- •Шаблон-организатор к практическому занятию по теме 4.
- •Карточка описания единицы хранения №1
- •Карточка описания единицы хранения № 2
- •Карточка описания единицы хранения № 3
- •Карточка описания единицы хранения № 4
- •Карточка описания единицы хранения № 5
- •Карточка описания документа № 1
- •Карточка описания документа № 2
- •Карточка описания документа № 3
- •1. Составление списка сокращений.
- •Список сокращений.
- •2. Составление указателя (указателей) к описи.
- •Предметный указатель
- •Географический указатель
- •Оглавление
- •Титульный лист к описи
- •Описания единицы хранения Дело № 1. Карточка предварительного описания.
- •Карточка описания единицы хранения
- •Карточка
- •Карточка описания единицы хранения
- •Карточка описания документа
- •Дело № 3 Карточка предварительного описания дела
- •Карточка описания единицы хранения
- •Карточка описания документа
- •Дело № 4. Карточка предварительного описания дела
- •Карточка описания единицы хранения
- •Карточка описания документа
- •Дело № 5. Карточка предварительного описания дела
- •Карточка описания единицы хранения
- •Карточка описания документа
- •Дело № 6. Карточка предварительного описания дела
- •Карточка описания единицы хранения
- •Карточка описания документа
- •Дело № 7 Карточка предварительного описания дела
- •Карточка описания единицы хранения
- •Карточка описания документа
- •Дело № 8 Карточка предварительного описания дела
- •Карточка описания единицы хранения
- •Карточка описания документа
- •Дело № 9. Карточка предварительного описания дела
- •Карточка описания единицы хранения
- •Карточка описания документа
- •Дело № 10 Карточка предварительного описания дела
- •Карточка описания единицы хранения
- •Карточка
- •Карточка
- •Карточка описания документа
- •Дело № 13 Карточка предварительного описания дела
- •Карточка описания единицы хранения
- •Карточка описания документа
- •Дело № 14 Карточка предварительного описания дела
- •Карточка описания единицы хранения
- •Карточка
- •Карточка описания документа
- •Дело № 16 Карточка предварительного описания дела
- •Карточка описания единицы хранения
- •Карточка описания документа
- •Дело № 17 Карточка предварительного описания дела
- •Карточка описания единицы хранения
- •Карточка описания документа
- •Предварительная форма указателя к описи
- •Титульный лист к описи
- •Оглавление
- •Список сокращенний.
- •Предметный указатель
- •Географический указатель
- •Именной указатель
1. Составление списка сокращений.
Начнем с несложного участка работы - составления списка сокращений. Поскольку количество единиц хранения, включенных в Вашу опись невелико, список сокращений не должен выглядеть слишком длинным. Вспомните (заглянув в тему 4), какие сокращения допускаются в описи. Неправильно сделанные Вами сокращения раскройте непосредственно в описи (шаблон № 9). Общепринятые и допустимые сокращения выпишите в специальный шаблон № 7, затем расположите их в алфавитном порядке и расшифруйте.
Шаблон № 7
Список сокращений.
Сокращение |
Расшифровка |
ОНО |
отдел народного образования |
РПО |
республиканское производственное объединение |
РСДРП |
Российская социал-демократическая рабочая партия |
УОНО |
уездный отдел народного образования. |
2. Составление указателя (указателей) к описи.
Далее приступим к трудоемкой операции по составлению указателей к описи.
Вспомните, какие существуют виды указателей в зависимости от подробности отражаемой информации и наличия аннотаций.
Вспомните, какие элементы информации могут служить рубрикой и подрубрикой в каждом из видов указателей к описи.
Вспомните, какие элементы информации ни в коем случае не могут служить рубрикой ни в одном из видов указателей.
Вспомните, какие бывают разновидности подрубрик в указателях к описи.
Вспомните, что является ссылочными данными в указателях к описи.
Вспомните правила инверсии словосочетаний в указателях (см. тему 4).
Теперь, когда Вы вспомнили так много, постарайтесь удержать все эти данные в своей “оперативной памяти”.
Еще раз обратитесь к галерее формуляров и посмотрите, как выглядит указатель к описи.
Теперь можно приступать к работе. Первая Ваша задача - выделить из заголовков единиц хранения и документов те элементы информации, которые могут быть объектами поиска, а значит являться рубриками указателя к описи. Традиционно указатель составляется на карточках, но мы с Вами, последовательно читая каждый заголовок дела (шаблон № 9), будем выписывать все ключевые слова в том порядке, в каком они встречаются в описи, заполняя предварительный шаблон № 4. В информатике этот процесс называется дескриптизацией, то есть выделением из текста ключевых слов (дескрипторов), которые в совокупности образуют специальный информационно-поисковый язык (словарь дескрипторов).
В процессе работы помните:
- виды документов, структурные подразделения учреждений, отглагольные существительные, обозначающие действия (“борьба”, “организация”) и абстрактные понятия (“стабильность”, “кризис”) рубрикой быть не могут, так как не являются объектом самостоятельного поиска без определяющих или согласованных с ними понятий (“борьба с бандитизмом”, “кризис сельского хозяйства”);
- понятие-рубрику следует выписывать вместе с аспектом, в котором это понятие употреблено, и который впоследствии образует подрубрику.
Например:
Бандитизм, борьба с ним 28
- географический и именной указатели, как правило, не могут быть глухими, поэтому следует выписывать географические названия и имена сразу с краткими аннотациями, раскрывающими понятие.
Например:
Ивановское, село Дмитровского уезда Московской губернии 15
Иванов Петр Петрович, учитель средней школы № 5 г. Дмитрова. 6
Пример заполнения шаблона № 4.
Предварительная форма указателя к описи
Рубрика, подрубрика |
Краткая аннотация для географических названий и имен |
Ссылочные Данные (№ ед.хр. по описи) |
Российское производственное объединенное мясной промышленности, планирование |
|
2 |
Российское производственное объединение мясной промышленности, отчетность |
|
3 |
Работники аппарата управления, численность |
|
4 |
Рационализаторские предложения, внедрение |
|
5 |
Свердловск |
город, областной центр РСФСР |
6 |
Предприятия мясной промышленности, численность |
|
6 |
и т.д... |
Добросовестно выписав ключевые слова, которые могут быть рубрикой в шаблон № 4, не забудьте про ссылочные данные (№ ед.хр.).
Затем Вам предстоит работать с составленным Вами шаблоном № 4.
Прежде всего выберите вид указателя к описи. Если в Вашем предварительном шаблоне оказалось наряду с предметными понятиями много имен и географических названий, имеет смысл вынести их в отдельную таблицу с помощью операций редактирования (“выделить строку”, “вырезать”, “вставить”).
Если в шаблоне много специфических понятий - названий предприятий, политических партий, газет - возможно, следует составить специальный указатель названий предприятий, газет и т.д. (аналогично скопировав эти рубрики в отдельную таблицу).
Если понятий-рубрик получилось немного, имеет смысл сделать единый (комбинированный) указатель, в котором все понятия-рубрики (предметы, вопросы, имена, географические названия) будут перечислены в алфавитном порядке. Озаглавьте его просто “Указатель”.
Итак, если Вы решили создавать несколько указателей, распределите понятия, относящиеся к каждому виду указателя по разным таблицам (см. шаблоны № 11,12, 13). Скопируйте в них соответствующие строки таблицы шаблона № 4 (“выделить строки”, “вырезать”, “вставить”).
Если Вы решили создать комбинированный указатель, - отдохните, на данном этапе Вам ничего не надо делать.
Далее Вам придется “пощелкать мышью”, расставляя строки каждой из таблиц-указателей (шаблоны № 11, 12, 13) или исходной таблицы (шаблон № 4) в алфавитном порядке рубрик.
Расставив понятия-рубрики в алфавитном порядке в пределах каждого указателя, соедините в одну рубрику повторяющиеся понятия, суммировав их ссылочные данные.
Например:
Изобретения
- патентование 8
- внедрение 5, 6, 12.
Свердловск, город 6, 12, 19.
Теперь, когда количество рубрик сократилось, поработайте с подрубриками и аннотациями. Еще раз вспомните виды подрубрик, порядок следования подрубрик после рубрики. Отредактируйте аннотации.
Затем Вам следует поработать со словосочетаниями. Выделите ключевое слово в каждом словосочетании (например, “научно-техническая революция”), произведите инверсию и добавьте в таблицу соответствующие строки в алфавитном порядке. Вспомните, какие понятия не подлежат инверсии.
Например:
научно-техническая революция см. революция научно-техническая.
революция научно-техническая 12
Оформите указатели, введите в таблицу буквы алфавита, с которых начинаются понятия-рубрики, выделите их жирным шрифтом.
На этом работа окончена.
Пример заполнения шаблонов:
Шаблон 11.