7.4 Створення форм бази даних.

Форма – це аналог вітрини в магазині, яка дає змогу легко переглядати та вибирати потрібні товари. Оскільки форми – це об’єкти, за допомогою яких користувачі можуть додавати, редагувати або відображати дані, що зберігаються в базі даних Microsoft Access, структура форми – це важливий аспект. Якщо очікується, що базою даних користуватиметься кілька користувачів, належним чином спроектовані форми вкрай важливі для ефективності та точності вводу даних.

Створення форми з наявної таблиці або запиту

Щоб створити форму з таблиці або запиту в базі даних, в області переходів клацніть таблицю або запит, що містить дані для форми, а потім на вкладці Створити натисніть кнопку Форма.

У програмі Access буде створено форму, яка відобразиться в поданні макета. За потреби можна змінити структуру, наприклад настроїти розмір текстових полів відповідно до обсягу даних.

Створення пустої форми

1. Щоб створити форму без елементів керування або попередньо відформатованих елементів, на вкладціСтворення натисніть кнопку Пуста форма. Програма Access відкриє пусту форму в поданні макета й відобразить область Список полів.

2. В області Список полів натисніть знак "плюс" (+) поруч з однією або кількома таблицями, що містять поля, які мають відображатися у формі.

3. Щоб додати поле до форми, двічі клацніть його або перетягніть до форми. Щоб додати кілька полів одночасно, натисніть і утримуйте клавішу Ctrl, клацніть кілька полів, а потім перетягніть їх усі разом до форми.

 ПРИМІТКА    Порядок таблиць в області Список полів може змінюватися, залежно від того, яку частину форми наразі вибрано. Якщо не вдається додати поле до форми, спробуйте вибрати іншу частину форми, а потім додати поле знову.

4. Скористайтеся знаряддями у групі Елементи керування на вкладці Знаряддя для макетів форм, щоб додати до форми емблему, назву, кількість сторінок або дату та час.

5. Якщо потрібно додати до форми ширший спектр елементів керування, виберіть вкладку Конструктор і скористайтеся знаряддями у групі Елементи керування.

7.5 Підготовка до друкування та друк документів бази даних.

Програма Microsoft Office Access допоможе вам підготувати друковану документацію структури бази даних, яку потім можна використовувати для довідки та планування в автономному режимі. Зокрема Access може допомогти надрукувати зв’язки таблиць, як відображено у вікні «Зв’язки», а також характеристики структуриоб’єктів бази даних, наприклад властивості об’єктів.

Підготовка вікна «Зв’язки» до друку

Вікно «Зв’язки» – це вікно, у якому ви переглядаєте, створюєте та змінюєте зв’язки між таблицями й запитами. Залежно від настройки вікна, воно не завжди відображає всі зв’язки в базі даних. Перед друком зв’язків таблиць необхідно вирішити, які зв’язки потрібно документувати, і відповідно підготувати вікно «Зв’язки». У вікні «Зв’язки» можна відображати або приховувати таблиці, а також упорядковувати їхній макет.

Відображення та приховання таблиці у вікні «Зв’язки»

1. На вкладці Знаряддя бази даних у групі Зв’язки натисніть кнопку Зв’язки.

2. Виконайте одну з таких дій:

• Щоб відобразити таблицю, на вкладці Конструктор у групі Зв’язки виберіть команду Відобразити таблицю, а потім у діалоговому вікні Відображення таблиці додайте потрібну таблицю.

• Щоб приховати таблицю, у вікні «Зв’язки» клацніть таблицю, яку потрібно приховати, а потім натисніть клавішу DELETE.