6.1.Створення нової книги MicrosoftExcel. Виконання обчислень в середовищі Excel.

Створення, відкриття та збереження книги

Для створення нової робочої книги у меню Файл вибрати команду Создать чи натиснути кнопку або на клавіатурі натиснути команду Ctrl + N

У діалоговому вікні, що розкрилося, вибрати спочатку укладку, а потім шаблон, на основі якого буде створено робочу книгу; після чого натиснути кнопку OK.

Звичайні робочі книги створюються на основі шаблону Книга.

Відкриття робочої книги

Для відкриття існуючої робочої книги необхідно в меню Файл вибрати команду Открыть або натиснути кнопку чи скористатися командою Ctrl + O, після чого розкриється діалогове вікно Открытие документа.

У прихованому переліку Папка слід вибрати диск, на якому знаходиться потрібна робоча книга. У переліку, що розташований нижче вибрати (подвійним натисканням) папку з книгою і саму книгу.

За замовчанням у переліку виводяться тільки файли з книгами Microsoft Exce, які мають розширення *.xls Для виводу інших типів файлів або усіх файлів необхідно вибрати відповідний тип у полі прихованого переліку Тип файлов.

Збереження робочої книги

Для збереження робочої книги необхідно викликати команду Сохранить меню Файлабо натиснути кнопку чи скористатись клавіатурною командою Ctrl + S. При першому збереженні з'являється діалогове вікно Сохранение документа.

У прихованому переліку Папка слід вибрати диск, у переліку, що розташований нижче папку, вякій необхідно зберегти книгу. У полі прихованого переліку Тип файла– формат, в якому буде збережено книгу. У полі Имя файла потрібно увести ім'я книги й натиснути кнопку Сохранить

При повторному збереженні діалогове вікно Сохранение документане виводиться, книга автоматично зберігається в тому ж файлі. Щоб зберегти книгу під іншим ім'ям або в іншій папці, слід у меню Файлвибрати команду Сохранить как, після чого з'являється вікно Сохранение документа.

Для закриття книги необхідно вибрати в меню Файл команду Закрыть або натиснути кнопку закриття вікна книги.

Для завершення роботи з Microsoft Excel необхідно закрити вікно програми або скористатися комбінацію клавіш Alt + F4.

6.2 Використання майстра функцій Microsoft Excel

Обчислення, які дозволяє виконувати Excel, не обмежуються найпростішими арифметичними операціями. Програма дозволяє використовувати велику кількість стандартних функцій і здатна виконувати досить складні обчислення.

Будь-яка функція являє собою вбудовану формулу для виконання операцій над вказаними даними. Вся множина стандартних функцій ділиться на декілька категорій: математичні, статистичні, фінансові, логічні, текстові і т.ін.

В круглих дужках (відразу за назвою функції) записується її аргумент. Аргументами можуть бути числа, адреси клітинок, адреси діапазонів або їхні списки. Елементи списку записують через роздільник „ ; ”. Наприклад, формула =СУММ (А1; В6:С8; 20) додає числа з комірки А1, діапазону В6:С8 і числову константу 20.

Крім того, функції можуть використовуватись в поєднанні. Інакше кажучи, вони можуть бути вкладеними одна в одну таким чином, що результат однієї функції буде аргументом для другої (зрозуміло, що в цьому випадку результат першої функції повинен відповідати аргументу другої функції за типом). Наприклад, формула = СРЗНАЧ(5;КОРЕНЬ(9)) обчислює квадратний корінь з 9 і знаходить середнє арифметичне двох аргументів: числа 5 і знайденого кореня. Результатом є число 4.

Excel містить більше 400 вбудованих функцій, тому вводити в формулу назви функцій і значення вхідних параметрів безпосередньо з клавіатури не завжди зручно. В програмі є спеціальний засіб для роботи з функціями – Мастер функций.

Для роботи з майстром функцій слід скористатися командою Вставка ® Функція, натиснути кнопку Вставка Функции на панелі інструментів Стандартная або в рядку формул. При цьому відкриється діалогове вікно Мастер функций – шаг 1 из 2, в якому потрібно вибрати категорію функцій. При виборі категорії в полі Выберите функцию виводиться список функцій даної категорії. При виборі конкретної функції зі списку виводиться короткий опис цієї функції.

Після вибору функції слід натиснути кнопку ОК, у результаті чого відкриється діалогове вікно Аргументы функции. У верхній частині вікна розміщуються поля для введення аргументів, а в нижній частині – довідкова інформація. Тут вказується загальний опис призначення функції, а також відомості про аргументи. Якщо аргумент виділений напівжирним шрифтом, значить, він є обов’язковим, а якщо звичайним шрифтом, то його можна упустити. У полі Значение виводиться значення функції при вказаних аргументах.

Натискування кнопки ОК завершує введення формули. Обчислений результат з’являється в активній комірці.

Оскільки функція СУММ використовується дуже часто, на панелі інструментів Стандартная знаходиться кнопка Автосумма, яка прискорює доступ до цієї функції. Нею користуються так:

1) виділити комірку, в яку потрібно помістити функцію СУММ (при додаванні стовпця чисел слід виділити комірку, яка знаходиться безпосередньо під останнім числом у стовпці, при додаванні рядка – комірку, яка знаходиться праворуч від останнього числа у рядку);

2) натиснути на кнопці Автосумма. Excel поміщає функцію СУММ в рядку формул і (по можливості) автоматично виділяє діапазон сусідніх комірок в якості аргументу функції;

3) Якщо Excel виділить саме той діапазон, який потрібно просумувати, натискування на клавішу Enter завершить введення функції і призведе по появи обчисленого результату у відповідній комірці. Якщо ж діапазон було вибрано неправильно, необхідно виділити новий за допомогою миші, після чого натиснути клавішу Enter.