Самоучитель-MicrosoftProject2010

Самоучитель «Управление проектами в Microsoft Project 2010»

101

Для этого следует перейти в представление «Вид» и в области «Комбинированный режим» поставить галочку «Детали» и выбрать «График ресурсов». После этого в нижней части, на графике щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Затраты», Рисунок 9.18.

Рисунок 9.18 Диаграмма стоимости ресурса

9.4.4Анализ бюджета проекта

После того, как назначены все ресурсы и в проекте рассчитаны стоимости и трудозатраты, можно сравнить полученные значения с выделенным бюджетом.

Для этого нужно переключиться в представлении «Использование задач», вывести колонки, например «Бюджетные трудозатраты» и «Трудозатраты» и сравнить полученные значения, Рисунок 9.19.

Рисунок 9.19 Сравнение бюджета проекта с полученными значениями

9.5 АНАЛИЗ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА В РАЗРЕЗЕ СТАТЕЙ ЗАТРАТ

9.5.1Анализ общей стоимости проекта в разрезе статей затрат

При планировании проекта было создано текстовое поле «Текст 1 «Статья затрат». Теперь можно проанализировать стоимость проекта в разрезе статей затрат.

Олексій Просніцький, MVP, PMP

Самоучитель «Управление проектами в Microsoft Project 2010»

102

Для этого нужно:

1.Переключиться в представление «Лист ресурсов»;

2.Перейти на закладку «Вид», в области «Представления ресурсов» выбрать «Другие представления – Сохранить представление»;

3.В окне «Сохранение представления» ввести название нового представления, например «Бюджет по статьям затрат»;

4.Скрыть с помощью клавиши «Delete» все имеющиеся столбцы за исключением столбца «Название ресурса», и вывести столбцы:

a.«Базовые затраты»;

b.«Затраты»;

c.«Фактические затраты»;

d.«Оставшиеся затраты».

5.На закладке «Вид» в области «Данные» выбрать «Нет группы – Новая группировка»;

6.Ввести имя новой группировки, например, «По статьям бюджета»;

7.Выбрать группировку по полю «Текст 1 «Статья затрат» и нажать «Ок», Рисунок 9.20.

Рисунок 9.20 Представление «Бюджет по статьям затрат»

9.5.2Анализ распределенной во времени стоимости проекта

Для того чтобы проанализировать стоимость проекта, например по месяцам, нужно создать новое представление.

Для этого, нужно:

1.Перейти в представление «Использование ресурсов»;

2.Перейти на закладку «Вид», в области «Представления ресурсов» выбрать «Другие представления – Сохранить представление»;

Олексій Просніцький, MVP, PMP

Самоучитель «Управление проектами в Microsoft Project 2010»

103

3.В окне «Сохранение представления» ввести название нового представления, например «Распределенная стоимость по статьям»;

4.Скрыть с помощью клавиши «Delete» все имеющиеся столбцы за исключением столбца «Название ресурса» и вывести столбец «Затраты»;

5.На закладке «Вид» в области «Данные» выбрать «Нет группы – По статьям бюджета»;

6.Выделить колонку «Название ресурсов» и на закладке «Вид» в области «Данные» выбрать «Структура – Скрыть подзадачи»;

7.В правой части распределенной таблицы щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Стили подробных данных»;

8.Перенести из раздела «Доступные поля» в раздел «Показывать эти поля» поле «Затраты», Рисунок 9.21, и нажать «ОК»;

Рисунок 9.21 Настройка повременного представления

9.В верхней части распределенной таблицы щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Шкала времени»;

10.В «Параметрах шкалы времени» выбрать «Отображать два уровня»; 11.В среднем уровне выбрать единицы «Кварталы» с интервалом «1»;

12.В нижнем уровне выбрать единицы «Месяцы» с интервалом «1» и нажать «ОК», Рисунок 9.22

Рисунок 9.22 Распределенная по месяцам стоимость проекта в разрезе статей затрат

Олексій Просніцький, MVP, PMP

Самоучитель «Управление проектами в Microsoft Project 2010»

104

9.6 АНАЛИЗ ЗАГРУЗКИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РЕСУРСОВ

9.6.1Анализ загруженности ресурсов

Загруженность ресурсов можно оценить непосредственно или в диаграмме Ганта или в представлении «Лист ресурсов».

Так в представлении «Лист ресурсов», перегруженные ресурсы будут выделены красным шрифтом с полужирным начертанием. А в колонке «Индикаторы», напротив данного ресурса будет индикатор , Рисунок 9.23.

Рисунок 9.23 Показатель перегруженности ресурса в «Листе ресурсов»

В представлении «Диаграмма Ганта» напротив задач, где есть перегруженные ресурсы будет индикатор с красным человечком , Рисунок 9.24.

Рисунок 9.24 Показатель перегруженности ресурса на «Диаграмме Ганта»

Для того чтобы проанализировать причины перегрузки, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на задаче с перегруженным ресурсом и выбрать «Исправить в инспекторе задач».

Если в инспекторе задач надпись «Ресурсы, работающие с превышением максимальной емкости», Рисунок 9.25, то это значит, что на задачу назначено больше ресурсов, чем есть их по штату (Максимальное количество).

Олексій Просніцький, MVP, PMP

Самоучитель «Управление проектами в Microsoft Project 2010»

105

Рисунок 9.25 Показатель перегруженности ресурса по причине превышения максимальной емкости

Анализ загруженности того или иного ресурса лучше всего проводить в представлении «Использование ресурсов». Для анализа необходимы поле «Трудозатраты», показывают сколько часов в единицу времени занят ресурс, поле «Превышение доступности», в котором можно увидеть на сколько часов в еденицу времени перегружен ресурс и поле «Оставшаяся доступность», в котором отражается информация о недогруженности ресурса на единицу времени, Рисунок 9.26.

Рисунок 9.26 Анализ загруженности ресурса в представлении «Использование ресурсов»

Также полезным может оказать график загрузки ресурса или график пиковой загрузки ресурса, Рисунок 9.26.

Олексій Просніцький, MVP, PMP

Самоучитель «Управление проектами в Microsoft Project 2010»

106

9.7 ВЫРАВНИВАНИЕ ЗАГРУЗКИ РЕСУРСОВ

9.7.1Введение в автоматические выравнивание

Выравнивание проекта можно производить по ресурсам (трудовым и машинам/механизмам) в автоматическом режиме или ручном. Что такое автоматическое выравнивание?

На Рисунок 9.27 приведен мини-проект с расчетом без выравнивания ресурсов. Т.е. есть ресурс Чебурашка, который занят на двух работах с 60% загрузкой (% выделения). Без учета выравнивания ресурсов, эти работы могут выполняться параллельно. Но суммарная загрузка ресурса составляет 120%.

Рисунок 9.27 Пример расчета проекта без выравнивания ресурсов

Если же мы проведем выравнивание по нашему ресурсу, то работы, на которых занят ресурс Чебурашка, сдвинулись во времени и теперь выполняются последовательно. Загрузка ресурса в любой момент времени не превышает

60%, Рисунок 9.28.

Рисунок 9.28 Пример расчета проекта с выравниванием ресурсов

Олексій Просніцький, MVP, PMP

Самоучитель «Управление проектами в Microsoft Project 2010»

107

Выравнивание производится следующими способами:

1.Если необходимо выровнять ресурсы по конкретным задачам, то нужно выделить необходимые задачи и нажать на пиктограмму «Выровнять выделенное» на закладке «Ресурс»;

2.Если необходимо выровнять конкретные ресурсы в проекте, то нужно нажать на пиктограмму «Выровнять ресурс», Рисунок 9.28, выбрать ресурс и нажать «ОК»;

3.Если необходимо выровнять все ресурсы на всех проектах, то нужно нажать на пиктограмму «Выровнять все» на закладке «Ресурс».

Если необходимо очистить выравнивание и вернуть проект в исходное состояние с перегруженными ресурсами, нужно нажать на пиктограмму «Очистка выравнивания» на закладке «Ресурс». Очистка выравнивания может производиться как для всего проекта, так и для выбранных задач.

9.7.2Настройка параметров автоматического выравнивания

Для того чтобы произвести настройку параметров автоматического выравнивания, нужно перейти на закладку «Ресурс» и нажать на пиктограмму «Параметры выравнивания», Рисунок 9.29.

Рисунок 9.29 Параметры выравнивания загрузки ресурсов

Вычисления для выравнивания означают, будет ли выравнивание происходить сразу (Выполнять автоматически) при возникновении перегрузки ресурсов или выполнять вручную после нажатия кнопки «Выровнять все».

В поисках превышения доступности выбираются временные рамки в пределах которого будет осуществлён поиск превышения доступности.

Олексій Просніцький, MVP, PMP

Самоучитель «Управление проектами в Microsoft Project 2010»

108

Если необходимо выровнять проект в каком либо диапазоне, то следует выбрать переключатель «Выравнивание в диапазоне» и установить диапазон, в противном случае, выравнивание будет идти в самом проекте.

Устранение превышения доступности:

1.Порядок выравнивания:

a.Только по идентификаторам – приоритет отдается сначала первой задаче в графике, потом второй, третьей и т.д., т.е. сдвигаться в первую очередь будут последние задачи в проекте;

b.Стандартный – программа при расчете анализирует взаимосвязи, ограничения, приоритеты задач и на основании их производит выравнивание;

c.По приоритетам, стандартный – программа в первую очередь выравнивает задачи по приоритетам, потом проводит выравнивание стандартным способом. Приоритет задачи задается в свойствах задачи на закладке «Общие» или в колонке «Приоритет».

2.Выравнивание в пределах имеющегося резерва – если стоит данная галочка, то программа будет искать возможности выравнивания ресурсов

впределах дат начала и окончания проекта без сдвига даты окончания проекта.

3.При выравнивании допускается коррекция отдельных назначений для задачи – в случае, если на задаче занято несколько ресурсов, и только один перегружен, при данной установленной галочке, произойдет сдвиг непосредственной работы конкретного перегруженного ресурса. Если вам нужно ограничить данный параметр выравнивания от применения ко всем задачам, нужно вывести колонку «Выравнивание назначений» и напротив задачи выбрать «Нет».

4.При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат – при установленном флажке, программа будет производить прерывание задач. Если же, например, с точки зрения технологии, прерывать задачи нельзя, нужно вывести колонку «Допускается прерывание при выравнивании» и напротив задачи выбрать «Нет».

5.Выравнивание загрузки предложенных ресурсов – при выбранной данной галочке, будет происходить загрузка, как выделенных ресурсов, так и предложенных.

6.Выравнивание задач, запланированных вручную – при данной выбранной галочке, программа будет сдвигать также ручные / директивные задачи.

Последствия выравнивания можно оценить в представлении «Диаграмма Ганта с выравниванием», Рисунок 9.30.

Рисунок 9.30 Диаграмма Ганта с выравниванием

Олексій Просніцький, MVP, PMP

Самоучитель «Управление проектами в Microsoft Project 2010»

109

Автоматическое выравнивание по большей части ни учитывает технологию работы, ни наличие тех или иных ресурсов, и возможна такая ситуация, что программа вам выдаст такой график, который можно будет смело запрятать и никому не показывать. В Microsoft Project 2010 появился такой хороший инструмент как «Планировщик групп», которым я и рекомендую пользоваться

9.7.3Выравнивание с помощью планировщика групп

В Microsoft Project 2010 появился такой хороший инструмент как «Планировщик групп», который находится в представлении с таким же названием, Рисунок

9.31.

Рисунок 9.31 Представление «Планировщик групп»

Принцип работы следующий – вы выделяете напротив задачу левой кнопкой мыши и переносите ее на то время, которое вам нужно.

Если же на задаче, занято несколько ресурсов, как например, на задаче «Наконец построили», то нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на данной задаче и выбрать «Выберите все представления для этой задачи» и переносите задачу на то время, которое вам нужно по технологии работ, Рисунок 9.32.

Рисунок 9.32 Перенос сроков исполнения задачи в представлении «Планировщик групп»

Данные действия рекомендуется делать для задач с перегруженными ресурсами, время работы которых будет в ближайшем будущем. Нет смысла выравнивать загрузку ресурсов по тем задачам, время исполнения которых будет через полгода.

Олексій Просніцький, MVP, PMP

Самоучитель «Управление проектами в Microsoft Project 2010»

110

Если вам нужно назначить ресурс на ту или иную задачу, на которой не занят никакой ресурс, вам нужно данную задачу, расположенную в части «Неназначенные задачи» перенести на нужный ресурс. В правой части «Неназначенных задач», на диаграмме Гантта, расположены как автоматические так и ручные задачи, время начала и окончания которых известно. В левой части расположены ручные задачи, время начала и окончания которых неизвестно.

9.8 АНАЛИЗ ПОТРЕБНОСТИ В МАТЕРИАЛАХ

В проектах, где используются материалы, полезно знать, когда какие материалы используются, и сколько нужно потратить денег на их закупку.

Для этого нужно сформировать отчет о потребности материалов в проекте.

Выполним последовательно следующие шаги:

1.Перейдем в представление «Использование ресурсов»;

2.На закладке «Вид» в области «Представления ресурсов» выберем «Другие представления – Сохранить представление»;

3.Введем имя нового представления «Потребность материалов в проекте»;

4.По колонке «Группа» отфильтруем все материалы;

5.Выведем колонки «Единицы измерения материалов», «Трудозатраты» и «Затраты»;

6.Выведем строки «Трудозатраты» и «Затраты»;

7.Настроим шкалу времени, как нужно для отчетности.

Результат построения отчета о потребности материалов в проекте изображен на Рисунок 9.33.

Рисунок 9.33 Отчет о потребности материалов в проекте

Олексій Просніцький, MVP, PMP