Тема 2.5. Создание документов с таблицами. Составление табличных документов с расчетами

Среди многообразия служебных документов особое место занимают таблицы, т. е. документы, текст которых заполняется в принятых на предприятии или установленных соответствующими инструкциями табличных формах. Это практически все технологические документы, финансово-бухгалтерские, текстовые конструкторские и многие другие.

Таблица 1 - Календарный план выполнения работ

Номер этапа работ	Содержание этапа работ	Срок выполнения	Стоимость, долл.	Чем заканчивается этап
1	Анализ технической доку­ментации и постановка задачи	05.01.2000	500	Структура баз данных
2	Разработка СУБД системы учета поступлений материалов и комплектующих	15.01.2000	150	СУБД
3	Разработка СУБД системы учета поставки материалов изготовителям продукции	20.01.2000	150	СУБД
4	Разработка СУБД системы поставки готовой продукции торгующим организациям	30.01.2000	200	СУБД
5	Разработка СУБД системы учета производственной деятельности фирмы	10.02.2000	285	СУБД
Итого			1285

В табл.1 показан пример оформления календарного плана на выполнение работ при заключении хозяйственных договоров.

Таблица состоит из столбцов (колонок) и строк. Каждый столбец имеет наименование. Строку с наименованиями столбцов называют заголовком таблицы (шапкой таблицы). Область таблицы на пересечении строки и столбца называют ячейкой.

Текстовый редактор Word обладает большими возможностями по созданию и оформлению табличных документов. В нем также имеются встроенные функции, позволяющие выполнять математические расчеты, строить графики и диаграммы, например необходимые при анализе экономической деятельности фирмы.

Word позволяет вставить в текст документа таблицы, графики и диаграммы, разработанные с помощью других приложений Windows, например таблицы, созданные в Excel.

Возможны две схемы оформления табличных документов (далее таблиц):

• создание таблицы и заполнение ее информацией;

• создание текста и преобразование его в таблицу.

Первую схему рекомендуется применять для создания документов с установленной структурой таблицы. Вторая схема целесообразна при создании документов, структура которых еще не определена. Рассмотрим последовательность действий при создании таблиц по этим схемам.

Создание таблицы и заполнение ее информацией. Эта схема создания документов выполняется в следующем порядке: оформление заголовка таблицы;

=> заполнение таблицы информацией;

=> оформление внешнего вида таблицы.

В процессе создания таблицы операции заполнения информацией и оформления внешнего вида могут чередоваться.

Оформление заголовка таблицы производится командами из меню Таблица. Перед началом создания таблицы необходимо установить курсор в соответствующую область страницы (экрана), а затем выполнить следующие действия:

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Вставить таблицу;

=> установить в появившемся диалоговом окне требуемое число столбцов (при этом ширина столбцов задается параметром Авто);

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК].

Такая последовательность оформления заголовка таблицы применяется при выполнении простых документов. Для оформления документов, имеющих более сложную структурой , целесообразно использовать команду Объединить ячейки, т.е. необходимо:

=> создать структуру таблицы с требуемым числом столбцов;

=> выделить ячейки, которые должны быть объединены;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Объединить ячейки.

Если таблица занимает несколько страниц, то на каждой странице повторяют ее шапку, для чего следует выполнить следующие установки:

активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Заголовки.

Команды для редактирования таблиц находятся в меню Таблица. Это команды, позволяющие: добавлять строки, вставлять столбцы, удалять строки и столбцы.

Для добавления строки в конец таблицы необходимо:

=> установить курсор в последнюю ячейку последней строки таблицы;

=> нажать клавишу [Tab].

Таблица 2 - Клавиши для выполнения перемещений курсора

Перемещение курсора	Клавиши
На ячейку вправо	[Tab]
На ячейку влево	[Shift] + [Tab]
В начало таблицы	[Home]
В конец таблицы	[End]
В первую ячейку строки	[Alt] + [Home]
В последнюю ячейку строки	[Alt] + [End]
В верхнюю ячейку столбца	[Alt] + [Page Up]
В нижнюю ячейку столбца	[Alt] + [Page Down]

Примечания:

1. При нажатии клавиши [Tab] после набора текста в последней ячейке строки курсор переместится в начало первой ячейки следующей строки. Поэтому при оформлении структуры таблицы указывать в диалоговых окнах число строк не обязательно.

2. Технология набора текста в ячейке полностью соответствует технологии набора текста на отформатированной странице. Если текст превышает по длине ширину столбца, он автоматически переносится на следующую строку ячейки. При этом высота всей строки таблицы увеличивается.

Для добавления одной строки в любом месте таблицы следует: установить текстовый курсор в любом месте строки, над которой требуется вставить дополнительную строку; => активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Вставить строки.

Для добавления сразу нескольких строк таблицы необходимо:

=> установить текстовый курсор в любом месте строки, над которой требуется вставить дополнительные строки;

=> выделить вниз с помощью курсора столько строк, сколько требуется добавить;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Вставить (добавить) строки.

Для вставки (добавления) нового столбца необходимо:

=> выделить в таблице столбец, слева от которого требуется добавить новый столбец;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Вставить (добавить) столбцы.

Технология вставки нескольких новых столбцов аналогична технологии вставки строк с той только разницей, что нужно выделять соответствующее число столбцов слева от того столбца, перед которым будут добавлены новые.

Удаление информации в строках и столбцах без удаления самих строк и столбцов из таблицы производится аналогично удалению строки текста, т.е. необходимо:

=> выделить курсором информацию в строке или столбце;

=> нажать клавишу [Del].

Удаление строк или столбцов таблицы производится в следующем порядке:

выделить строку или столбец; => активизировать меню Таблица; => выбрать команду Удалить ячейки;

=> в появившемся диалоговом окне выбрать соответствующую команду (Удалить все строки или Удалить все столбцы).

Оформление внешнего вида таблицы включает в себя следующие основные операции:

• изменение ширины столбцов;

• изменение высоты строк;

• оформление сетки таблицы;

• изменение положения таблицы на странице листа. Способ изменения ширины столбца состоит в следующем: => установить указатель мыши на левую или правую вертикальную линию столбца (при этом указатель соответственно изменит направление стрелки);

=> нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, «перетащить» вертикальную линию соответственно влево или вправо на требуемое расстояние.

Ширину столбцов можно задать с помощью команды Высота и ширина ячейки из меню Таблица.

Высота любой строки таблицы может быть задана с помощью команды Высота и ширина ячейки из меню Таблица одним из трех параметров: Авто, Минимум, Точно.

Параметр Авто определяет высоту строки таблицы в соответствии с параметрами абзаца, которые устанавливаются при первоначальном форматировании документа. В этом случае высота строки таблицы устанавливается автоматически в зависимости от размеров вводимого в ячейку текста.

Параметры Минимум и Точно устанавливаются только для строк создаваемой таблицы. При выборе этих параметров высота строки таблицы задается числом пиксельных точек.

При вводе текста в ячейку с установленным параметром Минимум минимальная высота строки определяется заданным числом пиксельных точек. Однако если размеры вводимого текста превышают заданные размеры ячейки, высота строки таблицы увеличивается в соответствии с размерами текста.

При вводе текста в ячейку с установленным параметром Точно высота строки не меняется. Если размер вводимого текста превышает заданные размеры ячейки, в ней остается только вместившаяся его начальная часть.

Высота строки может быть задана как для всей таблицы сразу, так и для любой отдельной строки. Установка высоты строк таблицы производится в следующем порядке:

=> выделить строку (или все строки);

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Высота и ширина ячейки;

=> в появившемся диалоговом окне установить параметры: Высота строки и Сколько (размер в пиксельных точках);

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

На экране в созданной таблице строки и столбцы (сетка таблицы) выделены пунктирной линией, т.е. при выводе документа на принтер таблица распечатается без сетки. Для распечатки таблицы с сеткой необходимо выполнить следующие действия:

=> выделить таблицу;

=> активизировать меню Формат;

=> выбрать команду Обрамление и заполнение...;

=> в появившемся диалоговом окне активизировать вкладку Обрамление и выбрать необходимые установки (рамку или сетку таблицы, толщину и цвет линий);

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

При желании отдельные столбцы или строки таблицы можно выделить различным цветом. Для этого требуется:

=> выделить строку или столбец;

=> активизировать меню Формат;

=> выбрать команду Обрамление и заполнение...;

=» в появившемся диалоговом окне активизировать вкладку Заполнение и выбрать необходимые установки (узор, цвет узора и цвет фона);

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

Оформить таблицу можно с использованием установленных в редакторе типовых стилей, для чего требуется:

=> установить курсор в любом месте таблицы;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Автоформат таблицы..;

=> в появившемся диалоговом окне выбрать один из предлагаемых форматов;

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

Создание текста и преобразование его в таблицу. Эта схема создания таблиц применяется при оформлении документов, для которых не существует установленных форм. В этом случае последовательность операций и способы их выполнения аналогичны используемым в схеме оформления табличных документов первым способом (оформление заголовка таблицы, заполнение таблицы информацией, оформление внешнего вида таблицы). Отличие состоит только в последовательности оформления шапки таблицы, которую рассмотрим на примере создания календарного плана выполнения работ :

=> набрать текст заголовка таблицы, причем в процессе набора в конце текста каждой предполагаемой колонки (кроме последней) нажимать клавишу [Tab];

=> выделить набранный текст;

=> активизировать меню Таблица;

=> включить изображение сетки командой Линии сетки; => выбрать команду Преобразовать текст;

=> в появившемся диалоговом окне щелкнуть мышью по кнопке [ОК].

После выполнения указанных действий на экране появится заголовок таблицы.

Все дальнейшие действия по созданию таблиц были рассмотрены ранее.

Составление табличных документов с расчетами

В производственной деятельности любой фирмы используется множество деловых документов (кроме бухгалтерских), при создании которых необходимо выполнять различные математические вычисления.

Например, документы по учету прихода и расхода продукции; прогнозированию продаж, изменений курса валют, динамики изменений рынка по видам продукции, доходов и т. п.; составлению балансовых таблиц; учету денежных чеков и др.

При разработке таких документов в Word можно произвести необходимые расчеты, не прибегая к таким приложениям Windows, как Калькулятор или Excel. При этом результаты расчетов автоматически вводятся в соответствующие ячейки таблицы.

Word обладает набором математических функций, позволяющих выполнять следующие операции:

• сложение, вычитание, умножение, деление;

• вычисление среднего значения;

• вычисление процентов;

• выбор минимальных и максимальных значений.

Выполнение математических вычислений основывается на методах обработки информации, применяемых в табличных процессорах Lotus, Excel и др. Сущность этих методов сводится к тому, что все математические действия производятся с числовыми данными, находящимися в ячейках таблицы. Каждая ячейка таблицы имеет буквенно-числовой символ, например Al, А2, Bl, В2 и т.д., где буква обозначает столбец таблицы, а цифра - строку (включая строки шапки).

Первые 26 столбцов таблицы обозначаются буквами латинского алфавита от А до Z. Если столбцов в таблице больше 26, то они обозначаются АА ... AZ и т.д.

Строки таблицы обозначаются числами, начиная с единицы.

Таким образом, выражение Dl = А4-С6 означает, что число, записанное в ячейке первого столбца четвертой строки таблицы (А4), умножается на число, записанное в ячейке третьего столбца шестой строки (С6), а результат автоматически записывается в ячейку четвертого столбца первой строки (D1).

Формула для расчета записывается в той ячейке, где необходимо указать результат.

Порядок выполнения расчетов рассмотрим на примере составления накладной на выдачу товаров фирме-покупателю со склада фирмы-продавца. Форма такой накладной показана в табл. 2.3 (некоторые реквизиты накладной не представлены).

В табл.3 над столбцами указаны обозначающие их символы.

Таблица 3 - Накладная № на отгрузку товара

А	В	С	D	Е	F
№	Наименование товара	Ед. изм.	Кол.	Цена, р.	Стоимость, р.
1	Электрочайник «Tefal»	Шт.	400	500	200000
2	Электроутюг «Tefal»	Шт.	700	450	315000
Итого					515000

П

р

и заполнении накладной требуется автоматически выполнить расчет стоимости по каждому наименованию и подвести итог по общей стоимости отпущенного товара.

Стоимость товара первого наименования рассчитывается по формуле F2 = D2 • Е2.

Стоимость товара второго наименования F3 = D3 • ЕЗ. Тогда стоимость всего товара будет представлять собой сумму значений ячеек F2 и F3, т.е. F4-F2 + F3.

Определив расчетные формулы, можно приступать к заполнению таблицы.

Последовательность разработки таблицы была изложена ранее, поэтому укажем теперь только последовательность действий, связанных с выполнением расчетов:

=> ввести числа в ячейки столбцов Кол. и Цена, р.);

=> выделить вычисляемую ячейку (F2);

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Формула

=> в появившееся диалоговое окно ввести расчетную формулу (= D2-E2);

=> выбрать формат записи числа;

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК].

Результат вычислений автоматически будет записан в ячейку F2. Аналогичные действия выполнить для ячеек F3 и F4, введя соответствующие формулы.

Если необходимо установить для всех чисел таблицы одинаковый формат записи, то вводить их следует через команду Формула, т.е. вводимое число сначала записывается в строке Формула диалогового окна, а затем выбирается формат его записи.

Формат числа - это вид отображения его при выводе на экран и в печать. В диалоговом окне команды Формула ... можно выбрать следующие форматы чисел:

# ##0 - целое число с разделением тысяч;

# ##0,00 - число, вычисляемое с точностью до второго знака после запятой;

# ##0,00 р. - представление числа в рублях.

Для суммирования результатов вычислений можно использовать функцию SUM в следующих формах записи:

= SUM (Al: А10) -вычисление сумм для ячеек с 1-й по 10-ю столбца А;

= SUM (A1;D10) - вычисление сумм для ячеек с Al по D10;

= SUM (ABOVE) - вычисление сумм для всех ячеек столбца, находящихся выше текущей ячейки;

= SUM (LEFT) или = SUM (RIGHT) - вычисление сумм для всех ячеек строки, находящихся слева или справа от текущей ячейки.

Word предоставляет пользователю достаточный набор математических функций для выполнения широкого круга расчетных задач.

Перечень этих функций можно увидеть в диалоговом окне команды Формула.

Итак, накладная составлена, расчеты выполнены, но вы обнаружили, что неправильно ввели число отпущенных утюгов. Для перерасчета необходимо выполнить следующие действия:

=> выделить ячейку для замены числа;

=> удалить число;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Формула ;

=> в появившееся диалоговое окно ввести новое число;

=> выбрать формат записи числа;

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] (при этом новое значение запишется в ячейку);

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Выделить таблицу;

=> нажать клавишу [F9] (Word произведет пересчет всей таблицы);

=> отменить выделение таблицы.

При необходимости правильность введенных расчетных формул можно проверить, выделив таблицу и нажав комбинацию клавиш [Shift] + [F9].

Из рисунка видно, что в ячейках столбца Кол. формула отсутствует. Это означает, что числа в эти ячейки вводились обычным способом, т. е. без применения команды Формула. В ячейках с формулами указан еще и формат вывода числа.

Чтобы вернуть таблице ее первоначальный вид, необходимо выделить ее и нажать комбинацию клавиш [Shift] + [F9].