6. Особенности проведения презентаций для разных аудиторий

Существует три различных типа аудитории, различаемых по размеру и с точки зрения того, как они реагируют на ведущего:

• большая аудитория - больше ста или двухсот человек;

• группа человек до пя­тидесяти или до ста (граница между этими двумя группами несколь­ко размыта);

• маленькая группа примерно до двенадцати человек.

Поскольку реакция каждого типа аудитории различна, совершенно очевидно, что подход ведущего должен варьироваться, если он хо­чет добиться желаемой реакции.

6.1. Какого размера аудитория вам нужна?

Первый вопрос, который вам стоит задать себе, - действительно ли вам нужна большая аудитория? Все зависит от того, чего вы хотите добиться:

• Пытаетесь ли вы оказать воздействие на небольшие группы людей, которые принимают ответственные решения (маленькая)?

• Хотите ли вы воздействовать на большое количество подчиненных (большая)?

• Состоит ли ваша цель в том, чтобы объединить и поднять боевой дух большого количества людей (большая)?

• Является ли вашей целью повлиять на отношения, идеи и намерения нескольких важных людей, которые не являются вашими подчинен­ными (маленькая)?

Там, где дело касается большой аудитории, вы должны полностью вла­деть вопросами времени, места проведения и списком приглашенных. Так что сделайте следующее: закажите больший зал и разошлите при­глашения всем высокопоставленным менеджерам и руководству компа­нии. Если лучшим средством является маленькая аудитория, а прийти хотят триста человек, проведите пять повторов в день или в последую­щие дни (и помните, что со временем они должны становиться лучше, так что, наверное, самой эффектной будет последняя презентация).

При аудитории в пятьдесят-двести слушателей вы можете как-то влиять на происходящее, уплотняя аудиторию или рассеивая ее, изменяя осве­щение, а в основном манерой поведения ведущего (официальной или свободной, стоя за кафедрой или сидя на краю стола и т. д.).

Теперь рассмотрим порядок проведения презентации в разных типах аудитории.

6.2. Публичная презентация

Она рассчитана на большую аудиторию.

Публичные презентации бывают массовыми(от 50 человек до 200 и более) игрупповыми(от 15 до 50 человек). Заметим, что четкой границы между этими видами провести невозможно, так как пове­дение аудитории, ее характеристики зависят не только от количества слушателей, но и от многих других обстоятельств.

Публичная презентация представляет собой, как правило, хоро­шо спланированное и подготовленное мероприятие. Обычно она проводится в соответствии с заранее разработанным сценарием, в котором четко определены роли всех участников, содержание и по­рядок их выступлений, использование визуальных вспомогательных средств (плакаты, схемы, таблицы, слайды, фильмы и др.). Специаль­ное время отводится ответам на вопросы.

Публичная презентация проходит чаще всего в течение 1,5—2 ча­сов. Начинать ее рекомендуют примерно в 15.00—16.00 часов.

После презентации организаторы предлагают коктейль или фур­шет (17.00-19.00).

Соответствующим образом готовится помещение для презента­ции. Зал заседания, фойе оформляются рекламными плакатами, стендами, иллюстративными материалами и т. п.

Хорошее впечатление на участников презентации производит вру­чение им рекламных подарков, в качестве которых используют не­дорогие предметы: авторучки, записные книжки, календари, значки, проспекты, печатная продукция организации и др.

Принято сообщать о предстоящей презентации в средствах мас­совой информации, а участникам и гостям присылать пригласитель­ные билеты.

При проведении публичной презентации очень важно учитывать особенности поведения и реакции людей в большой аудитории. Вот что пишет по этому поводу Э. Джей в книге «Эффективная презен­тация»: «Главный парадокс аудиторий состоит в том, что чем они больше, тем больше похожи на одного человека. Вместо того, чтобы стать более разрозненной, она становится более однородной. В свя­зи с увеличением размера аудитории у ведущего возникает допол­нительная проблема: чем больше аудитория, тем меньше она реаги­рует на то, что презентуется, и тем больше на человека, который все это презентует».

В БОЛЬШОЙ АУДИТОРИИ

• На идеи реагируют не личности, а группа.

• Действуют групповые стандарты поведения.

• Публично определяются угрозы для группы.

• Провозглашается совместное решение идти вперед к залитым солнцем вершинам.

• Бурно приветствуются те, кто нас туда поведет.

Автор подчеркивает, что с людьми в большой аудитории проис­ходят две важные вещи, которых трудно добиться при других обсто­ятельствах:

— они объединяются и солидаризируются;

— они единодушно принимают и одобряют чье-то лидерство.

Когда одну французскую певицу спросили, как она реагирует на театр, полный людей, которые пришли послушать ее, она ответила:

«Я стараюсь превратить их всех в одного человека, затем стараюсь за­ставить его полюбить меня. Если мне это неудается, я ухожу домой».

Следует иметь в виду, что большая аудитория не предназначена для дискуссионного обсуждения вопросов, в ней трудно использо­вать аргументы, уместные и понятые для всех присутствующих. Здесь очень важны ораторские способности презентатора, его уме­ние управлять слушателями и воздействовать на них.

Большое внимание необходимо уделить подготовке презентационной речи. Заметим, что количество выступающих на презентации определяется сценарием, диктуется обстоятельствами и целесообраз­ностью.

Рассмотрим, какие же структурные элементы, как правило, содер­жит выступление на публичной презентации.

Пример.

В качестве примера ис­пользуем текст речи, опубликованный в книге Е. Н. Зарецкой «Ло­гика речи для менеджера».

Презентатор обратился к присутствующим со следующими сло­вами:

«Уважаемые дамы и господа!

Сегодня мы собрали вас для того, чтобы представить проект, над которым компания EuropaInternationalактивно работала два пос­ледних года. С большой долей уверенности мы можем заявить, что этот проект в скором времени станет главным маяком в необъятных просторах рынка безналичных платежей.

Итак, мы представляем вашему вниманию принципиально но­вую чип-карту Glip, которая отвечает интересам современного че­ловека. Хотелось бы обратить внимание на то, что поведение потре­бителя, в том числе и потребителя банковских услуг, меняется на глазах. Современный потребитель все больше ценит комфорт и бе­зопасность. И, конечно, готов за это платить».

Как видим, оратор сразу же представляет компанию, осуществ­ляющую проект разработки и реализации чип-карты. Он говорит о солидности предлагаемого проекта, глобальности его охвата, харак­теризует рынок сбыта и современного потребителя.

Значительная часть речи посвящена характеристике чип-карты Glip. Презентатор подчеркивает, что это действительно революци­онный продукт, который в скором времени займет главенствующее положение на рынке. Он описывает следующие качества карточки: во-первых, она многофункциональна (может работать как между­народная платежная карта, как специальный платежный инстру­мент, например, на автозаправках, как медицинский и страховой полис, как пропуск на работу или ключ от дома и т; д.); во-вторых, удобна и проста в использовании (ее можно загрузить с банкомата, по телефону или через компьютер, наличными, с другой карты или с банковского счета, а перезагрузить прямо в торговой точке); в-тре­тьих, она гораздо более безопасна, чем карточка с магнитной поло­сой (микросхема содержит уникальную и не подлежащую измене­нию формулу); в-четвертых, обладает широкими возможностями развития (с помощью карточки предполагается совершать покупки по телефону, через телевизор или компьютерные сети в любой стра­не мира).

Конечно, у Glip есть свои недостатки, и оратор не скрывает их, говорит о них открыто, объясняет, с чем они связаны, каковы перс­пективы их преодоления, и подчеркивает, что достоинства системы почти полностью компенсируют ее недостатки. «По всей видимос­ти, — говорит оратор, — Glip, будучи действительно передовой тех­нологией, в ближайшее время вытеснит с рынка все существующие платежные системы. Это касается России, несмотря на тот дождь пластиковых карт, который обрушился на российский рынок в по­следнее время».

Закончил он свое выступление так: «Я полагаю, что данная ин­формация оказалась для вас полезной и интересной. Наши экспер­ты готовы ответить на ваши вопросы, а некоторое время спустя мы представим оборудование, с помощью которого и будет функцио­нировать вся система.

Смотрите, испытывайте, спрашивайте, анализируйте. Надеюсь, что уже в скором будущем мы станем с вами партнерами по продви­жению на рынке абсолютно новой и перспективной системы безна­личных платежей Glip компании Europa International» [34, 286— 287].

Таким образом, для публичной презентации характерны, прежде всего, строгая регламентированность процедуры ее проведения (по­рядок выступлений, распределение ролей, согласование тематичес­кой направленности речей, ответы на вопросы и т. п.) и четкое струк­турирование презентационных речей. При демонстрации предмета презентации особенно важно обратить внимание на такие парамет­ры: актуальность решаемой задачи, новизна и оригинальность реше­ния, перспективы развития, коммерческая эффективность, готов­ность общества к восприятию данного проекта.

Особое значение при проведении презентации в большой аудитории имеет квалификация ведущего или ведущих, так как именно от того понравится аудитории презентация или нет, очень часто зависит окончательное решение. Э.Джей отмечает по этому поводу:

«Может показаться нелепым предположение, что важные решения впос­ледствии могут зависеть от того, понравился кто-то аудитории или нет - и конечно, люди никогда не согласятся с этим, - но очень часто имен­но это и является решающим фактором. Речь идет не о первостепенных решениях - дело не в том, нужны ли компании самолеты, дело в том, чьи самолеты она купит. Обсуждение будет касаться вопросов их ремон­та и дальности полета, потребления горючего, привлекательности для пассажиров и финансовых условий, и стоимости, и если один самолет явно превосходит своих соперников, то, конечно, выбор остановят именно на нем.

Но обычно все бывает не так уж ясно, и тогда над разумом начинают брать верх иррациональные доводы, чувства главенствуют над аргумен­тами, эмоции побеждают логику. Люди все еще говорят об объективных критериях - стоимости, потреблении и ремонте, но теперь ими пользу­ются не для того, чтобы сделать разумное заключение, а чтобы подкре­пить иррациональные выводы.

Вплоть до презентации объединяющей основой между сторонами долж­ны быть знание бизнеса, опыт, и т. д.: презентация часто добавляет слу­шателям дополнительные составляющие для принятия решения - общее чувство относительно людей, которые стараются убедить их. Люди бу­дут и до этого иметь какие-то личные чувства и мнения, но именно пре­зентация даст возможность поделиться ими. Чем больше людей из ави­акомпании будет на презентации, тем сильнее будет это чувство (на благо или во вред). Это будет что-то вроде общего мнения.

Это оказывается гораздо более важным фактором, чем хотелось бы при­знавать, и во многом он основан на впечатлении, которое несколько человек производят на других нескольких человек в процессе презента­ции».