32.Работа с большими документами в текстовом процессоре Word. Заголовки. Создание оглавления.

Оглавление- это список заголовков документа с указанием номеров страниц, на которых расположены эти заголовки.

Заголовки- это фрагменты текста, оформленные стандартными стилямиWordдля заголовков: “Заголовок 1”, “Заголовок 2” и т.д. При создании оглавленияWordпросматривает документ и собирает в оглавление фрагменты текста, отформатированные указанными стилями. Следовательно, прежде чем создавать оглавление, нужно оформить стилями заголовков те фрагменты документа, которые должны быть включены в оглавление.

В Word существует 9 встроенных стилей заголовков, от “Заголовок 1” до “Заголовок 9”. Цифра в названии стиля заголовка обозначает уровень заголовка. Например: документ состоит из трех частей, каждая часть - из нескольких глав, а внутри каждой главы имеются параграфы. Тогда названия частей следует оформлять стилем “Заголовок 1” (Часть 1, Часть 2, Часть 3), названия глав - стилем “Заголовок 2” (Глава 1.1, Глава 1.2, Глава 2.1, Глава 2.2 и т.д.), название параграфов - стилем “Заголовок 3” (Параграф 1.1.1, Параграф 1.1.2...).

Если параметры форматирования, включенные в стандартный стиль, не подходят для конкретного документа, то их можно изменить, как в любом стиле оформления.

Для того, чтобы удобнее было контролировать применение стилей к фрагментам документа, следует вывести на экран Полосу стилей. Для этого нужно на вкладкеСервис/Параметры/Видв полеШирина полосы стилейустановить значение 1,5 - 2 см. Данное поле не отображается в режиме просмотраРазметка страницы!

К документу, в котором созданы заголовки, могут быть применены специальные методы обработки в режиме просмотра Структура. В данном режиме можно просмотреть структуру документа, состоящую из различных глав, разделов, пунктов. Можно реорганизовать документ, переместить разделы, изменить уровень заголовков и разделов, перенумеровать заголовки и пр.

В режиме Структураможно просматривать весь текст документа, а можно только заголовки. Для перехода от одного варианта к другому следует нажать кнопкуВсе заголовки на панели инструментовСтруктура.

Чтобы скрыть заголовки определенных уровней, нужно на панели Структуранажать кнопку с номером минимального уровня, который нужно оставить на экране. Например, чтобы показать заголовки уровней 1,2 и 3, нужно нажать кнопку “3” (см. Error: Reference source not found).

Возле каждого заголовка в режиме Структура стоит знак “+” или “-“. Знак “+” означает, что данный заголовок имеет подчиненные ему заголовки или абзацы обычного текста. Знак “-“ означает что данный заголовок не имеет подчиненных заголовков или текста.

33.Работа с большими документами в текстовом процессоре Word.Cноски – назначение, приемы создания и использования. Названия таблиц и рисунков. Создание перечней таблиц и рисунков. Создание предметного указателя.

Если в документе присутствует большое число таблиц, формул или рисунков, то для облегчения работы с документом в него можно вставить перечень рисунков, таблиц и формул. Предварительно для тех объектов, которые должны быть включены в перечень, нужно создать стандартное название.

Названиесостоит из постоянной части, номера и произвольного текста. Постоянная часть и номер вводятся специальной командойWord. Текст в названии не является обязательным и вводится пользователем. Название может размещаться над или под иллюстрацией, таблицей, формулой.

Вставка названий:

1. поместить курсор в ту точку, где должно появиться название объекта;

2. выбрать команду Вставка/Название;

3. в списке Постоянная частьвыбрать метку.

Создание перечня:

1. поместить курсор в то место документа, где нужно создать перечень;

2. вызвать команду Вставка/Оглавление и указатели, вкладкаСписок иллюстраций;

3. в списке Названиевыбрать тип объектов, для которых создается перечень;

4. выбрать вид перечня;

5. если нужно, выровнять номера страниц по правому краю и добавить заполнитель.

Обновление перечня, в случае необходимости, осуществляется так же, как обновление оглавления, нажатием клавиши<F9>.

Предметный указатель

Предметный указатель содержит список основных понятий и терминов, которые рассматриваются в документе, с указанием номеров страниц, содержащих упоминание этих названий и терминов.

Прежде чем создавать предметный указатель, следует пометить все элементы, которые должны быть внесены в указатель.

 

Создание элемента указателя:

1. выделить слово или сочетание слов, ссылка на которые должна быть в предметном указателе;

2. нажать комбинацию клавиш <Alt>+<Shift>+<X>(латинский);

3. в окне Определение элемента указателянажать кнопкуПометить, чтобы пометить только одно выделенное словосочетание, илиПометить все, чтобы пометить все вхождения выделенного словосочетания в документе.

Сборка предметного указателя:

1. поместить курсор в ту точку, где должен появиться указатель;

2. вызвать команду Вставка/Оглавление и указатели, вкладкаУказатель;

3. выбрать вид указателя;

4. установить число колонок для текста указателя;

5. если нужно, выровнять номера страниц по правому краю и ввести заполнитель.

Предметный указатель создается в отдельном разделе документа.

Для обновления предметного указателя при добавлении или удалении элементов следует выделить указатель и нажать клавишу <F9>.

Создание оглавления, предметного указателя, перечня таблиц

Все указанные объекты должны создаваться в отдельном файле.

В данном файле с помощью полей {RD} должны быть описаны те файлы, для которых должны создаваться общие оглавление, предметный указатель, перечень таблиц и т.д. Одно поле {RD} описывает один файл. Имена файлов должны быть представлены в формате «8.3» (не более 8 символов в имени файла, допустимы только латинские буквы и цифры).

Синтаксис поля {RD}:

{RD<имя и расширение файла>}

Создание поля:

1. установить в нужную точку документа курсор ввода;

2. вызвать команду Вставка/Поле;

3. выбрать категорию Оглавление и указатели;

4. выбрать поле RD;

5. в строку Код поля после символовRDввести имя и расширение файла.

Следует ввести столько полей {RD}, сколько имеется отдельных файлов, составляющих большой документ.

Для корректной работы поля {RD} в именах файлов не должно быть пробелов.

После ввода всех полей {RD} следует обычным образом вставить оглавление, перечень таблиц или предметный указатель командойВставка/Оглавление и указатели.

Если будет включен режим отображения кодов полей, то вместо перечней на экране будут представлены их коды: поле {TOC} - для оглавления, поле {INDEX} - для предметного указателя.

Для просмотра текста перечня следует отключить режим отображения кодов полей.