Р ис.3. Зависимость ценности информации для управления от объема информации

С помощью систем поддержки принятия решений (СППР) решение может приниматься руководителем на основе рекомендаций, выдаваемых ЭВМ, руководитель уже не в состоянии проанализировать, проверить всю информацию и вынужден довериться компьютерным системам. Мир все больше и больше зависит от информации в компьютере, все больше требования к достоверности и точности данных, поэтому, увеличивая объемы данных, надо отдавать себе отчет, сумеем ли обеспечить их достоверность.

Другим важным фактором является технологическая возможность обработки информации. Эти ограничения связаны с размещением БД на диске или в оперативной памяти, необходимостью регулярного копирования, дублирования и т.д. Можно сказать, что, желая увеличить объем информации, надо иметь в виду, что объем может возрасти гораздо больше ожидаемого. Многие разработчики, проектируя БД, не задумываются над тем, смогут ли они своевременно обновлять и дополнять БД.

Создание БД оправдано только тогда, когда она приносит реальный эффект – т.е. помогает решать задачи принятия решений. Полная автоматизация деятельности предприятия является светлой, но, увы, недосягаемой мечтой. Поэтому автоматизация – это всегда длительный процесс, в ходе которого постепенно охватывается все большее число задач. И крайне важным является последовательность, с которой это происходит, поскольку от правильности определения ее зависят сроки окупаемости разработки, да и судьба БД в целом. Очевидно, что последовательность этапов разработки и внедрения должна быть такова, чтобы наиболее приоритетные задачи решались в первую очередь. К ним можно отнести снижение операционных издержек за счет автоматизации рутинных операций, повышение производительности труда и внедрения автоматизированных систем контроля выполнения операций. Эти задачи решаются путем создания автоматизированных рабочих мест (АРМ), обеспечивающих максимально возможный сервис их пользователям. Естественно, невозможно обеспечить накопление информации, не разработав удобные АРМ для тех работников, которые должны вводить эту информацию в БД, приложения для доступа и визуализации информации также можно рассматривать как АРМы, и, конечно, их работа невозможна без БД.

Классы задач нужно разделять, т.к. от того, какие задачи признаются приоритетными, зависит последовательность разработки и внедрения. И все они, действительно, важны для деятельности заказчика. Но любой системный аналитик знает старый афоризм: "То, что говорит пользователь о своих потребностях – это не совсем то, что он думает, а то, что он думает – это совсем не то, что ему нужно на самом деле".

Первая и самая важная задача корпоративной БД – это отчуждение и обобществление информации, вырабатываемой и используемой различными подразделениями и сотрудниками фирмы, или говоря иными словами, создание общего информационного пространства фирмы, в идеале охватывающего всю корпоративную информацию. Для этого недостаточно хорошо спроектировать структуру данных. Необходимо сделать так, чтобы ее заполнение и актуализация выполнялись естественным образом, в ходе повседневной деятельности сотрудников. Несмотря на тривиальность этого тезиса, добиться этого в реальности оказывается сложно, поскольку полный перечень выполняемых операций составить не удается практически никогда, а главное формирование отдельных показателей производится несколькими руководителями.

Тем не менее, нужно стремиться к решению второй задачи – повышению эффективности и надежности выполнения рутинных операций, включая подготовку выходных бумажных документов.

Третья задача любой БД – это организация удобного доступа к накопленной информации, как в виде отчетов, так и в режиме онлайновой фильтрации и просмотра.

И, наконец, четвертая задача связана с тем, что, кроме информации о происшедших событиях, БД должна хранить информацию о событиях ожидаемых, и вовремя напоминать о них. Это функция прогноза.

В идеале БД должна замыкать на себя всю деятельность сотрудников компании. Мерой полноты БД может служить соотношение времени, которое сотрудники проводят в среде СУБД. При этом БД не должна подменять специализированные приложения – бухгалтерские, аналитические и др. Последние, по идее, должны "питаться" экспортированной из нее информацией.