1-ОПП або за ф. № 5-ОПП приймаються підрозділами реєстрації та обліку платників податків. Згідно з підпунктом 3.3.10 пункту 3.3 розділу 3 Типової інструкції з діловодства реєстрація документів з обліку платників податків здійснюється підрозділом реєстрації та обліку платників податків відповідно до Порядку обліку.
Довідка про взяття на облік платника податків за ф. № 4-ОПП, яка є єдиним документом, що підтверджує взяття на облік в органі ДПС, надсилається платнику податків підрозділом реєстрації та обліку платників податків наступного робочого дня з дня взяття на облік. Довідка про взяття на облік не потребує додаткової реєстрації у загальному відділі чи канцелярії органу ДПС. Така довідка направляється органом ДПС за зареєстрованим місцезнаходженням платника податків. У разі наявності в органу ДПС достатнього фінансування на поштові відправлення, довідка направляється з повідомленням про вручення.
Процедури взяття на облік платників податків, внесення відповідних записів до журналів за ф. № 2-ОПП (ф. № 7-ОПП) та внесення відомостей до Єдиного банку даних про платників податків – юридичних осіб (далі - Єдиний банк даних юридичних осіб) або Реєстру фізичних осіб – платників податків – підприємців (далі – Реєстр фізичних осіб) визначені у розділах 4 – 6 Порядку обліку.
Підрозділ реєстрації та обліку платників податків формує реєстраційну частину облікової справи платника податків, на обкладинці якої зазначається його ідентифікаційний код за ЄДРПОУ / реєстраційний (обліковий) номер із ТРДПАУ / номер ДРФО, скорочена назва (прізвище, ім'я, по батькові) платника податків, дата взяття на облік. Реєстраційні частини облікових справ платників податків - юридичних осіб зберігаються у підрозділі реєстрації та обліку платників податків, а також у разі наявності можуть зберігатися в окремо виділених архівах зі штатними архіваріусами. Документи, що стосуються договору про спільну діяльність, зберігаються в обліковій справі уповноваженої особи.
Підрозділ реєстрації та обліку платників податків не пізніше наступного робочого дня після взяття платника податків на облік друкує та передає списки платників податків, узятих на облік, до підрозділів оподаткування юридичних осіб за формою, визначеною у додатку 1, для подальшого контролю за поданням ними податкової звітності. Підрозділи оподаткування формують облікову справу (звітну частину) на кожного платника податків та забезпечують її ведення. Звітна частина облікової справи складається з:
декларацій, розрахунків, звітів, які подані платником податків у паперовому вигляді, та копії договору про визнання електронних документів у разі подання звітності у електронному вигляді з використанням надійних засобів електронного цифрового підпису;
актів (довідок) перевірок;
інших документів
Підрозділ реєстрації та обліку платників податків після взяття на облік фізичної особи – підприємця або іншої самозайнятої особи, яка здійснює незалежну професійну діяльність (нотаріус, адвокат та інші), формує його облікову справу з переліком документів, визначених Порядком обліку, яка зберігається до ліквідації платника податків або зняття його з обліку в одному органі ДПС і взяття на облік в іншому, тобто у випадку зміни місця проживання платника податків (із зміною адміністративного району). При передачі облікових справ до підрозділу оподаткування фізичних осіб складається список платників податків фізичних осіб – підприємців та інших самозанятих осіб, узятих на облік, за формою, встановленою у додатку 2. Облікова справа з описом документів на другий день після взяття платника податків на облік закріплюється за інспектором, про що робиться відмітка в журналі за ф. № 7-ОПП. Реєстраційна і звітна частина облікової справи зберігається в підрозділі оподаткування фізичних осіб.
Наступного робочого дня після взяття на облік платників податків (юридичних осіб та самозайнятих осіб) підрозділ реєстрації та обліку платників податків передає списки платників податків, взятих на облік (додаток 1, 2) до підрозділу податкової міліції для реалізації покладених законом повноважень та підтвердження місцезнаходження платників. З цією метою підрозділам податкової міліції має бути забезпечено робоче місце користувача АІС “РПП”.
Другі примірники переданих списків (додатки 1, 2) із відміткою про їх отримання підрозділом, до якого вони передані, підшиваються в окремі папки та зберігаються у підрозділі реєстрації та обліку платників податків. Такі папки формуються окремо для зберігання списків юридичних осіб та самозайнятих осіб, кожна має номенклатурний номер та закривається у кінці календарного року.
Рішення про проведення заходів щодо підтвердження місцезнаходження платників – юридичних осіб, взятих на облік, приймається підрозділами податкової міліції в залежності від категорії ризику платника податків. В обов’язковому порядку підтверджується місцезнаходження платників податків – юридичних осіб, засновниками та посадовими особами яких є громадяни інших країн, засновниками яких є юридичні особи – нерезиденти, а також які зареєстровані за адресами масової реєстрації. За результатами перевірки місцезнаходження платника податків – юридичної особи підрозділ податкової міліції у десятиденний строк від дня надходження списків платників податків, взятих на облік, передає підрозділу реєстрації та обліку платників податків довідку про встановлення місцезнаходження платника податків за формою, затвердженою наказом ДПА України від 17.05.2010 № 336 „Про затвердження Положення про організацію взаємодії підрозділів податкової міліції з іншими структурними підрозділами органів державної податкової служби для встановлення місцезнаходження платника податків. Така довідка підшивається до реєстраційної частини облікової справи платника податків.
Щодо юридичних осіб, включених до ЄДР, якщо підрозділами податкової міліції підтверджено відсутність такої особи за місцезнаходженням, підрозділом реєстрації та обліку платників податків за рішенням керівника (заступника керівника) органу ДПС надсилається до відповідного державного реєстратора (органу державної реєстрації) повідомлення про відсутність платника податків за місцезнаходженням за ф. № 18-ОПП у порядку, визначеному підпунктом 5.2.5 пункту 5.2 цього Порядку.
Взаємодія підрозділів органів ДПС при реєстрації постійних представництв нерезидентів як платників податку на прибуток здійснюється у такому самому порядку та відповідно до норм Положення про постійні представництва із урахуванням пункту 6.1 розділу 6 Порядку обліку.
Організація роботи щодо обліку неприбуткових організацій і установ
Реєстрація організації як неприбуткової здійснюється згідно із Положенням про неприбуткові організації за умови перебування її на обліку в органі ДПС. Для реєстрації організація або установа подає до органу ДПС реєстраційна заяву платника податку за ф. № 1-РН, яка реєструється в канцелярії як вхідний документ на загальних підставах. Після реєстрації заява передається до підрозділу оподаткування юридичних осіб для прийняття рішення про включення платника до Реєстру неприбуткових організацій та установ (далі - Реєстр). Підрозділ оподаткування юридичних осіб веде окремий журнал обліку заяв за ф. № 1-РН (додаток 4).
За результатами розгляду реєстраційної заяви за ф. № 1-РН можуть бути прийняті рішення за формою згідно з додатком 2 до Положення про неприбуткові організації про:
внесення неприбуткової організації (установи) до Реєстру;
відмову у включенні неприбуткової організації (установи) до Реєстру.
Рішення готується підрозділом оподаткування юридичних осіб у двох примірниках. Перший примірник рішення про внесення, виключення, відмову у включенні організації (установи) до Реєстру надається організації або установі. Другий передається для зберігання в реєстраційній частині облікової справи платника податків разом із реєстраційною заявою. У розділі 8 реєстраційної заяви вказуються прізвище, ім'я та по батькові працівника підрозділу оподаткування юридичних осіб, відповідального за реєстрацію, проставляється підпис такої особи та зазначається дата. Також цей працівник у реєстраційній заяві за ф. № 1-РН заповнює розділ 4 “Дані про державну реєстрацію” таким чином:
у разі відмови у включенні організації (установи) до Реєстру у розділі 4 заяви у графі “ознака неприбуткової організації” вказується “відмовлено” та дата рішення про відмову;
у разі прийняття рішення про внесення організації (установи) до Реєстру у графі “ознака неприбуткової організації” вказується код ознаки неприбуткової організації, дата рішення про її присвоєння. Порядок визначення структури ознаки неприбуткових установ (організацій) затверджений наказом ДПА України від 03.07.2000 № 355, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 27.07.2000 за № 451/4672, із змінами.
Якщо організації присвоєно ознаку неприбуткової, підрозділ реєстрації та обліку платників податків заносить дані до Реєстру та проставляє у розділі 8 реєстраційної заяви відмітку про внесення до Реєстру.
Виключення неприбуткової організації або установи з Реєстру відбувається на підставі рішення органу ДПС за формою згідно з додатком 2 до Положення про неприбуткові організації у разі порушення неприбутковою організацією або установою Закону та/або інших законодавчих актів про неприбуткові організації відповідно до розділу 5 Положення про неприбуткові організації або у разі ліквідації.
Після прийняття рішення про виключення організації із Реєстру підрозділ оподаткування юридичних осіб готує та надсилає це рішення платнику податків. Другий примірник такого рішення передається до підрозділу реєстрації та обліку платників податків, на підставі якого підрозділом реєстрації та обліку платників податків вносяться відомості до Реєстру про виключення організації або установи з Реєстру шляхом зазначення дати скасування наданої їй ознаки неприбуткової організації або установи. Датою скасування ознаки неприбутковості є дата рішення про виключення із Реєстру.
Після внесення даних до Реєстру на копії рішення про виключення із Реєстру зазначається: "Скасовано ознаку неприбутковості в Реєстрі", прізвище, ім'я та по батькові працівника, який вводив дані в автоматизовану систему, ставиться дата та підпис такого працівника. Копія рішення про виключення із Реєстру зберігається в реєстраційній частині облікової справи платника податків.
Якщо платник податків, зареєстрований як неприбуткова організація, здійснив державну реєстрацію зміни найменування (назви), організаційної форми, змін до установчих документів (статуту), був перепідпорядкований чи реорганізований (у тому числі і для бюджетних організацій), то підрозділ реєстрації та обліку платників податків інформує про такі зміни підрозділ оподаткування юридичних осіб для розгляду питання подальшого перебування платника в Реєстрі. Переліки таких платників податків надаються у вигляді службової записки по мірі надходження інформації про означені зміни із ЄДР. Контроль за поданням платником податків заяви за ф. № 1-РН з позначкою “Зміни” чи “Доповнення” здійснює підрозділ оподаткування юридичних осіб.
Організація роботи щодо зараховування платників податків до категорії платників окремих податків
Якщо відповідно до законодавства у платника податків, окрім обов'язків щодо подання податкових декларацій (розрахунків, звітів) та/або нарахування, утримання або сплати (перерахування) податків, зборів, інших обов'язкових платежів на території територіальної громади за своїм місцезнаходженням, виникають такі обов'язки на території іншої територіальної громади, то в органі ДПС, відповідному цій території, такий платник податків зараховується до категорії платників окремих податків.
Зарахування платника податків до категорії платників окремих податків за місцезнаходженням підрозділів чи об'єктів платника податків, розташованих на території іншої територіальної громади, ніж юридична особа, здійснюється у порядку, визначеному розділом 9 Порядку обліку, про що вносяться відомості до Єдиного банку даних юридичних осіб або Реєстру фізичних осіб.
Платник податків зараховується органом ДПС до категорії платників окремих податків за місцезнаходженням його підрозділів, земельних ділянок, родовищ корисних копалин, джерел забруднення навколишнього природного середовища, об'єктів рухомого або нерухомого майна, транспортних засобів, гастрольних заходів тощо, розташованих на територіях інших територіальних громад, ніж юридична особа.
Зарахування платника податків до категорії платників окремих видів податків здійснюється підрозділами реєстрації та обліку платників податків на підставі документів, отриманих від підрозділів оподаткування юридичних (фізичних) осіб, інших підрозділів. Останні підрозділи з урахуванням рекомендацій щодо повноти охоплення обліком платників відповідних податків у разі отримання документів про видачу патентів, реєстрацію (обліку) РРО, розрахунок по платі за землю чи воду, податку з власників транспортних засобів і т. ін., перевіряють їх комплектність і відповідність вимогам нормативних актів стосовно обліку об’єктів оподаткування, приймають рішення про взяття на облік, формують облікову справу платника окремих податків.
Облікові справи платників окремих податків разом із переліком таких справ (додаток 5) не пізніше наступного робочого дня від дня прийняття рішення про зарахування платників податків до категорії платників окремих податків передаються до підрозділу реєстрації та обліку платників податків для внесення інформації про платників податків до районного рівня Єдиного банку даних юридичних осіб та Реєстру фізичних осіб. Якщо для належно внесення відомостей про платника податків до названого банку даних чи реєстру недостатньо відомостей у отриманій від галузевого підрозділу обліковій справі платника, підрозділ реєстрації та обліку платників податків отримує такі відомості, використовуючи Пошуково-довідкову систему ДПА Україні, та долучає їх роздруковану копію до облікової справи відповідного платника податків. Факт внесення інформації про платника податків зазначається на заяві (повідомленні) шляхом напису або штампа "Взято на облік "____"_______200__", який засвідчується підписом відповідальної особи підрозділу реєстрації та обліку платників податків.
Облікова справа платника податків після внесення інформації до бази даних підрозділом реєстрації та обліку платників податків повертається відповідному галузевому підрозділу, а переліки з відміткою про повернення облікових справ зберігаються у підрозділі реєстрації та обліку платників податків, де підшиваються в окрему папку.
Уся облікова справа платника окремих податків зберігається у відповідному галузевому підрозділі того органу ДПС, в якому такий платник включений до категорії платників окремих податків.
Галузеві підрозділи вносять відомості про видані торгові патенти, зареєстровані РРО тощо платників окремих видів податків до баз даних засобами відповідних АІС, які базуються на облікових базах даних. Галузеві підрозділи не пізніше 3-х робочих днів від дня подання платником податків документів, що свідчать про належність їх до категорії платників окремих податків, приймають рішення про включення до реєстрів платників податків за кожним видом податку, а також визначають перелік та терміни сплати платежів, формують переліки взятих на облік платників окремих видів податків і передають їх до підрозділу обліку та звітності для відкриття карток особових рахунків.
Органом ДПС, яким платника податків зараховано до категорії платників окремих податків, такому платнику податків може бути видане Повідомлення про включення платника податків до категорії платників окремих податків за ф. № 16-ОПП, строк дії якого обмежується бюджетним роком та яке є доповненням до довідки про взяття на облік за ф. № 4-ОПП, виданої органом ДПС за основним місцем обліку, і дійсне тільки разом із такою довідкою.
Видача такого повідомлення проводиться на письмовий запит платника окремих податків протягом двох робочих днів після надходження звернення від платника податків. Формування повідомлення здійснює підрозділ реєстрації та обліку платників податків. Таке повідомлення до його видачі платнику окремих податків має бути завізоване начальником відповідного галузевого підрозділу або мають бути отримані у підрозділі реєстрації та обліку платників податків роздруковані картки особових рахунків, які свідчать про сплату податків. Про його видачу робиться запис у журналі реєстрації довідок про взяття на облік платників податків за ф. № 14-ОПП, а відповідний запит зберігається в обліковій справі платника окремих податків. Повідомлення не потребує додаткової реєстрації у загальному відділі чи канцелярії органу ДПС.
Організація роботи щодо реєстрації платників податку на додану вартість
Для реєстрації особи як платника податку на додану вартість та видачі Свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість за ф.№ 2-ПДВ (далі – Свідоцтво) потрібно, щоб вона була взята на облік в органі ДПС за її місцезнаходженням (місцем проживання) відповідно до Порядку обліку.
Для реєстрації платником податку на додану вартість реєстраційна заява платника податку на додану вартість за ф.№ 1-ПДВ разом із оригіналом платіжного документа про сплату встановленої суми за Свідоцтво направляється особою на адресу органу ДПС з повідомленням про вручення або подається особисто представником такої особи (за наявності документально підтвердженого повноваження) до загального відділу (канцелярії). З метою підтвердження достовірності відомостей про особу, указаних у реєстраційній заяві, до реєстраційної заяви можуть бути додані копія Свідоцтва про державну реєстрацію заявника, виданого державним реєстратором, або оригінал чи копія виписки із ЄДР.
Не пізніше наступного робочого дня після реєстрації заяви за ф. № 1-ПДВ як вхідної кореспонденції, вона (з відповідною резолюцією керівництва) разом із додатками до неї передається до підрозділу оподаткування юридичних (фізичних) осіб для прийняття рішення про реєстрацію особи як платника податку на додану вартість.
Якщо особа не зареєстрована як платник податку та подала заяву про таку реєстрацію, не додавши до неї оригінал платіжного документа про сплату встановленої суми за Свідоцтво, то посадова особа підрозділу оподаткування юридичних (фізичних) осіб звертається до особи з усною пропозицією (за контактним телефоном) надати такий платіжний документ до закінчення чотириденного строку від дня отримання заяви органом ДПС. У протилежному випадку посадова особа підрозділу оподаткування юридичних (фізичних) осіб у розділі 11 реєстраційної заяви проставляє відмітку “Заяву не прийнято до розгляду”, зазначає причину, з якої заяву не прийнято до розгляду, дату, прізвище, ім’я, по батькові, підпис та не пізніш ніж у десятиденний строк після реєстрації такої заяви письмово інформує про це заявника.
Дані реєстраційної заяви мають бути достовірними та відповідати відомостям ЄДР.
З метою перевірки достовірності даних про заявника орган ДПС може звернутись до державного реєстратора за отриманням витягу з ЄДР, а також використати можливості інформаційних пошуково-довідкових систем органів ДПС, інших відомств та установ.
Якщо в реєстраційній заяві не зазначені обов'язкові реквізити, надані недостовірні або неповні дані, її не скріплено печаткою заявника, не підписано самим платником податку (для фізичних осіб), відповідальною особою платника податку (для юридичних осіб) чи особою, яка має документально підтверджене повноваження від платника податку щодо підпису реєстраційної заяви (нотаріально посвідчене доручення, наказ, протокол зборів тощо), то в чотириденний строк від дня отримання заяви органом ДПС посадова особа підрозділу оподаткування юридичних (фізичних) осіб у розділі 11 реєстраційної заяви проставляє відмітку “Запропоновано подати нову заяву”, зазначає короткий зміст причини, з якої не прийнято рішення про реєстрацію, дату, прізвище, ім’я, по батькові, підпис та не пізніш ніж у десятиденний строк після реєстрації такої заяви звертається до особи з письмовою пропозицією надати нову заяву про реєстрацію (із зазначенням підстави неприйняття попередньої).
Підрозділ оподаткування юридичних (фізичних) осіб відмовляє в реєстрації платником податку на додану вартість, якщо заявник не підпадає під означення платника податку або за наявності обставин, які є підставою для анулювання реєстрації, і в чотириденний строк від дня отримання реєстраційної заяви органом ДПС посадова особа цього підрозділу проставляє в розділі 11 реєстраційної заяви відмітку “Відмовлено в реєстрації”, зазначає короткий зміст причини, з якої не прийнято рішення про реєстрацію, дату, прізвище, ім’я, по батькові, підпис та не пізніш ніж у десятиденний строк після реєстрації такої заяви надає заявнику письмову вмотивовану відмову.
Якщо на момент розгляду заяви про реєстрацію платником податку на додану вартість підрозділом оподаткування юридичних (фізичних) осіб суб’єкт господарювання перебуває на спрощеній системі оподаткування, обліку та звітності за ставкою єдиного податку 10 відсотків, то такий суб’єкт господарювання не може бути зареєстрований платником податку на додану вартість.
Якщо заява про реєстрацію платником податку на додану вартість подається суб’єктом господарювання після подання ним заяви про відмову від застосування спрощеної системи оподаткування, обліку та звітності і при цьому кінцевий термін розгляду заяви про реєстрацію платником податку на додану вартість припадає на період, з якого прийнято рішення про повернення суб’єкта господарювання на загальну систему оподаткування, то посадова особа підрозділу оподаткування юридичних осіб приймає рішення про реєстрацію такого суб’єкта господарювання платником податку на додану вартість після його фактичного переходу до загальної системи оподаткування (тобто, з дати його переходу на загальну систему оподаткування і до дати кінцевого терміну розгляду заяви про реєстрацію платником податку на додану вартість).
У разі прийняття рішення про реєстрацію платником податку на додану вартість посадова особа підрозділу оподаткування юридичних (фізичних) осіб, відповідальна за реєстрацію платника податку, в чотириденний строк від дня отримання реєстраційної заяви органом ДПС проставляє у розділі 11 реєстраційної заяви відмітку “Прийнято рішення про реєстрацію” та зазначає дату, прізвище, ім’я, по батькові, підпис.
Не пізніше 10.00 години п’ятого календарного дня від дня отримання реєстраційної заяви органом ДПС пакет документів (разом із копією листа платнику податків – у разі неприйняття рішення про реєстрацію) передається підрозділом оподаткування юридичних (фізичних) до підрозділу реєстрації та обліку платників податків.
Стосовно всіх осіб, щодо яких підрозділом оподаткування юридичних (фізичних) осіб прийнято рішення про реєстрацію їх платниками податку на додану вартість, підрозділ реєстрації та обліку платників податків вносить відповідні дані із реєстраційної заяви до районного рівня Реєстру платників податку на додану вартість (далі – Реєстр ПДВ), формує інформаційні файли-запити та відправляє їх засобами транспортного модуля АІС “РПП” до ДПА обласного рівня для проведення реєстрації платника ПДВ шляхом включення особи до центрального рівня Реєстру ПДВ. У розділі 11 реєстраційної заяви посадова особа підрозділу реєстрації та обліку платників податків, відповідальна за внесення даних до електронної бази, зазначає дату, прізвище, ім’я, по батькові, підпис.
Процедури експлуатації блоку “Реєстр платників ПДВ” АІС “РПП”, строки формування та обміну інформаційними файлами при реєстрації платників ПДВ визначені відповідним регламентом, затвердженим ДПА України.
Відповідно до встановленого регламенту підрозділ реєстрації та обліку платників податків отримує та обробляє інформаційні файли-відповіді з ДПА України щодо реєстрації платників. За наявності позитивної відповіді з ДПА України до районного рівня Реєстру ПДВ уносяться присвоєні на центральному рівні індивідуальний податковий номер платника податку, номер Свідоцтва, дата видачі Свідоцтва та дата реєстрації платником податку.
Протягом десяти календарних днів від дня отримання реєстраційної заяви (за наявності позитивної відповіді з ДПА України про включення платника податку до центрального рівня Реєстру ПДВ) відділом реєстрації та обліку платників податків видається платнику або представнику платника (відправляється поштою з повідомленням про вручення за рахунок заявника) Свідоцтво.
Дані про прийняті до розгляду заяви з поміткою про результати їх розгляду (зареєстровано, відмовлено в реєстрації, запропоновано подати нову заяву) та видачі Свідоцтва фіксуються у Журналі реєстрації платників податку на додану вартість за ф.№ 2-РЖ, який ведеться у підрозділі реєстрації та обліку платників податків.
Якщо орган ДПС або пошта не може вручити платнику податку Свідоцтво у зв'язку з незнаходженням посадових осіб, їх відмовою прийняти таке Свідоцтво, незнаходженням за місцезнаходженням (місцем проживання) платника податку, то працівник підрозділу реєстрації та обліку платників податків на підставі інформації загального відділу (канцелярії) або на підставі іншої інформації оформляє довідку, що складається відповідно до пункту 2.1.7.9 Типової інструкції з діловодства, у якій вказує причину, що призвела до неможливості вручення Свідоцтва. Така довідка разом із Свідоцтвом зберігаються в обліковій справі (реєстраційній частині) платника податків. Щодо кожного платника податків, за яким виявлена відсутність його за місцезнаходженням (місцем проживання), підрозділ реєстрації та обліку платників податків готує та передає до підрозділу податкової міліції запит на встановлення місцезнаходження (місця проживання) платника податків згідно з пунктом 5.2 розділу 5 цього Порядку.
Для засвідчення копій Свідоцтва платник податку на додану вартість подає до підрозділу реєстрації та обліку платників податків заяву про засвідчення копій Свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість за ф.№ 2-РК, додає відповідну кількість копій Свідоцтва та при поданні заяви пред'являє оригінал Свідоцтва.
Якщо за результатами звірки з базами даних встановлено, що дані про платника податку на додану вартість, що вказуються у Свідоцтві, змінилися, не відповідають даним Реєстру ПДВ або якщо Свідоцтво підлягає заміні згідно з Положенням про ПДВ, платнику може бути відмовлено у засвідченні копій Свідоцтва.
Копії Свідоцтва оформлюються відповідно до порядку засвідчення копії довідки про взяття на облік платника податків за ф.№ 4-ОПП, підписуються відповідальною особою підрозділу реєстрації та обліку платників податків та засвідчуються печаткою підрозділу. Факт видачі копій Свідоцтва фіксується у Журналі реєстрації платників податку на додану вартість за ф.№ 2-РЖ.
Засвідчені копії Свідоцтва, що зіпсовані, зношені або перестали використовуватись платником податку на додану вартість, можуть бути повернені платником податку на додану вартість у будь-який час разом із супровідним листом через загальний відділ (канцелярію) до підрозділу реєстрації та обліку платників податків.
У разі втрати засвідчених копій Свідоцтва платник податку на додану вартість письмово повідомляє орган ДПС про втрату таких копій та надає до підрозділу реєстрації та обліку платників податків пояснювальну записку за підписом платника податку (для фізичних осіб) або керівника платника податку (для юридичних осіб).
Інформація щодо кількості засвідчених та виданих копій Свідоцтва, повернених та втрачених засвідчених копій Свідоцтва вноситься підрозділом реєстрації та обліку платників податків до районного рівня Реєстру ПДВ.
Реєстраційні заяви з будь-якими позначками, корінці Свідоцтва, довідки про неможливість вручення Свідоцтва, довіреності – у разі одержання Свідоцтва особою за довіреністю або повідомлення про вручення – у разі направлення Свідоцтва поштою, заяви про видачу засвідчених копій Свідоцтва, документи, що додані до таких заяв, повідомлення і пояснювальні записки щодо Свідоцтва чи його засвідчених копій та інші документи щодо реєстрації платника податку на додану вартість – юридичної особи зберігаються в обліковій справі (реєстраційній частині) платника податків у підрозділі реєстрації та обліку платників податків, а платника податку – фізичної особи – в обліковій справі у підрозділі оподаткування фізичних осіб.
Заміна Свідоцтв платникам податку на додану вартість при перереєстрації, зміні місцезнаходження (місця проживання) або переведенні на обслуговування до спеціалізованої державної податкової інспекції здійснюється в такому самому порядку, як і при реєстрації.
Заява про анулювання реєстрації платника податку на додану вартість за ф.№ 3-ПДВ разом із Свідоцтвом та всіма засвідченими копіями Свідоцтва направляється особою на адресу органу ДПС з повідомленням про вручення або подається особисто представником такої особи (за наявності документально підтвердженого повноваження) до загального відділу (канцелярії).
Не пізніше наступного робочого дня після реєстрації заяви за ф.№ 3-ПДВ як вхідної кореспонденції вона (з відповідною резолюцією керівництва) разом з додатками до неї передається до підрозділу оподаткування юридичних (фізичних) осіб для прийняття рішення про анулювання реєстрації платника податку на додану вартість.
Підрозділ оподаткування юридичних (фізичних) осіб проводить перевірку відомостей, що містяться у заяві.
З метою належного інформаційного забезпечення підрозділам оподаткування юридичних (фізичних) осіб має бути забезпечено доступ до Реєстру ПДВ.
У разі відсутності в пакеті документів Свідоцтва та/або всіх засвідчених копій Свідоцтва підрозділ оподаткування юридичних (фізичних) осіб не розглядає заяви про анулювання реєстрації, в чотириденний строк від дня отримання заяви органом ДПС посадова особа цього підрозділу в розділі 5 заяви проставляє відмітку “Заяву не прийнято до розгляду”, зазначає короткий зміст причини, з якої не прийнято рішення про анулювання, дату, прізвище, ім’я, по батькові, підпис та не пізніш ніж у десятиденний строк після реєстрації такої заяви письмово повідомляє про це заявника.
Заява платника податку – юридичної особи разом із додатками та копією відповіді заявнику передається до підрозділу реєстрації та обліку платників податків для зберігання в обліковій справі (реєстраційній частині) платника податків.
Заява платника податку – фізичної особи разом із додатками та копією відповіді заявнику долучається підрозділом оподаткування фізичних осіб до облікової справи платника податків.
У разі відсутності підстав для анулювання реєстрації платника податку на додану вартість або якщо особа відповідає критеріям, згідно з якими реєстрація її платником податку на додану вартість є обов'язковою, посадова особа підрозділу оподаткування юридичних (фізичних) осіб у п’ятиденний строк від дня отримання заяви органом ДПС проставляє в розділі 5 заяви відмітку “Відмовлено в анулюванні реєстрації”, зазначає короткий зміст причини, з якої не прийнято рішення про анулювання реєстрації, дату, прізвище, ім’я, по батькові, підпис, не пізніш ніж у десятиденний строк після реєстрації такої заяви надає заявнику письмову вмотивовану відмову та повертає Свідоцтво разом із засвідченими копіями Свідоцтва під розписку платника податку на додану вартість (Представника платника) або направляє поштою з повідомленням про вручення за рахунок такого платника податку на додану вартість.
Заява платника податку – юридичної особи та копія письмового пояснення заявнику передається до підрозділу реєстрації та обліку платників для зберігання в обліковій справі (реєстраційній частині) платника податків.
Заява платника податку – фізичної особи та копія письмового пояснення заявнику долучається підрозділом оподаткування фізичних осіб до облікової справи платника податків.
За наявності підстав для анулювання реєстрації платника податку на додану вартість, у п'ятиденний строк від дня отримання заяви органом ДПС, посадовою особою підрозділу оподаткування юридичних (фізичних) осіб, відповідальною за прийняття рішення, у розділі 5 заяви проставляється відмітка “Прийнято рішення про анулювання реєстрації” та дата анулювання реєстрації платника податку, зазначається дата, прізвище, ім’я, по батькові, підпис.
Не пізніш 10.00 наступного робочого дня від дня прийняття рішення про анулювання реєстрації пакет документів передається до підрозділу реєстрації та обліку платників податків.
Відповідно до встановленого регламенту підрозділ реєстрації та обліку платників податків вносить відповідні дані із заяви до районного рівня Реєстру ПДВ, формує інформаційні файли-запити та відправляє їх засобами транспортного модуля АІС “РПП” до ДПА обласного рівня для анулювання реєстрації платника податку на центральному рівні Реєстру ПДВ. У розділі 5 заяви посадова особа підрозділу реєстрації та обліку платників податків, відповідальна за внесення даних до електронної бази, зазначає дату, прізвище, ім’я, по батькові, підпис.
Заява платника податку – юридичної особи разом із додатками долучається підрозділом реєстрації та обліку платників податків до облікової справи (реєстраційної частини) платника податків.
Заява платника податку – фізичної особи разом із додатками передається до підрозділу оподаткування фізичних осіб для зберігання в обліковій справі платника податків.
Відповідно до встановленого регламенту підрозділ реєстрації та обліку платників податків отримує та обробляє інформаційні файли-відповіді з ДПА України щодо анулювання реєстрації платників ПДВ. За наявності позитивної відповіді з ДПА України платник податку на додану вартість виключається з районного рівня Реєстру ПДВ.
Не пізніше наступного робочого дня після виключення платників податку з районного рівня Реєстру ПДВ підрозділ реєстрації та обліку платників податків формує перелік таких платників та передає їх до підрозділу обліку та звітності.
Якщо підрозділом оподаткування юридичних (фізичних) осіб на підставі заяви суб'єкта малого підприємництва, що зареєстрований платником податку на додану вартість, прийнято рішення, що особа з певного звітного періоду переходить на спрощену систему оподаткування, обліку та звітності і при цьому не буде платником податку на додану вартість, але цей звітний період ще не настав, то на Свідоцтві, корінці Свідоцтва та всіх засвідчених копіях Свідоцтва у лівій верхній частині посадова особа зазначеного підрозділу робить спеціальний запис:
“Свідоцтво дійсне до “дата останнього дня звітного періоду, що передує переходу платника на сплату єдиного податку”,
запис зроблено “дата”.
Запис на Свідоцтві та всіх засвідчених копіях Свідоцтва засвідчується підписом керівника органу ДПС та печаткою. Свідоцтво та копії з такою відміткою повертаються платнику при видачі документів, що підтверджують право платника на застосування спрощеної системи оподаткування, починаючи з певного звітного періоду.
Підрозділ оподаткування юридичних (фізичних) осіб контролює повернення платником Свідоцтва та всіх засвідчених копій Свідоцтва. Бланк повернутого Свідоцтва та засвідчені копії Свідоцтва анулюються шляхом перекреслення та внесення напису “анульовано “__”_________20__р.” та зберігаються в обліковій справі (реєстраційній частині) платника податків.
Анулювання реєстрації платника податку на додану вартість за ініціативою органу ДПС відбувається на підставі акта про анулювання реєстрації платника податку на додану вартість за ф.№ 6-ПДВ, затвердженого керівником органу ДПС та складеного відповідною комісією. Склад цієї комісії затверджується розпорядженням відповідного органу ДПС, головою комісії призначається заступник керівника органу ДПС, який відповідно до розподілу обов’язків є куратором підрозділів оподаткування юридичних (фізичних) осіб або керівник підрозділу оподаткування юридичних (фізичних) осіб.
У разі неподання платником податків заяви про анулювання реєстрації за наявності законодавчих підстав для такого анулювання, пропозиції та відповідні матеріали комісії з анулювання реєстрації платників ПДВ надають: