2)Установление формальных правил и требований.
ФОРМАЛИЗАЦИЯ ПОВЕДЕНИЯ
Второй, связанный с индивидуальными должностными позициями, параметр организационного дизайна превратился, по мнению Дэвида Хиксона, в поистине навязчивую идею теоретиков организационного устройства. Перечень исследователей проблем формализации поведения как будто заимствован из справочника «Кто есть кто в теории менеджмента»: Ф. Тейлор, А. Файоль, Д. Макгрегор,2К. Аржирис,3Г. Саймон,4М. Крозье и многие др. Часто данный параметр отображает способ, посредством которого организация пытается ограничить свободу действий своих членов, особенно в плане стандартизации их труда.Поведение может быть формализовано тремя основными способами.
По должности, когда специфицируется (подробно описывается) непосредственно процесс труда (как в должностных инструкциях).
По рабочему потоку, когда специфицируется содержание труда (как, например, в заказе на печатные работы).
По правилам, когда разрабатываются общие спецификации, например, разнообразные, регламентирующие все от формы одежды до использования бланков, директивы (в так называемых руководствах по поведению).
Независимо от способа формализации - по должности, по рабочему потоку или по правилам - каждый из них регулирует поведение работника. То, как надлежит выполнить рабочее задание, определяет не сотрудник, а человек, разрабатывающий спецификации, как правило, аналитик техноструктуры. Таким образом, формализация поведения ведет к вертикальной специализации. Разумеется, формализация связана и с горизонтальной специализацией; самые узкие из неквалифицированных видов работ - одновременно самые простые, Однообразные и в наибольшей степени подверженные формализации.
Зачем формализовать поведение?
Организации стремятся к формализации поведения сотрудников с тем, чтобы снизить его вариативность, а в конечном счете - чтобы прогнозировать его и управлять им.
Единственная основная причина формализации - необходимость координации действий. Мы отмечали, что стандартизация содержания труда - очень жесткий координационный механизм. Следовательно, соответствующий ему проектный параметр, формализация поведения, используется тогда, когда рабочие задачи требуют четкой, тщательно продуманной координации. Прибывая на пожар, пожарные не выясняют каждый раз, кто из них должен подсоединить рукав брандспойта к гидранту и чья очередь подниматься по пожарной лестнице. Пилоты должны наизусть знать правила посадки самолета еще до его взлета.
Формализация поведения используется также для того, чтобы гарантировать его содействующее эффективности производства машиноподобное постоянство. Специализация задач по горизонтали способствует повышению повторяемости рабочих операций; стало быть, формализация привносит в выполнение задач максимум рациональности.
Кроме того, формализация обеспечивает непредвзятое отношение к клиентам. Сотрудники национальной налоговой службы должны одинаково обращаться со всеми налогоплательщиками; вот почему в этой организации делается особый упор на формализацию поведения.
Правительственные организации особенно чувствительны к обвинениям в фаворитизме; поэтому обычно они разрабатывают множество правил и четкие регламенты. Одни правила защищают интересы клиентов, другие - членов организации. Например, продвижение по службе в зависимости от трудового стажа практикуется для предотвращения произвола менеджеров.
Организации формализуют поведение и по иным, менее весомым причинам. Например, формализация отражает стремление властей «навести порядок». Иногда устроители теннисных турниров требуют, чтобы игроки выходили на корты только в форме белого цвета, хотя от того, что кто-то наденет розовую футболку, ничего не изменится. Наиболее формальные структуры являются еще и наиболее «четкими»; они греют сердца людей, обожающих порядок во всем, - каждый работник в своей рамочке органиграммы, все процессы расписаны, все вероятные ситуации просчитаны и все - в белом.