16 И 20

Приходный кассовый ордер формы КО-1

Таблица 1
Последовательность заполнения, исполнитель	Документы, определяющие порядок действий
Выписка документа
Выписывается приходный кассовый ордер в бухгалтерии. При этом бухгалтер заполняет реквизиты документа, включая сам приходный кассовый ордер, а также квитанцию к приходному кассовому ордеру. В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые документы не допускается	Положение о порядке заполнения приходного кассового ордера; п.20Правил № 98;ст.9Закона № 3321-ХII
Подпись документа
После заполнения необходимых реквизитов приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. Подпись ставится как на самом приходном кассовом ордере, так и на квитанции к приходному кассовому ордеру	Положение о порядке заполнения приходного кассового ордера; п.8Правил № 98
Примечание: В соответствии с п.20 Правил № 98 до передачи в кассу приходные кассовые ордера регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в иностранной валюте по форме1 или поформе1а. Журнал по форме 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера, а журнал по форме 1а ведется по усмотрению руководителя юридического лица и главного бухгалтера вместо журнала по форме 1 и открывается один на приходные и расходные кассовые ордера. Регистрация приходных кассовых ордеров может осуществляться также при помощи технических средств. В выходной форме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения наличной иностранной валюты по целевому назначению
Передача документа в кассу организации для исполнения
Заполненный и зарегистрированный в установленном порядке документ передается бухгалтером организации кассиру. При получении приходных кассовых ордеров кассир обязан проверить: - наличие и соответствие подписи главного бухгалтера или лица, им уполномоченного; - правильность их оформления; - наличие перечисленных приложений. В случае несоответствия приходных кассовых ордеров предъявляемым к их заполнению требованиям кассир возвращает документы бухгалтеру для надлежащего оформления	П.19Правил № 98
Примечание: Обращаем внимание, что выдача приходных кассовых ордеров лицам, вносящим наличную иностранную валюту, запрещается (п.20 Правил № 98).
Получение иностранной валюты в кассу организации
Приходные кассовые ордера сразу после получения по ним наличной иностранной валюты подписываются кассиром. В случае получения валюты от отдельного лица в подтверждение приема наличной иностранной валюты ему выдается квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1в, подписанная главным бухгалтером (лицом, им уполномоченным) и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира	Пп.8, 19 Правил № 98; Положениео порядке заполнения приходного кассового ордера
Примечание: Приложенные к приходным кассовым ордерам документы должны быть погашены штампом или надписью: «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год)

При работе с приходными кассовыми ордерами формы КО-1в следует учитывать, что прием наличной иностранной валюты по ним может производиться только в день их составления.Поскольку, как было указано выше, приходный кассовый ордер формы КО-1в является бланком строгой отчетности и приобретается организацией в установленном порядке, то номер документа проставлен типографским способом.При заполнении реквизита «Код иностранной валюты» следует пользоваться постановлением№ 208. В приложениях1и 2 содержатся перечень свободно конвертируемых иностранных валют и перечень ограниченно конвертируемых валют с указанием их наименования, буквенного обозначения и цифрового обозначения валюты. В строке «Принято от» приходного кассового ордера указываются фамилия, имя, отчество вносителя наличной иностранной валюты, реквизиты документа, удостоверяющего или подтверждающего личность вносителя средств (паспорт, удостоверение беженца, вид на жительство).В строке «Основание» указывается источник поступления наличной иностранной валюты (назначение платежа) в соответствии с законодательством .Источники поступления наличной иностранной валюты по валютным операциям, расчеты по которым осуществляются посредством ее приема в кассу юридических лиц, определены главой 2 «Прием наличной иностранной валюты субъектами валютных операций» Инструкции № 1.В строке «Приложение» перечисляются прилагаемые к приходному кассовому ордеру документы.

Расходный кассовый ордер формы КО-2

Таблица 3
Последовательность заполнения, исполнитель	Документы, определяющие порядок действий
Выписка документа
Расходный кассовый ордер выписывается либо оформляется с помощью технических средств в одном экземпляре работником бухгалтерии. Исправления, хотя бы и оговоренные, в бланке ордера не допускаются	Положение о порядке заполнения расходного кассового ордера; п.20Правил № 98;ст.9Закона № 3321-ХII
Подпись документа
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем. В случаях, когда на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя, подпись его на расходном кассовом ордере не обязательна	Положение о порядке заполнения расходного кассового ордера
Примечание: Расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в иностранной валюте по форме 1 или по форме 1а (п.20 Правил № 98). При этом следует обратить внимание, что в случае выдачи наличной иностранной валюты по платежной ведомости расходные кассовые ордера оформляются и регистрируются только после выдачи наличной иностранной валюты и закрытия платежной ведомости
Передача документа в кассу организации для исполнения
При получении расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить: - наличие и соответствие подписи главного бухгалтера или лица, им уполномоченного; - правильность их оформления; - наличие перечисленных приложений; - наличие и соответствие подписи руководителя юридического лица или лиц, им уполномоченных, - на расходном кассовом ордере или приложенных к нему документах. В случае несоответствия расходных кассовых ордеров предъявляемым к их заполнению требованиям кассир возвращает документы бухгалтеру для надлежащего оформления	П.19Правил № 98
Примечание: Выдача расходных кассовых ордеров на руки лицам, получающим наличную иностранную валюту, запрещается (п.20 Правил № 98)
Выдача иностранной валюты из кассы организации
При выдаче наличной иностранной валюты по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, проверяет правильность заполнения бухгалтером в расходном кассовом ордере реквизитов предъявленного документа: наименования, серии и номера документа, кем и когда он выдан. После этого получатель валюты ставит свою подпись на документе. Обращаем внимание, что выдача юридическими лицами наличной иностранной валюты работникам юридического лица может производиться по удостоверению, выданному данным юридическим лицом, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица юридического лица, выдавшего удостоверение. Расписка в получении наличной иностранной валюты должна быть сделана получателем наличной иностранной валюты только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы наличной иностранной валюты по номиналу прописью. При оформлении расходных кассовых ордеров с помощью технических средств все реквизиты и сумма получаемой наличной иностранной валюты распечатываются, получателем наличной иностранной валюты проставляется только подпись. Расходный кассовый ордер после выдачи по нему наличной иностранной валюты подписывается кассиром	Положениео порядке заполнения расходного кассового ордера; пп.11, 19 Правил № 98
Примечание: Приложенные к расходным кассовым ордерам документы должны быть погашены штампом или надписью: «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год)

17

Инкассация выручки Наличные денежные средства могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам для последующей сдачи их в банк и перечисления на лицевой счет по средствам заключенных договоров. Перевозка наличных денег осуществляется работниками банка, обслуживающего лицевой счет бюджетного учреждения. Правила инкассации наличных денежных средств регламентированы Положением N 318-П. Данный нормативный документ вступает в силу с 01.09.2008, ранее действовало Положение ЦБ РФ от 09.10.2002 N 199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации". В соответствии с гл. 9 Положения N 318-П для инкассации наличных денег на каждое бюджетное учреждение или организацию банк ежемесячно оформляет явочные карточки (ф. 0402303). Время и периодичность заездов работников банка устанавливаются руководителем инкассации по согласованию с бюджетной организацией. Количество порожних сумок, выдаваемых обслуживаемому бюджетному учреждению, определяется кредитной организацией с учетом объема инкассируемых наличных денег. Обычно на каждую точку инкассации первоначально выдаются две сумки. Далее происходит их "кругооборот". Забрав одну сумку с наличностью, при следующем заезде инкассаторы привозят пустую сумку и забирают заполненную. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Инкассаторские работники перед выездом на маршрут инкассации наличных денег получают порожние сумки, доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег, штамп, ключи и явочные карточки. Перед получением в бюджетной организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник предъявляет кассовому работнику: - документ, удостоверяющий личность; - доверенность на получение ценностей; - явочную карточку; - порожнюю сумку. Кассовый работник бюджетного учреждения предъявляет инкассаторскому работнику образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, а также накладную к сумке (ф. 0402300) и квитанцию к сумке (ф. 0402300), утвержденные Положением N 318-П. При приеме в бюджетной организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник в присутствии кассового работника проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения указанных выше накладной и квитанции к сумке. После заполнения кассовым работником бюджетной организации явочной карточки инкассаторский работник проверяет соответствие сумм наличных денег, проставленных в явочной карточке, накладной и квитанции к сумке и номера сумки, проставленного во всех перечисленных документах. При приеме сумки с наличными деньгами инкассаторский работник подписывает квитанцию к сумке, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассовому работнику бюджетной организации. Пунктом 23 Порядка ведения кассовых операций предусмотрено, что в организации ведется только одна кассовая книга. Поэтому если выручка инкассируется, например, из нескольких подразделений, а кассовая книга ведется в центральном офисе организации, то квитанции к каждой сумке передаются в головное учреждение, где и составляются расходные кассовые ордера. Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира бюджетной организации. Производить записи в явочной карточке инкассатору не разрешается. В случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием ценностей прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает графика работы бригады инкассаторов. В остальных случаях прием ценностей в организации осуществляется повторным заездом в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке. В случае отказа от сдачи денежной наличности кассир организации делает запись в явочной карточке "Отказ" и заверяет ее своей подписью. Услуги по инкассации относятся к банковским операциям (п. 5 ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности"). Они являются платными. На практике, как правило, размер взимаемой платы определяется в процентах от инкассируемой суммы наличности. В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина РФ от 24.08.2007 N 74н, расходы по оплате договора, заключенного бюджетной организацией с банком на получение и доставку денежной наличности клиенту, следует отражать по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ. По общему правилу банковские операции освобождены от обложения НДС, но инкассация в данном случае является исключением согласно пп. 3 п. 3 ст. 149 НК РФ и облагается НДС в общеустановленном порядке. Налогообложение производится по налоговой ставке 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ). При осуществлении расчетов за услуги инкассации за счет средств от приносящей доход деятельности после получения счетов-фактур от банка бюджетное учреждение имеет право предъявлять выставленные суммы НДС к вычету в соответствии со ст. 170, 172 НК РФ. При исчислении налога на прибыль затраты на оплату услуг по инкассации учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Рассмотрим на примере отражение расходов по инкассации денежной наличности в бухгалтерском учете. Бюджетное учреждение заключило договор с банком на инкассирование наличной выручки. Стоимость услуг определена в размере 0,5% от суммы инкассированной денежной наличности, включая НДС - 18%. В течение месяца инкассаторам была передана сумма 565 тыс. руб. Стоимость услуги по инкассации составит 2 825 руб. (565 000 руб. х 0,5%), в том числе НДС - 430,93 руб. Расходы оплачены за счет средств от приносящей доход деятельности, облагаемой НДС.