1) Адресувати звернення тим органам, установам, підприємствам, організаціям чи посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненні питань;

2) Вказати у зверненні своє прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання;

3) Викласти у зверненні суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання або вимоги;

4) Підписати письмове звернення особисто із зазначенням дати.

Якщо   звернення    оформлено    не   належним    чином,   тобто   без дотримання цих вимог, воно повертається заявникові з відповідним роз'ясненням не пізніше десяти дніввід дня його надходження. У випадку, коли воно надіслано не тому адресату, до чиєї компетенції належить вирішення порушених у ньому питань, воно уп'ятиденний термін пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється автору звернення.Законом забороняється відмовляти у прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання громадянина, незнання мови звернення.

Письмове звернення без зазначення міс. проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого не можливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті. У цьому випадку не має значення - задовольняє прийняте рішення заявника чи ні. Не підлягають розгляду звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Необхідно враховувати, що дія Закону "Про звернення громадян"охоплює не всі звернення. Так, його сфера застосування не поширюється на категорії звернень (заяв і скарг) громадян,порядок розгляду яких встановлено відповідними статтями Кримінально-процесуального та Цивільно-процесуального кодексів, а також Кодексом законів про працю України.Не підлягають також розглядузвернення військовослужбовців, працівників органів внутрішніх справ і державної безпеки, що стосуються їх службової діяльності.Дія Закону не поширюється на розгляд скарг нарішення загальних зборів членів колективних сільськогосподарських підприємств, акціонерних товариств, юридичних осіб, створених на основі колективної власносі,  а  також  на рішення  вищих  державних  органів,оскільки для таких звернень передбачено розгляд у судовому порядку.

ІІ

Порядок, терміни подання і розгляду звернень, права громадянина і обов'язок органів державного управління, їх керівників

Законом встановлено порядок розгляду кожного з видів звернень-пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг. Ті з них, авторами яких є Герої Радянського Союзу, Герої Соціалістичної Праці, інваліди Великої Вітчизняної війни, повинні розглядатись особисто першими керівниками органів державного управління.

Закон встановлює права громадянина при розгляді заяви чи скарги та обов'язки органів і посадових осіб щодо розгляду заяв і скарг. Так, автор звернення має право:

– особисто викласти аргументи особі, що перевіряла заяву чи скаргу, а також брати участь у її перевірці;

– знайомитися з матеріалами перевірки;

– подавати додаткові матеріали або наполягати на їх запиті органом, який розглядав заяву чи скаргу;

– бути присутнім при розгляді заяви чи скарги: користуватися послугами адвоката або представника трудового колективу, організації, яка здійснює правозахисну функцію, оформивши це повноваження у встановленому законом порядку;

– одержати письмову відповідь про результати розгляду заяви чи скарги;

– висловити усно або письмово вимогу щодо дотримання таємниці розгляду;

– вимагати відшкодування збитків, якщо вони стали результатом порушень встановленого порядку розгляду звернень.

Органи державного управління та посадові особи у межах своїх повноважень зобов'язані:

– об'єктивно, всебічно і вчасно перевіряти заяви чи скарги;

– на прохання громадянина запрошувати його на засідання органу, що розглядає заяву чи скаргу;

 – відміняти або змінювати оскаржувані рішення у випадках, якщо вони не відповідають закону та іншим нормативним актам;

–  невідкладно вживати заходів до припинення неправомірних дій;

– виявляти, усувати причини та умови, які сприяли порушенням;

– забезпечувати поновлення порушених прав, реальне виконання рішень, що прийняті за заявою чи скаргою;

– письмово повідомляти громадянина про результати перевірки і суть прийнятого рішенння;

– вживати заходів щодо відшкодування у встановленому законом порядку матеріальних збитків, якщо їх було завдано громадянину внаслідок ущемлення його прав та законних інтересів;

– вирішувати питання про відповідальність осіб, з вини яких було допущено порушення;

– на прохання громадянина не пізніше як у місячний термін довести прийняте рішення до відома органу місцевого самоврядування, трудового колективу чи об'єднання громадян за місцем проживання автора звернення;

– при визнанні заяви чи скарги необгрунтованою роз'яснити порядок оскарження прийнятого за нею рішення;

– не допускати безпідставної передачі заяв чи скарг іншим органам;

– особисто організовувати та перевіряти стан розгляду звернень, вживати заходів щодо усунення причин, що їх породжують, систематично аналізувати та інформувати населення про хід цієї роботи.

З метою вдосконалення роботи зі зверненнями громадян, усунення недоліків і причин, що породжують скарги, підвищення персональної відповідальності посадових осіб, які допускають формально-бюрократичне ставлення до розгляду звернень громадян, організації особистого їх прийому 19 березня 1997 року був виданий Указ Президента України "Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення".Указ, зокрема, зобов'язує органи виконавчої влади регулярно проводити особистий прийом посадовими особами громадян за місцем їх праці та проживання, затвердити графіки прийому. Він проводиться у встановлені дні та години, зручний для громадян час. Графік прийому визначається керівниками. Усі звернення на особистому прийомі реєструються. Якщо вони не підлягають негайному вирішенню, то розглядаються у тому ж порядку, що й письмове звернення. Ведення документації здійснюється відповідно доІнструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року.