2.5. Не підлягають реєстрації, а передаються для приєднання до виконавчого провадження з відміткою діловода про дату їх одержання:

виклики державного виконавця, а також інші документи виконавчого провадження, повернуті за неврученням адресату;

повідомлення про одержання документів виконавчого провадження;

повернуті з банків та інших фінансових установ платіжні документи.

Не реєструються також рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, повернена (як помилково надіслана Відділом) кореспонденція, зведення та інформація, надіслані до відома, навчальні плани, програми (копії), друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

Помилково доставлена кореспонденція пересилається діловодом за належністю або повертається відправнику в термін до двох робочих днів.

2.6. Кореспонденція, яка надійшла до Відділу поштою або з прийому (крім звернень громадян, які розглядаються відповідно до Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), документів про відкриття виконавчого провадження, листів-відповідей на запити державного виконавця), підлягає реєстрації в Журналі реєстрації загальної вхідної кореспонденції за встановленою формою (додаток 2).

Виконавчі документи та документи, що їх доповнюють, підлягають реєстрації в Журналі реєстрації вхідних документів про відкриття виконавчого провадження (додаток 3) під одним реєстраційним номером.

Дата надходження документів зазначається у цих журналах через усю сторінку поперек граф журналу. Порядковий номер за журналом проводиться, починаючи з першого номера, за порядком у межах календарного року.

2.7. При реєстрації вхідних документів складові частини індексу документа у реєстраційному штампі складаються з порядкового реєстраційного номера документа у відповідному журналі реєстрації, індексу справи за номенклатурою та можуть доповнюватися індексами виконавців.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 415/03-22/8, де 415 - порядковий реєстраційний номер документа у відповідному журналі реєстрації, 03-22 - індекс справи за номенклатурою (03 - індекс структурного підрозділу за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів, 22 - порядковий номер журналу за номенклатурою справ), 8 - індекс виконавця.

8. 2.8. Зареєстровані в установленому порядку документи розглядаються керівником Відділу не пізніше наступного робочого дня з дня надходження кореспонденції до Відділу, а документи за рішеннями, що підлягають негайному виконанню, - в день їх надходження.

Результати розгляду документів керівником фіксуються в резолюції.

Після накладення резолюції керівником Відділу документи повертаються діловоду для внесення необхідної інформації до реєстраційних та (або) облікових журналів, у необхідних випадках - для оформлення документів в обкладинку, та не пізніше наступного робочого дня з дня накладення резолюції передаються виконавцям до виконання або на ознайомлення.

Документи, отримані безпосередньо керівником Відділу на особистому прийомі, передаються на реєстрацію діловоду в день їх надходження.

{ Пункт 2.8 розділу 2 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 }

2.9. З метою оперативного опрацювання інформації листи-відповіді на запити державного виконавця передаються діловодом у день їх реєстрації безпосередньо виконавцям під розписку в Журналі реєстрації листів-відповідей на запити державного виконавця (додаток 4).

Дата надходження документів зазначається у цьому журналі через усю сторінку поперек граф журналу. Порядковий номер за журналом проводиться, починаючи з першого номера, за порядком у межах календарного року.

{ Пункт 2.9 розділу 2 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 }

16,17 2.10. Вихідна кореспонденція відправляється через діловода не пізніше наступного робочого дня після підписання (затвердження) документа (супровідного листа). Для реєстрації таких документів у Відділі ведеться Журнал реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 5).

2.11. Якщо кореспонденція передається іншим установам, організаціям через розсильного, вона також записується в Розносну книгу для місцевої кореспонденції (додаток 6).

2.12. У разі направлення документів виконавчого провадження рекомендованими листами діловодом складаються реєстри на відправлення рекомендованої кореспонденції (додаток 7).

2.13. Реєстрація вхідних, вихідних та інших службових документів може здійснюватися за допомогою комп'ютеризованої системи організації діловодства, яка призначена для одержання статистичних даних щодо документообігу, оперативного пошуку документів та контролю за термінами їх виконання.

14. 2.14. При автоматизованій (комп'ютерній) формі реєстрації документів запис здійснюється шляхом прямого введення обов'язкового складу реквізитів, який установлений для відповідних журналів у паперовій формі. За необхідності склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений.

2.15. Процедура ведення журналів при автоматизованій (комп'ютерній) формі реєстрації документів полягає у щоденному роздрукуванні списків реквізитів відповідних журналів і віднесенні їх до відповідних справ згідно із номенклатурою.

Форма списку при друкуванні журналів за допомогою програмного засобу повинна відповідати таким вимогам:

- у заголовній частині списку відповідати формі заголовку відповідного журналу;

- додатково в правій верхній частині заголовка повинна бути вказана дата друкування списку;

- у кінці списку в правому нижньому куті повинно бути зазначене прізвище діловода і його підпис.

2.16. Положення, викладені у цьому розділі, поширюються на відділ примусового виконання рішень Управління державної виконавчої служби головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, відділ примусового виконання рішень Державної виконавчої служби України.

9. 3.2. Документи, віднесені до компетенції органів державної виконавчої служби, складаються з документів виконавчого провадження та інших службових документів.

3.3. Документи виконавчого провадження, в тому числі скарги, заяви (клопотання) сторін виконавчого провадження, які подаються відповідно до Закону України "Про виконавче провадження" ( 606-14 ), та матеріали за наслідками їх розгляду, є невід'ємною частиною виконавчого провадження і приєднуються до нього.

Інші службові документи визначаються номенклатурою справ органу державної виконавчої служби.

10. Стаття 17. Виконавчі документи за рішеннями, що підлягають примусовому виконанню державною виконавчою службою

1. Примусове виконання рішень здійснюється державною виконавчою службою на підставі виконавчих документів, визначених цим Законом.

2. Відповідно до цього Закону підлягають виконанню державною виконавчою службою такі виконавчі документи:

1) виконавчі листи, що видаються судами, і накази господарських судів, у тому числі на підставі рішень третейського суду та рішень Міжнародного комерційного арбітражного суду при Торгово-промисловій палаті і Морської арбітражної комісії при Торгово-промисловій палаті;

2) ухвали, постанови судів у цивільних, господарських, адміністративних справах, кримінальних провадженнях та справах про адміністративні правопорушення у випадках, передбачених законом; { Пункт 2 частини другої статті 17 із змінами, внесеними згідно із Законом N 245-VII ( 245-18 ) від 16.05.2013 }

{ Офіційне тлумачення положення пункту 2 частини другої статті 17 див. в Рішенні Конституційного Суду N 5-рп/2013 ( v005p710-13 ) від 26.06.2013 }

3) судові накази;

4) виконавчі написи нотаріусів;

5) посвідчення комісій по трудових спорах, що видаються на підставі відповідних рішень таких комісій;

6) постанови органів (посадових осіб), уповноважених розглядати справи про адміністративні правопорушення у випадках, передбачених законом;

7) постанови державного виконавця про стягнення виконавчого збору, витрат, пов'язаних з організацією та проведенням виконавчих дій і накладенням штрафу;

8) рішення інших органів державної влади, якщо їх виконання за законом покладено на державну виконавчу службу;

9) рішення Європейського суду з прав людини з урахуванням особливостей, передбачених Законом України "Про виконання рішень та застосування практики Європейського суду з прав людини" ( 3477-15 ).

11. 3.4. Реквізити виконавчого документа або заяви про примусове виконання рішення, якщо виконавчий документ не був пред'явлений в установленому порядку, вносяться діловодом до Журналу обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві (додаток 8), який ведеться окремо на кожного державного виконавця. { Абзац перший пункту 3.4 розділу 3 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 }

Одночасно діловод заводить обкладинку (додаток 9) на виконавче провадження, до якої державний виконавець в процесі виконання приєднує документи виконавчого провадження.

3.5. Кожній обкладинці виконавчого провадження діловодом присвоюється номер виконавчого провадження, який складається з порядкового номера згідно із Журналом обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, та індексу виконавця.

12. 3.6. Передавання документів про відкриття виконавчого провадження державному виконавцеві здійснюється діловодом під підпис у Журналі обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві.

{ Абзац другий пункту 3.6 розділу 3 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 }

Дата одержання документів переноситься державним виконавцем із Журналу обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, на обкладинку виконавчого провадження у графу "Передано до виконання".

Державний виконавець після одержання документів про відкриття виконавчого провадження у встановлений Законом України "Про виконавче провадження" ( 606-14 ) строк приймає рішення щодо відкриття виконавчого провадження чи відмови у його відкритті.

13. 3.9. Постанови державного виконавця, які є виконавчими документами відповідно до Закону України "Про виконавче провадження" ( 606-14 ), при виділенні їх у окреме виконавче провадження підлягають внесенню до Журналу обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві.

Копія постанови про виведення виконавчого документа у окреме виконавче провадження приєднується до окремого виконавчого провадження разом із виконавчим документом, який виділяється.

У матеріалах виконавчого провадження, з якого виділяється виконавчий документ у окреме виконавче провадження, залишається ксерокопія виконавчого документа, що виділяється.

15. 6. Контроль за виконанням документів

6.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання.

6.2. Здійснення контролю за своєчасним і якісним виконанням доручень та інших документів покладається на керівника органу державної виконавчої служби.

На документі, що підлягає контролю, проставляється штамп чи надпис "Контроль".

6.3. Для здійснення управлінської діяльності керівником органу державної виконавчої служби видаються організаційно-розпорядчі документи, визначені положеннями про ці органи (розпорядження, доручення).

Хід обговорення питань і прийняття рішень на нарадах та засіданнях фіксується в протоколах, які оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань. Протоколи підписуються головуючим та секретарем.

Відповідальність за своєчасне і якісне виконання документа несуть особи, вказані в тексті внутрішнього організаційно-розпорядчого документа (розпорядженні, дорученні, протокольному рішенні), і особи, вказані в резолюціях.

6.4. Строки виконання документів можуть бути загальними та індивідуальними.

Документи без зазначення строку виконання мають бути виконані не більше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати надходження документа. { Абзац другий пункту 6.4 розділу 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 }

6.5. Загальні строки виконання визначаються діючим законодавством.

6.6. Індивідуальні строки виконання встановлюються резолюцією керівництва на самому документі і не можуть перевищувати загального строку.

6.7. Строки виконання документів вираховуються в календарних днях від дати підписання або затвердження - для виготовлених в органі державної виконавчої служби та від дати реєстрації (обліку) - для вхідних документів.

6.8. Якщо термін виконання документа припадає на неробочий день, то днем закінчення терміну виконання вважається перший наступний за ним робочий день.

{ Розділ 6 доповнено пунктом 6.8 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 }

6.9. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту надано відповідь по суті. { Розділ 6 доповнено пунктом 6.9 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 }

6.10. Після виконання документ знімається з контролю. При цьому позначка "До справи", дата і підпис керівника проставляються, як правило, у нижньому лівому вільному від тексту куті першої сторінки документа, який свідчить про його виконання. { Розділ 6 доповнено пунктом 6.10 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 }

18Стаття 31. Надсилання документів виконавчого провадження

1. Копії постанов державного виконавця та інші документи виконавчого провадження (далі - документи виконавчого провадження), що державний виконавець зобов'язаний довести до відома сторін та інших учасників виконавчого провадження, надсилаються адресатам із супровідними листами простою кореспонденцією, крім постанов про відкриття виконавчого провадження або відмову у відкритті виконавчого провадження, про повернення виконавчого документа стягувачу відповідно до статті 47 цього Закону, що надсилаються рекомендованим листом з повідомленням про вручення. Боржник вважається повідомленим про відкриття виконавчого провадження, якщо йому надіслано постанову про відкриття виконавчого провадження за адресою, зазначеною у виконавчому документі.

2. За умови авансування стягувачем у порядку, передбаченому цим Законом, витрат на організацію та проведення виконавчих дій документи виконавчого провадження можуть надсилатися його учасникам рекомендованими листами.

3. За письмовою заявою учасників виконавчого провадження документи виконавчого провадження можуть надсилатися адресатам каналами факсимільного зв'язку або електронною поштою. Документи виконавчого провадження, надіслані каналами факсимільного зв'язку або електронною поштою, вважаються врученими за наявності належного підтвердження їх одержання адресатами.

4. Державний виконавець або уповноважена ним особа може особисто вручити документи виконавчого провадження сторонам або іншим учасникам виконавчого провадження під розписку.

5. Належним чином оформлена відмова сторін виконавчого провадження від одержання документів виконавчого провадження не є перешкодою для проведення подальших виконавчих дій у встановленому цим Законом порядку.

6. У разі звернення стягнення на заробітну плату (заробіток), пенсію, стипендію чи інші доходи боржника документи виконавчого провадження можуть бути вручені представникам адміністрації підприємства, установи та організації, фізичній особі, фізичній особі - підприємцю, у якої працює боржник, особисто державним виконавцем або уповноваженою ним особою під розписку.

Стаття 58. Визначення вартості, оцінка майна боржника

1. Визначення вартості майна боржника проводиться державним виконавцем за ринковими цінами, що діють на день визначення вартості майна. Для оцінки за регульованими цінами, оцінки нерухомого майна, транспортних засобів, повітряних, морських та річкових суден державний виконавець залучає суб'єкта оціночної діяльності - суб'єкта господарювання, який провадить свою діяльність відповідно до Закону України "Про оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність в Україні" ( 2658-14 ).

2. У разі якщо визначити вартість майна (окремих предметів) складно або якщо боржник чи стягувач заперечує проти передачі арештованого майна боржника для реалізації за ціною, визначеною державним виконавцем, державний виконавець залучає суб'єкта оціночної діяльності - суб'єкта господарювання для проведення оцінки майна. Витрати, пов'язані з призначенням суб'єкта оціночної діяльності - суб'єкта господарювання, несе сторона, яка оспорює вартість майна, визначену державним виконавцем.

3. Державний виконавець повідомляє про результати визначення вартості чи оцінки майна сторонам. У разі якщо сторони не згодні з результатами визначення вартості чи оцінки, вони мають право подати державному виконавцю заперечення в десятиденний строк з дня надходження повідомлення. Сторона вважається ознайомленою з результатами визначення вартості чи оцінки арештованого майна, якщо їй надіслано повідомлення про результати визначення вартості чи оцінки майна рекомендованим листом за адресою, зазначеною у виконавчому документі, або за місцем фактичного проживання чи перебування такої сторони, достовірно встановленим державним виконавцем.

4. У разі заперечення однією із сторін проти результатів оцінки, проведеної суб'єктом оціночної діяльності - суб'єктом господарювання, державний виконавець призначає рецензування звіту про оцінку майна. Витрати, пов'язані з рецензуванням звіту, несе сторона, яка заперечує проти результатів оцінки. У разі незгоди з оцінкою, визначеною за результатами рецензування, сторони мають право оскаржити її в судовому порядку в десятиденний строк з дня отримання відповідного повідомлення.

5. Звіт про оцінку майна у виконавчому провадженні вважається чинним протягом шести місяців з дня його підписання суб'єктом оціночної діяльності - суб'єктом господарювання. Після закінчення цього строку оцінка майна проводиться повторно.

19. 7. Складання номенклатури справ

7.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві, із зазначенням строків зберігання.

7.2. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

{ Пункт 7.2 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 }

7.3. Номенклатура справ органів державної виконавчої служби, які є структурними підрозділами відповідних органів юстиції, входить до складу зведеної номенклатури справ зазначених органів юстиції.

{ Пункт 7.3 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 }

7.4. Номенклатура справ структурного підрозділу, як і зведена номенклатура справ, щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється, після чого подається до відповідного органу юстиції з метою внесення змін та доповнень до зведеної номенклатури справ.

Після внесення змін до зведеної номенклатури справ вона передруковується і затверджується керівником органу юстиції, та вводиться в дію з 1 січня наступного року.

Витяг з відповідного розділу затвердженої зведеної номенклатури справ надається органу державної виконавчої служби для використання в роботі.

{ Пункт 7.4 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 }

7.5. Складання номенклатури справ здійснюється діловодом за визначеною формою (додаток 15) на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності та підписується керівником органу державної виконавчої служби.

7.6. Після виконання документи групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

20. 7.7. Заголовок справи складається з:

назви виду справи (листування, журнал) або різновиду документів (описи, протоколи тощо);

найменування органу державної виконавчої служби та його структурного підрозділу, що є автором документів;

найменування установи або її структурного підрозділу, до яких адресовані або від яких одержані документи;

короткого змісту документів справи;

найменування регіону, з якими пов'язаний зміст документів справи;

дати періоду, до якого належать документи справи;

вказівки на наявність копій документів у справі.

7.8. Кожній справі, включеній до номенклатури справ, присвоюється умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Якщо протягом року виникають нові справи, вони вносяться до номенклатури справ з присвоєнням наступного порядкового номера.

7.9. Індекс справи в номенклатурі структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів та номера справи в межах підрозділу, наприклад "03-01". У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

7.10. У номенклатурі справ зазначаються кількість томів (частин) кожної справи і строки її зберігання.

7.11. З метою оперативності пошуку документів в органах державної виконавчої служби обов'язковими є наступні заголовки справ, які уточнюються при складанні номенклатури з урахуванням положень пунктів 7.7 і 7.10 цього Порядку:

1) накази, доручення, розпорядження Міністерства юстиції України (копії), накази, доручення Державної виконавчої служби України (копії);

{ Підпункт 1 пункту 7.11 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 928/5 ( v0928323-12 ) від 22.06.2012 }

2) організаційно-розпорядчі документи керівника органу державної виконавчої служби;

3) нормативно-правові акти з питань примусового виконання рішень, методичні вказівки, роз'яснення та рекомендації, інформаційні листи;

4) протоколи оперативних нарад;

5) протоколи семінарських занять з державними виконавцями;

6) посадові інструкції працівників органу державної виконавчої служби;

7) накази, доручення управлінь юстиції, управлінь державної виконавчої служби та документи (довідки, доповідні записки, доповіді, інформаційні матеріали) про їх виконання;

{ Підпункт 7 пункту 7.11 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 928/5 ( v0928323-12 ) від 22.06.2012 }

8) документи (довідки, акти, доповідні записки) про результати перевірок органу державної виконавчої служби;

9) статистичні, аналітичні звіти органу державної виконавчої служби, листи та роз'яснення до них;

{ Підпункт 9 пункту 7.11 розділу 7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 928/5 ( v0928323-12 ) від 22.06.2012 }

10) довідки про депозитні операції та документи про рух коштів на депозитних рахунках;

{ Підпункт 10 пункту 7.11 розділу 7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 928/5 ( v0928323-12 ) від 22.06.2012 }

11) документи (довідки, узагальнення тощо) за результатами вивчення роботи із зверненнями громадян;

12) документи (звіти, доповіді, доповідні записки) з питань боротьби з корупцією;

13) листування з кадрових питань (навчання працівників, формування кадрового резерву тощо);

14) листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань примусового виконання рішень;

15) здавальні описи (завершених виконавчих проваджень);

16) реєстр завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання;

17) документи щодо знищення виконавчих проваджень;

18) описи справ, переданих до архіву органу юстиції;

19) номенклатура справ.

Крім зазначених справ, до номенклатури включаються всі інші справи, що створюються в процесі діяльності органів державної виконавчої служби, а також реєстраційні та облікові журнали (книги).

Додаткові форми обліку документів (журнали, книги, картки), які не передбачені цим Порядком, запроваджуються на підставі відповідного організаційно-розпорядчого документа керівника органу державної виконавчої служби.

У кінці календарного року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, відомості Верховної Ради України, збірники указів і розпоряджень Президента України, збірники постанов Кабінету Міністрів України, довідники та інші подібні документи.

{ Пункт 7.11 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 928/5 ( v0928323-12 ) від 22.06.2012 }

21. 9.5. Передання на зберігання завершених виконавчих проваджень здійснюється державними виконавцями з урахуванням правил, визначених пунктом 3.13 цього Порядку, не пізніше 1 серпня поточного року та 1 лютого наступного року.

22. 9. Оперативне зберігання документів в органах державної виконавчої служби

9.1. Документи з часу створення (надходження) і до передання їх в архів органу юстиції зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою.

9.2. З метою підвищення оперативності пошуку документів на корінцях обкладинок справ (нарядів) зазначаються індекси за номенклатурою та рік їх формування.

Закінчені діловодством справи згідно з номенклатурою розміщуються діловодом у робочій кімнаті так, щоб справи кожного структурного підрозділу (якщо такі входять до складу органу державної виконавчої служби) зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень.

9.3. При оперативному зберіганні документів і роботі з ними необхідно додержуватись усіх застережних заходів, що забезпечують повноту їх збереженості. У робочій кімнаті справи повинні зберігатися вертикально в шафах, що зачиняються.

Зберігання справ і документів у робочих кімнатах у відкритому вигляді (на столах, на шафах тощо) забороняється.

9.4. Зберігання завершених виконавчих проваджень здійснюється у спеціально відведеному для цієї мети приміщенні (робочій кімнаті) органу державної виконавчої служби і покладається на одного з працівників органу державної виконавчої служби, про що керівником цього органу видається відповідний організаційно-розпорядчий документ.

Зазначена особа забезпечує ведення реєстру завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання (додаток 16), про що обов'язково указується в її посадовій інструкції.

До реєстру завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, вноситься інформація за один календарний рік.

Реєстри завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, мають валову нумерацію, починаючи з N 1, із зазначенням через дріб року, за який виконавчі провадження завершено. Наприклад, N 1/ за 2009 рік, N 2/ за 2010 рік, N 3/ за 2011 рік.

9.5. Передання на зберігання завершених виконавчих проваджень здійснюється державними виконавцями з урахуванням правил, визначених пунктом 3.13 цього Порядку, не пізніше 1 серпня поточного року та 1 лютого наступного року.

9.6. Кожне одержане на зберігання виконавче провадження або зведене виконавче провадження отримує окремий порядковий номер (далі - архівний номер) згідно з реєстром завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, який переноситься одночасно на обкладинку виконавчого провадження або зведеного виконавчого провадження та до здавальних описів (завершених виконавчих проваджень).

Архівний номер при перенесенні на обкладинку виконавчого провадження чи до інших документів складається з порядкового номера запису в реєстрі завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, із зазначенням через дріб двох останніх цифр календарного року, в якому завершено виконавче провадження, наприклад: 1/09.

9.7. З метою внесення архівних номерів до Журналів обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, один примірник здавального опису (завершених виконавчих проваджень) повертається державному виконавцеві, що його склав, а другий примірник - долучається до відповідної справи згідно з номенклатурою.

9.8. Передані на зберігання виконавчі провадження залежно від обсягу систематизуються у в'язках (не більше 100 виконавчих проваджень в одній) в хронологічному порядку згідно з присвоєними архівними номерами. До в'язок прикріплюються відповідні ярлики з крайніми архівними номерами виконавчих проваджень, уміщених у в'язку.

9.9. Строк зберігання завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, становить 3 (три) роки, крім виконавчих проваджень, завершених за постановами про накладення адміністративного стягнення, строк зберігання яких становить 1 (один) рік. { Абзац перший пункту 9.9 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1699/5 ( v1699323-10 ) від 28.07.2010 }

Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання завершеного у 2009 році виконавчого провадження, починається з 1 січня 2010 року та закінчується 31 грудня останнього року його зберігання. { Пункт 9.9 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1699/5 ( v1699323-10 ) від 28.07.2010 }

У тому разі, коли органу державної виконавчої служби повідомлено про проведення слідчих дій або розгляд у суді справи, до якої можуть бути залучені документи виконавчого провадження, або про направлення заяви до Європейського суду з прав людини щодо оскарження дій (бездіяльності) державного виконавця та інших посадових осіб органу державної виконавчої служби по виконанню рішення суду чи іншого органу (посадової особи) або відмови у здійсненні передбачених Законом дій, виконавче провадження, яке було передано на зберігання, підлягає поверненню державному виконавцю та може бути знищено лише після прийняття рішення по відповідній справі.

При цьому в реєстрі завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, здавальному описі (завершених виконавчих проваджень), Журналі обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, робиться відповідна позначка про повернення виконавчого провадження державному виконавцеві.

9.10. Завершені виконавчі провадження включаються в акт про вилучення виконавчих проваджень для знищення (додаток 17), якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складений акт. Наприклад, виконавчі провадження з трирічним строком зберігання, завершені у 2009 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2013 року.

Виконавчі провадження, строки зберігання яких закінчилися, підлягають знищенню після затвердження акта про вилучення виконавчих проваджень для знищення керівником органу державної виконавчої служби, підпис якого скріплюється печаткою.

9.11. Відбір виконавчих проваджень для знищення та їх знищення здійснюються один раз на рік, не пізніше 1 березня поточного року.

{ Пункт 9.11 розділу 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 928/5 ( v0928323-12 ) від 22.06.2012 }

9.12. Для проведення знищення виконавчих проваджень в органі державної виконавчої служби створюється комісія, склад якої затверджується на підставі відповідного організаційно-розпорядчого документа керівника органу державної виконавчої служби.

До складу комісії повинно входити не менше п'яти осіб. Головою комісії призначається, як правило, заступник керівника органу державної виконавчої служби.".

9.13. Виконавчі провадження, відібрані для знищення, повинні бути знищені паперорізальними машинами або шляхом спалення, про що зазначається в акті про вилучення виконавчих проваджень для знищення.

9.14. Копія відповідного розпорядчого документа керівника органу державної виконавчої служби щодо призначення складу комісії та акт про вилучення виконавчих проваджень для знищення вміщуються в номенклатурну справу "Документи щодо знищення виконавчих проваджень".

9.15. Здавальні описи (завершених виконавчих проваджень), реєстр завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, мають трирічний строк зберігання, акт про вилучення виконавчих проваджень для знищення - п'ятирічний.

Зазначені документи підлягають оперативному зберіганню в межах установленого строку в органах державної виконавчої служби, після чого передаються в архів органу юстиції для організації їх подальшого знищення.

{ Розділ 9 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 ( v2392323-09 ) від 08.12.2009 }

29. 3.15. Незавершені виконавчі провадження, в тому числі ті, що входять до складу зведеного виконавчого провадження, підлягають перереєстрації державним виконавцем в термін до 10 січня кожного наступного року в новозаведеному Журналі обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, із присвоєнням нового порядкового номеру, який переноситься на обкладинку виконавчого провадження.