Отслеживание проекта
Процесс отслеживания заключается в сборе фактических данных о ходе выполнения проекта и дальнейшем сравнении фактических данных с плановыми. Главная цель – вовремя обнаружить отклонения в календарном, бюджетном и ресурсном плане проекта. Для этого в MicrosoftProjectсохраняется базовая версия плана, и в дальнейшем текущий план будет сравниваться с этой версией. Можно также сохранить промежуточный план, если руководство решает скорректировать базовый план.
Откройте план проекта Выравнивание ресурсов, который принимается за базовый.
Возьмите команду Сервис – Отслеживание – Сохранить базовый план. Сохраните базовый план для всего проекта.
Откройте Диаграмму Ганта с отслеживанием. Просмотрите диаграмму. Пока мы не приступили к выполнению плана, базовый и текущий план совпадают, на диаграмме отображается процент выполнения работ.
Базовый план можно просмотреть в таблице Базовый план (Вид – Таблица – Другие Таблицы – Базовый план – Применить)
Отслеживание
Чтобы вовремя заметить отклонения хода выполнения работ нужно собирать и вводить в план проекта фактические данные работы.
1 способ. Ввод информации о проценте выполнения работ.
2 способ. Ввод информации о фактической длительности задачи или о времени, через которое ожидается завершение задачи.
3 способ. Ввод данных о повременных трудозатратах, например часов потраченных на выполнение задачи за каждый день ее выполнения.
Откройте представление Использование задач
Рассмотрим ввод повременных данных (3 способ).
Сформируйте таблицу удобную для отслеживания (рис. 1).
Рисунок 1. Шапка таблицы.
В правой части таблицы добавьте подробности, установив галочку Фактические трудозатраты.
Введите для задачи Сбор предложений от авторов фактические трудозатраты 5 часов. Программа автоматически распределила трудозатраты по ресурсам, в зависимости от назначения. Просмотрите данные в таблице. Если нижний уровень временной шкалы отображен в неделях, то ввод фактических данных можно осуществлять раз в неделю, если в днях, то ежедневно.
Рассмотрим ввод фактических данных (2 способ).
Создайте новый проект
Разделите окно, В верхней части откройте Диаграмму Ганта, в нижней – представление Использование задач.
В таблицах отобразите поля Трудозатраты, Фактические трудозатраты, Оставшиеся трудозатраты, Длительность.
Введите следующие данные:
Задача 1,трудозатраты – 24 час, длительность – 3,25 дня, дата начала 6.04, ресурс - Орлов 100%..
Задача 2,трудозатраты – 24 час, длительность – 3,25 дня, дата начала 2.04, ресурс - Орлов 100%.
Скопируйте введенные задачи и вставьте их ниже 6 раза. Измените номера задач в порядке возрастания.
Откройте окно Сервис – Параметры и на вкладке Расчет установите галочки Переместить окончание завершенных частей назад на дату отчета о состоянии и Переместить начало оставшихся частей вперед на дату отчета о состоянии.
Откройте окно Проект – Свойства проекта и установите текущую дату и дату отчета 5.04.
Откройте окно Формат – Сетка и выберите отображение Даты отчета о состоянии.
Введите для второй задачи фактические трудозатраты 8 часов. Обратите внимание, как отобразились на плане фактические трудозатраты.
Откройте окно Сервис – Параметры, добавьте галочку А также переместить начало оставшихся частей назад на дату отчета о состоянии.
Введите для задачи 4 фактические трудозатраты 8 часов. Обратите внимание, как отобразились на плане фактические трудозатраты.
Откройте окно Сервис – Параметры, добавьте галочку А также переместить окончание оставшихся частей вперед на дату отчета о состоянии.
Введите для задачи 6 фактические трудозатраты 8 часов. Обратите внимание, как отобразились на плане фактические трудозатраты.
Откройте окно Проект – Свойства проекта и установите текущую дату 5.04, а дату отчета 4.04.
Откройте окно Сервис – Параметры и на вкладке расчет установите галочки Переместить окончание завершенных частей назад на дату отчета о состоянии и Переместить начало оставшихся частей вперед на дату отчета о состоянии.
Введите для задачи 8 фактические трудозатраты 8 часов. Обратите внимание, как отобразились на плане фактические трудозатраты.
Откройте окно Сервис – Параметры, добавьте галочку А также переместить начало оставшихся частей назад на дату отчета о состоянии.
Введите для задачи 10 фактические трудозатраты 8 часов. Обратите внимание, как отобразились на плане фактические трудозатраты.
Откройте окно Сервис – Параметры, добавьте галочку А также переместить окончание оставшихся частей вперед на дату отчета о состоянии.
Введите для задачи 12 фактические трудозатраты 8 часов. Обратите внимание, как отобразились на плане фактические трудозатраты.
Поэкспериментируйте, вводя больший объем фактических данных, например 20 часов.
Рассмотрим ввод процента завершения (1 способ)
Добавьте в таблицу поле % завершения
Введите для задачи 14 процент завершения 25%. При этом программа определяет фактическую длительность, умножив длительность на процент завершения.
% завершения можно также вводить на вкладке Общие окна Сведения о задачи.
Можно вводить фактические трудозатраты по исполнителям в окне Сведения о назначении вкладка Отслеживание.
Ввод данных для отслеживания проекта
Откройте проект с сохраненным базовым планом.
Отобразите представление Диаграмма Ганта.
Введите в таблицу поле % завершения.
Откройте окно Сервис – Параметры и на вкладке расчет установите галочки Переместить окончание завершенных частей назад на дату отчета о состоянии и Переместить начало оставшихся частей вперед на дату отчета о состоянии.
Откройте панель инструментов Отслеживание (Вид - Панели инструментов - Отслеживание).
Установите дату отчета – 23.04 (Проект – Сведения о проекте).
Введите процент завершения для задач в соответствие с рисунком 2.
Рисунок 2.Ввод процента завершения задач.
Просмотрите Диаграмму Ганта.
Откройте Диаграмму Ганта с отслеживанием, просмотрите, как изменились сроки выполнения оставшихся задач и проекта.
Откройте панель инструментов Настраиваемые формы, выделите задачу Подготовка редакционных заданий и просмотрите формы Отслеживание затрат, Отслеживание трудозатрат, Отслеживание календарного плана, Отслеживание. С помощью этих форм можно вводить и просматривать необходимую информацию.
В процессе отслеживания плана проекта происходит также постоянная корректировка плана, которая заключается в добавлении новых задач или удалении лишних, перераспределении ресурсов, изменении сроков и т.д. Срок завершения нашего проекта сдвинулся на два дня, что превышает установленную дату окончания проекта, произошла перегрузка ресурса. Это требует корректировки плана и принятия решения об изменении плана, если не удается уложиться в сроки.