Занятие 3 Информационно-справочные документы (4 час)

Цель: изучение правил составления и оформления информационно-справочных документов в соответствии с современными требованиями

В результате выполнения лабораторного занятия студенты должны:

• знатьособенности составления и оформления информационно-справочных документов;

• уметь оформлять служебные письма;

• уметь оформлять докладные и служебные записки;

• уметь оформлять акты, справки

Задания:

1. Исправьте ошибки в письме

2. Выполните индивидуальное задание по составлению и оформлению письма (приложение 1)

3. Исправьте ошибки в докладной записке:

4. Исправьте ошибки в акте:

5. Исправьте ошибки в справке:

Приложение 1

1. Составьте письмо-ответ С-Петербургского ЗАО « Экон » Новгородскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.

2. Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

3. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Фермеры России» с предложением посетить специализированную выставку «Фермер-2009». Выставка проходит в павильонах выставочного комплекса в Гавани.

4. Составьте гарантийное письмо АОЗТ «Прогресс» в адрес АО «Кировский завод» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей мотоблока.

5. Составьте договорное письмо о подписании договора товарищества с ограниченной ответственностью « Сатурн » с ТОО « Апекс » на поставку строительных материалов.

6. Составьте письмо-просьбу Волосовской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 150 млн. руб. до начала реализации молодняка птицы населению.

7. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок С.-Петербургскому производственному кооперативу "Вектор" по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

8. Составьте письмо объединения " Металлический завод" в Комитет внешнеэкономических связей Российской Федерации о направлениях своей деятельности и с просьбой о выделении квоты на экспорт в 2010г.

Составьте письмо - ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Альта» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Коньково.

Занятие 4. Составление номенклатуры дел (4 час)

Цель:

Изучение классификационных справочников, применяемых в делопроизводстве

Приобретение навыков составления и оформления номенклатуры дел

В результате выполнения лабораторного занятия студенты должны:

• Знать требования нормативных документов к номенклатуре дел;

• Знать назначение и использование перечней документов с указанием сроков хранения;

• Уметь использовать номенклатуру дел в работе с документами

Задание:

1. Изучите требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению номенклатуры дел

2. Изучите порядок применения перечня типовых документов

3. Общество с ограниченной ответственностью "Престиж" было создано в мае 2005 г. К концу 2005 г. офис-менеджер ООО "Престиж" Макарова А.Д. подготовила материалы для составления номенклату­ры дел организации и в январе 2006 г. оформила номенклатуру дел.

Ниже приведен фрагмент этого документа:

ООО «Престиж»				УТВЕРЖДЕНО
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ				Приказом директора
14.01.06 №1				ООО «Престиж»
на 2006 г.				От 14.01.06 №5
Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и № статей по перечню		Примечание
1	2	3	4		5
01 Канцелярия
01-01	Устав организации		Пост. Ст.13а
01-02	Учредительный договор		Пост. Ст.14
01-03	Свидетельство о регистрации организации		Пост. Ст.15
01-04	Штатное расписание		Пост. Ст.32а
01-05	Приказы по основной деятельности		Пост. Ст.6а
01-06	Протоколы совещаний у руководителя организации		Пост. Ст.5г
01-07	Предложения, заявления, жалобы граждан (личного характера)		5 л.ЭПК Ст.566
01-08	Материалы проверок организации (доклады, справки, отчёты, акты, докладные записки и др.)		Пост. Ст.48

Определите, какие ошибки были допущены офис - менеджером при составлении номенклатуры дел организации

4. А.П. Антонова поступила на работу в ЗАО "Гранит" на должность секретаря. Несмотря на то, что организация была создана еще в 2000 г., до настоящего времени здесь отсутствует номенклатура дел. Зная о необходимости разработки данного документа, секретарь Антонова решила срочно заняться его подготовкой. Она попыталась выяснить у сотрудников структурных подразделений организации, какие до­кументы создаются и обрабатываются в этих подразделениях. Одна­ко должного понимания у своих коллег по работе секретарь не нашла и требующихся ей сведений о составе заводимых дел не получила.

После этого секретарь решила выйти из создавшегося положения таким образом: она обратилась через своих знакомых в канцелярию ЗАО "Уральский камнеобрабатывающий завод", получила там экзем­пляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, и использовала эти данные для составления "своей" номенклатуры дел.

Зав. канцелярией предупредила Антонову, что номенклатура дел этого завода впервые была подготовлена в 1999 г., в дальнейшем практически не пересматривалась, почти не корректировалась и не была согласована с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Все это не помешало Антоновой использовать полу­ченные материалы, т. к. главным для нее было то, что две организа­ции относились к одной области деятельности и имели, в целом, сходную по составу документацию.

В результате предпринятых действий Антонова довольно быстро подготовила номенклатуру дел ЗАО "Гранит" по следующей форме:

ЗАО "Гранит"				Утверждаю
Номенклатура дел				Директор ЗАО "Гранит"
24.12.2004 № 1				_______Е.В. Петров
г. Екатеринбург				24.12.2004
на 2005год
Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и № статьи по перечню		Примечание
1	2	3	4		5

Зам. директора по общим вопросам И.С. Степанов

Какие ошибки были допущены секретарём Антоновой при разработке номенклатуры дел

организации?

5. Генеральный директор ЗАО «Корвет» рассмотрел представленную ему номенклатуру

дел и отказался её утверждать, т.к. не согласился со сроками хранения ряда документов.

Кроме того, он предложил изменить порядок расположения заголовков дел и поставить

на первое место документы федеральных органов управления: Федеральной службы по

финансовому мониторингу, Федеральной налоговой службы и т.п., затем расположить устав

общества и протоколы общих собраний акционеров. Порядок расположения в номенклатуре

других документов должен оставаться прежним.

На какие нормативные документы должны сослаться составители номенклатуры дел

ЗАО «Корвет», чтобы доказать, что в неё правильно определены сроки хранения дел и

порядок их расположения?

Источники и литература.

1.Основные правила работы архивов организации. М.: Росархив, 2002.

4.Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к

последующему хранению и использованию. М., 1996. 68 с.

5.Делопроизводство: Учебник для вузов/Под ред. Т.В.Кузнецовой. М.:

МЦФЭР, 2006. С.270-309

6.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение

управления). М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. С. 179-

218

Документы и материалы к занятию:

Основные правила работы архивов организации, ГСДОУ, Перечень

типовых документов, номенклатура дел конкретной организации.