29-01-2015_20-19-30 / Тема 3Организация как открытая система

Тема 3. Организация как открытая система

1. Организация как открытая управляемая система.

2. Структурные переменные организации: внешняя среда, цели организации и миссия организации, структура, технологии, люди.

3. Внешняя и внутренняя среда организации, взаимодействие и адаптация к изменениям внешней среды.

Все организации являются открытыми системами

Социальная организация — это сложная открытая управляемая, динамическая система с целенаправленным действием.

Применительно к социальной организации система — это искусственно созданный набор взаимодействующих между собой элементов и подсистем, предназначенный для достиже­ния определенной цели.

К социальной организации полностью применим систем­ный подход, представляющий собой методологию познания составных частей через целое и целого через составные части. Целое и части в организации выступают в диалектическом единстве и взаимосвязи.

Для того что понять, как система выполняет свою функцию, необходимо узнать, как все ее элементы взаимосвязаны друг с другом и как она связана с системой, образующей ее внешнюю среду.

При этом возникает два важных вопроса. Как устанавливать границы системы? Что считать соответствующими ей подсистемами? Ответы на эти вопросы зависят от цели анализа.

Ответ на оба вопроса зависит от цели анализа, и неправильные ответы могут привести к ошибкам. Возьмем, например, проектирование такой машины, как токарный станок. Если считать сам станок системой, то в этом случае недостаточное внимание об­ращается на физические ограничения человека-оператора. Эргономисты сегодня говорят о «человеко-машинной» системе, подчеркивая этим, что зачастую человек и ма­шина образуют единую систему; следовательно, отдельные части станка, такие, как рукоятки и циферблаты, долж­ны проектироваться с учетом физиологии человека.

При установлении границ системы всегда приходится опираться на здравый смысл. Чем шире границы проблемы, тем шире изучаемая система и тем больше переменных, которые необходимо учесть. Так, проблема дискриминации при приеме на работу может восприниматься как один из аспектов более крупной проблемы, требующей принятия мер в области законодательства, образования, жилищного строительства, политических прав и т.д. Однако здесь возникает проблема адекватности ресурсов потребности исследования этой более крупной системы. Если ресурсы не достаточны, то основная цель разбивается на подцели, что облегчает подход к решению основной задачи. Это достигается за счет того, что ресурсы, высвобождающиеся после решения подзадач, направляются на решение основной проблемы.

Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Она может существовать хотя бы какой-то промежуток времени самостоятельно, без взаимодействия с окружающей средой. Например, часы. Закрытые физические системы подвержены энтропии – тенденции к иссяканию. В управлении к закрытым системам условно можно отнести организации, руководство которых оберегает свою систему от информационного обмена с внешней средой (от новшеств, образования и т.п.). Такие системы также подвержены иссяканию. Есть все основания полагать, что одной из основных причин краха советской модели государственного устройства явилась ее закрытость от внешнего мира. Другим примером закрытости от внешнего мира сегодня является КНДР.

Для открытой системы (их большинство) характерно взаимодействие с внешней средой. Такая система не является самообеспечивающейся, поэтому она зависит от энергии, информации, материалов, капиталов, трудовых ресурсов, поступающих извне. В процессе преобразования система обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта продукция и услуги являются выходами системы в окружающую среду. Если организация управления является эффективной, то в ходе процесса преобразования создается добавочная стоимость входов, и в результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие, как прибыль, увеличение объема продаж, удовлетворение работников, рост организации и т.д.

Более того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Для того, чтобы какая-либо система достигала динамического равновесия (динамичного гомеостаза), она должна обладать обратной связью – информационным вводом, который сообщает, действительно ли система имеет устойчивое состояние и не подвергается ли она разрушению. Это является главной целью управления системами. Получив информацию о своем состоянии, система может воздействовать на динамику материальных и энергетических вводов. Следовательно, в системе должен быть блок слежения за вводами, функционированием, выводами, способный на основе сигналов обратной связи корректировать деятельность системы.

Под обратной связью понимается получение информации о результатах воздействия управляющей системы на управляемую систему путем сравнения фактического состояния с заданным (плановым). Сущность обратной связи заключается в установлении зависимости личных, коллективных и общественных интересов от результатов управленческих решений.

Открытые системы, и в частности, социальные тяготеют к нарастанию усложненности и к дифференциации. Это в свою очередь ведет к возникновению проблемы координации. Отсюда возникает потребность в оптимизации роста системы, минимизации уровней иерархии и звеньев на каждое из них, минимизации обоснованных границ диапазона управления.

Теория систем рассматривает управляемую систему не автономно, а в ее взаимосвязи с окружающей средой и исследует методы адаптации системы к изменившимся внешним условиям.

Вход Внутренние процессы Выход

Рисунок 1 – Организация, как открытая система

К внешней среде относятся все люди и организации, с которыми конкретно организация осуществляет взаимодействие в процессе своей деятельности

Объекты внешней среды организации: банки, налоговые службы, поставщики, конкуренты

Элементы внешней среды

1. Политические системы: конституция, формы собственности, особенности законодательства, политическая стабильность или не стабильность

2. Экономическая система: уровень жизни (потребители); капитал (конъюнктура); поставщики

3. Социальная система: социальные нормы, социальное воззрение, этические нормы

4. Технологическая система: развитие науки, развитие технологий

5. Ресурсная система: рабочая сила, природные ресурсы, территориальное положение

Внутренняя среда организаций

Все то что находится внутри организации. Ресурсы организационные, оборудование, использование технологий, кадры, информация, организационная культура, социальный психологический климат

Цель – предполагаемый результат действия

Задача – это цель в данных условиях

- это предписанная часть работы, которая должно быть выполнена заранее установленным способом в установленные сроки

Технология – сочетание квалификационных навыков персонала, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих знаний необходимых для преобразования материалов, информации и изменения людей

Структура – логические взаимоотношения уровня управления и функциональных областей построенных на такой форме, которая позволяет эффективно достичь цели организации

Капитал – средство получения прибавочной стоимости

Модель "7-С", предложенная Петерсом и Уотерменом. Сценарии включают следующие составляющие: структура, стратегия, сумма навыков персонала, состав персонал, стиль управления, системы, совместно разделяемые ценности.

Сценарии включают следующие составляющие:

1. структура

2. стратегия

3. сумма навыков персонала

4. состав персонал

5. стиль управления

6. системы

7. совместно разделяемые ценности.

Центральная идея, предлагаемая авторами, заключается в том, что эффективность работы организации основывается на взаимодействии нескольких факторов - некоторые из них неочевидны, а другие - недостаточно проанализированы.

Структура: В настоящее время центральной идеей структуризации является не та, на которую затрачивают свое время проектировщики организаций - а именно: как распределить задачи. Основное внимание должно уделяться тому, как заставить все работать. Проблема заключается не столько в попытке понять все возможные параметры структуры организации, сколько в развитии способности фокусироваться на этих параметрах, представляющих в данный момент важность для оценки организации, и готовности переориентироваться при изменении параметров, имеющих важное значение.

Стратегия: Структура следует за стратегией.

Под "стратегией" понимаются те действия, которые планирует компания в ответ на или в предвидении изменений во внешней среде - у заказчиков и конкурентов. Стратегия - это тот путь, которым компания хочет улучшить свое положение в отношении конкуренции - возможно, путем снижения затрат на производство или поставку, или предоставления потребителям товаров или услуг лучшего качества, возможно, через преобладание торговли или предоставления услуг. Это способ, с помощью которого организация хочет получить уникальное качество своих товаров или услуг.

Системы:

Под системами понимаются все процедуры, официальные и неофициальные, которые позволяют организации работать день за днем, год за годом: системы составления смет капиталовложений и их окупаемости, процедуры обучения, системы производственной бухгалтерии, системы финансового планирования. Если в нашей схеме и существует переменная, которая угрожает преобладанием над другими переменными, то такой переменной могут быть системы. Если Вы хотите понять, как в действительности идут дела ( или не идут ) в организации, то посмотрите на системы. Если Вы хотите изменить организацию без разрушительной реструктуризации, то попытайтесь изменить системы.

Стиль: Трудность, связанная со стилем, состоит не в признании его важности, а в уделении ему слишком большого внимания. Однако, как гласит народная мудрость: людей не изменишь.

Важно разграничивать между основной личностью руководителя команды и тем, каким образом команда пришла в организацию. Организации могут прислушиваться к тому, что говорят руководители, но верят они тому, что делают руководители. Решающее значение имеют не слова, а модели поведения (действий). Таким образом, власть стиля существенным образом поддается управлению.

Одним из элементов стиля руководителя является то, как он или она проводят свое время. Они должны уделять внимание бесконечной веренице дел. Ни один из исполнителей на уровне руководителя не соблюдает требования, предъявляемые к расходованию своего времени: в среднем на решение одного вопроса тратится девять минут.

Другой аспект стиля - символическое поведение. Компании, которые наиболее успешно проводят разведку природных ископаемых обычно в штате содержат больше специалистов, занимающихся разведкой или ранее возглавляемых отделы по разведке природных ископаемых.

Состав персонала: Персонал ( в смысле люди) часто трактуется двояко. С одной стороны мы говорим о системах аттестации, шкалах оплаты, официальных программах по подготовке кадров и т. п. С другой стороны мы говорим о моральном состоянии, отношении к работе, мотивации и поведении. Сумма навыков: Понятие о сумме навыков как ни одно другое понятие оно позволяет понять основные характеристики компании.

Кроме того, мы часто обнаруживаем, что полезно давать названия имеющимся умениям, поскольку добавление нового умения может произойти только, когда не используется старое. Например, принятие новой, гибкой приспосабливающейся маркетинговой политики возможно только при условии повышения определенных расходов на маркетинг или сбыт продукции. Отказ от некоторых из отвлекающих характеристик старого "производственного менталитета" ( т.е. от навыка, который был, возможно, наиболее решающим в прошлом) может быть единственным путем гарантии успеха важной программы изменений. Возможно, наиболее трудную проблему при попытке реорганизовать организацию представляет избавление от суммы старых навыков и поддерживающих их систем, структур и т.д. для гарантии того, что важные новые навыки укоренятся и будут расти.

Основная идея теории 7С лежит в признании множественности факторов влияющих на организацию. Причем ни один из элементов не является ни начальным, ни конечным. Изменение стиля руководства приведет к изменению системы, та в свою очередь повлечет изменение структуры, суммы навыков, стратегии, штата и даже ценностей. Данный процесс представляет собой кругооборот, и определяет организацию как постоянно меняющуюся.. В соответствии с этой теорией эффективно функционировать могут только те организации, в которых менеджеры могут содержать систему в гармоничном состоянии.

4