2 курс Исследование систем управления / Конспект лекций_ИСУ

Лекция 12. Внутренняя среда организации

Внутренняя среда организации – хозяйственный организм фирмы.

Другими словами, это структура фирмы, которая охватывает все производственные подразделения, входящие в состав организации.

Внутренняя среда организации состоит из таких внутренних переменных, как.

•цели;

•структура;

•задачи;

•технологии;

•люди.

Цель – достижение, получение, совершенствование группой людей, объединившихся в организацию, некоторого желаемого результата. При формулировке пели необходимо ответить на вопросы:

•что надо получить и зачем;

•когда и кто должен решать задачу по достижению цели. Формулировка цели включает:

•набор требований, который должен удовлетворять желаемый результат;

•перечень условий, ограничивающих круг допустимых средств достижения целей;

•перечень возможных вариантов или характеристик результата;

•характеристики желаемой степени достижения ожидаемого результата;

•оценка фактического достижения цели.

Как правило, организации ставят перед собой следующие цели:

•поддержание рыночной устойчивости предприятия и его выживание;

•обеспечение доходности;

•обеспечение рентабельности;

•обеспечение конкурентоспособности;

•минимизация затрат.

Цели организации в целом не совпадают с целями ее подразделений, следовательно, у каждого подразделения свои цели, которые не должны идти в разрез с целью организации. Например, целью финансового подразделения может быть уменьшение кредитных потерь от суммы продаж. Подразделение маркетинга может иметь целью сокращение количества жалоб потребителей.

Поэтому руководство должно координировать цели подразделений.

Структура – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Структура организации определяется аспектами:

•специализированным разделением труда: определенный вид работы закрепляется за теми, кто лучше выполняет эту работы, т. е. за специалистами. В организациях выделяют:

•горизонтальное разделение труда – разделение труда между людьми, стоящими на одном уровне иерархии;

•вертикальное разделение труда – формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Вертикальное разделение труда характеризуется объемом управления, который определяет иерархию управленческих уровней – формальную подчиненность лиц на каждом уровне управления. Например, лицо, находящееся на высшей ступени управления, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих разные функциональные области. Эти руководители могут иметь подчиненных из числа линейных руководителей (мастера разных звеньев);

•сферой контроля: количество подчиненных, находящихся в ведении одного руководителя. Выделяют 2 сферы контроля.

•узкую: в ведении руководителя находится малое количество подчиненных. Организационная структура при такой сфере контроля – многоуровневая;

•широкую: в ведении руководителя находится большое количество подчиненных. Характеризуется плоской организационной структурой.

Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Каждой должности предписывается ряд задач, выполнение которых необходимо для достижения целей организации, например:

•работа с людьми;

•работа с предметами;

•работа с информацией.

Технология – средство преобразования сырья, материалов в конечные продукты и услуги.

Для технологии характерны:

•стандартизация (использование стандартных, взаимозаменяемых компонентов);

•механизация (использование машин и механизмов вместо людей).

Классификация технологии по Вудворду:

•единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно изделие или малая серия одинаковых изделий. Характеризуется специализацией:

•массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи. Характеризуется идентичностью, механизацией;

•непрерывное производство. Работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта.

Характеризуется большим объемом и полной автоматизацией. Классификация технологии по Томпсону:

• многозвенные технологии. Характеризуются взаимозависимыми задачами, которые должны выполняться последовательно. Например, сборочные линии массового производства. Каждая операция по сборке автомобиля выполняется в определенной последовательности;

• посреднические технологии. Характеризуются регулярными встречами людей (покупатели, клиенты). Например, банк, телефонная станция;

• интенсивные технологии. Характеризуются применением специальных приемов, навыков и услуг. Например, монтаж фильма.

Люди (человеческий ресурс) – главный и самый сложный элемент любой организации, так как все люди сильно отличаются друг от друга по полу, возрасту, образованию, национальности, навыкам, семейному положению и т. д. От всех этих показателей зависит характер работы и успех организации в целом. Работа с кадрами должна строиться таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий. Все люди имеют следующие характеристики:

•способности – индивидуальные навыки, присущив конкретному человеку.

•наследственные;

•приобретенные;

•предрасположенность, одаренность: человек имеет потенциал

квыполнению какой-либо работы.

•потребности – внутреннее состояние недостаточности чеголибо и стремление получить желаемое. Маслоу выделяет 5 видов потребностей:

•жизнеобеспечения, которые удовлетворяются созданием комфортных условий труда и установлением соответствующей зарплаты за труд;

•безопасности, которые удовлетворяются разработкой долгосрочных социальных программ, предоставлением медицинского обслуживания персоналу, осуществлением отчислений в специальные фонды, предоставлением дополнительных льгот;

•социальных контактов, которые удовлетворяются созданием социально-психологического климата в коллективе;

•самоуважения, которые удовлетворяются путем привлечения персонала к выработке решения, обсуждения с персоналом проектов;

•самореализации, которые удовлетворяются с помощью разработки профессионального развития персонала, переподготовки, разработки профессиональной карьеры, распределения заданий;

•ожидания относительно результатов своего поведения, которые формируются людьми на основе прошлого опыта и оценки текущей ситуации;

•восприятие – интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений. Люди реагируют не на то, что действительно происходит в их окружении, а на то, как они это воспринимают;

•отношение. Точка зрения. Оно формулирует наше необъективное восприятие окружающей среды и тем самым влияет на его поведение;

•влияние среды на личность. Каждая организация сознательно или нет устанавливает свою собственную систему ценностей.

Эта система составляет организационную культуру. Любая организация как общество стремится иметь свою мораль, обычаи и табу. И хотя каждый человек – это личность и в разных обществах он ведет себя по-разному, в своей организации существует определенный шаблон поведения;

• способность к лидерству – это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей, заставляя их вести себя определенным образом.

Лекция 13. Классификация как метод исследования

Классификация – фундаментальный метод познания действительности, делящий объект исследования на определенные классы посредством выделения существенных признаков на основе выявления их гомогенности (однородности) и гетерогенности (разнородности). Такое выделение позволяет изучить исследуемый объект более глубоко и вникнуть в его сущность путем определения состава, свойств, внутренних и внешних связей, путей использования объекта использования.

При проведении исследований выделяют.

• содержательные классификации: основу классификации составляют содержательные и особо важные классификационные признаки;

• искусственные классификации: классификационными признаками являются несущественные, вспомогательные признаки (например, классификация по алфавиту, цвету, формы и т. д.).

В исследованиях выделяют два вида классификации:

•деление общего: деление исследуемого объекта по определенному выделенному признаку на подклассы. Например, дома: жилые и нежилые, пятиэтажные и девятиэтажные и т. д.;

•разделение целого: из целого исследуемого объекта выделяются составные части по классификационному признаку, который должен отражать целостность исследуемого объекта. Например, дом состоит из фундамента, каркаса и крыши. В данном примере критерием классификации являются составные части, совокупность которых образует дом.

Выделяют разновидности классификации, следует назвать такие ее виды, как:

•декомпозиция – это вид классификации, предполагающий разделение единого целого на содержательные взаимосвязанные составные части. Например, система управления делится на подсистемы, которые делятся на компоненты, а те, в свою очередь, на элементы;

•стратификация – это вид классификации, предполагающий выделение слоев (страт) в системе управления Например, выделение внешней и внутренней среды организации.

При исследовании систем управления необходимо руководствоваться следующими классификационными принципами:

•единства классификационного критерия: осуществляя классификацию, нельзя менять критерий в рамках одной классификационной группы;

•соблюдения соразмерности деления исследуемого объекта: объем делимого объекта должен быть равен объему выделенных понятий;

•отнесения каждой однородной группы классифицируемого объекта только к одной видовой группе, выделенные понятия не могут одновременно относиться к двум классификационным группам;

•использования многоступенчатой классификации: для детализации основных черт исследуемого объекта производится

ступенчатая классификация в виде «дерева» исследуемого объекта;

• обеспечения классификационной полноты для каждой ступени классификации: не допускается деление одной части исследуемого объекта на классы, а другой – на подклассы.

Лекция 14. Методы исследования

Метод исследования – это средство познания, способ проведения исследования для достижения определенного результата.

Когда у организации возникают проблемы, она проводит исследование ситуации, повлекшей за собой данную проблему.

Для проведения данного исследования специалисты, отвечающие за разрешение данной проблемы, выбирают в зависимости от своего опыта, знаний, имеющейся информации, природы проблемы метод исследования. Правильно выбранный метод исследования будет определять получение достоверного результата.

Все существующие методы исследования могут быть объединены в две большие группы:

•методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов;

•частные методы исследования.

Методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов, – методы, которые опираются на выявленные и обобщенные мнения экспертов:

•«мозговой атаки»;

•экспертных оценок;

•«синектики»;

•типа «Дельфи»;

•типа «сценариев»;

•SWOT-анализ;

•типа «дерева целей».

Частные методы исследования – методы, в основе которых лежат логико-методологические приемы анализа эмпирических данных при выдвижении научных гипотез:

перечень выдвинутых идей. Затем составленные перечни подгрупп передаются на рассмотрение группе. У данной формы применения метода «мозгового штурма» можно выделить следующие достоинства:

•повышает активность участвующих за счет письменной формы изложения идей;

•исключает ожидание своей очереди в процессе выдвижения идей;

•позволяет совершенствовать представленные идеи и на основе их разрабатывать новые.

При проведении метода «мозговой атаки « необходимо руководствоваться:

•существует запрет на критику выдвигаемых идей;

•предложенные идеи оцениваются после «мозговой атаки»;

•среди выдвигаемых идей в первую очередь приветствуются оригинальные и необычные и идеи, высказанные экспромтом;

•вероятность появления ценных идей зависит от количества выдвигаемых идей: чем больше, тем лучше;

•предпочтения отдаются комбинированным (соединение нескольких идей в одну) и усовершенствованным идеям (развитие уже высказанной идеи);

•при выдвижении новых идей должна соблюдаться цепная реакция идей;

•участники «мозговой атаки» могут выступить несколько раз, но каждый раз должно высказываться не больше одной идеи для лучшего ее восприятия;

•высказанные идеи не имеют авторов, так как идея могла ранее «мысленно принадлежать» любому из участников.

Организация метода «мозговой атаки» осуществляется по следующей методике. На первом этапе формулируется задача на основе 2 положений:

•что мы хотим получить в итоге;

•что мешает нам при достижении наших желаний.

Внутренняя структура решаемой задачи должна быть проста и конкретно сформулирована для наибольшей эффективности генерируемых идей. Сложная задача нуждается в предварительном расчленении на составные части.

Для рассмотрения данной задачи формируется творческая группа, состоящая из 5 – 7 человек (но не меньше 3). Творческая группа в своем составе имеет две подгруппы:

•постоянное ядро, состоящее из руководителя группы и сотрудников, легко генерирующих идеи. В обязанности руководителя входит: определение задачи, которая будет решаться с помощью «мозгового штурма», осуществление подбора

иобучения участников необходимым приемам работы, обеспечение деятельности участников сеанса, оценивание выдвинутых идей, подведение итогов штурма. Руководитель должен:

•быть творчески активным;

•относиться доброжелательно к идеям, высказанным другими людьми;

•иметь авторитет среди творческой группы;

•сочетать в себе положительные качества генератора и аналитика;

•обладать скоростью реакции, хорошими аналитическими способностями и трезвым рассудком;

•временные участники, которые приглашаются в зависимости от характера решаемой задачи.

Приглашение на сеанс получают за 2 – 3 дня вместе с информацией о вопросах повестки дня в письменной или устной форме.

Основная информация о решаемой проблеме может предоставляться участникам непосредственно перед ее началом.

Продолжительность сеанса 25 – 30 минут. Выдвинутые идеи, предлагаемые решения и их усовершенствования фиксируются в протоколе. Все идеи высказываются короткими фразами.

Предпочтения отдаются количеству, а не качеству.

Во время проведения данного метода руководителю следует обратить внимание на все мелочи, пусть даже несущественные: создание дружеского ненапряженного микроклимата (шутки, чай, кофе). В первую очередь необходимо представить всех новичков. Благоприятная дружеская обстановка будет способствовать уравновешенному психологическому состоянию людей.

Достоинства метода «мозговой атаки» следующие: