4. В чем отличие подготовки ффд и видеофонограмм к передаче на хранение (полное и частичное оформление)?

Оформление кинодокументов и видеофонограмм

Оформление документов на традиционных носителях (Основные правила работы архивов организаций, п.3.6.)

Фотофонодокументы и видеофонограммы постоянного хранения подлежат полному оформлению. Оно включает:

- стартовку документов

- нумерацию позитивов и листов в фотоальбоме

- составление внутренней описи, а также заверительной надписи

- подклейку защитных ракордов, наклейку этикеток

- обозначение необходимых сведений

Внутренняя опись содержит порядковые номера позитивов в фотоальбоме, заголовки, время, место и фамилии авторов съемки, номера листов, на которых размещены позитивы.

Дела постоянного хранения, временного хранения (от 10 лет) и дела по личному составу подлежат полному оформлению. Оно включает:

- подшивку или переплет дела

- нумерацию листов дела

- составление листа-заверителя

- составление при необходимости внутренней описи документов

- внесение необходимых уточнений в реквизиты самой обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Для КФД

Для электронных документов (Основные правила работы архивов организаций, п.2.1.)

На кинофильмы, спецвыпуски, киножурналы: монтажный лист, разрешительное удостоверение, записи цветовых паспортов, аннотация, акт ОТК о пригодности к показу на экране, акты ОТК о фотографическом и техническом качестве элементов комплекта на момент передачи данного документа на государственное хранение, протокол заседания комиссии по отбору зарубежных фильмов, карточка фильма (для фильмов зарубежного производства).

На фотодокументы: текстовка, паспорт (для документов, которые используются в телепередачах).

На фонодокументы радио- и телевизионных организаций: протокол заседания музыкальных, литературно-драматических и детских произведений), текст (для студийных записей песен советских композиторов и важнейших событий общественной жизни), монтажный лист (для студийных записей произведений крупных форм - опер, оперетт и др.), микрофонные материалы (для радиопередач).

На видеофонограммы телевизионных организаций: монтажный лист или сценарий (для законченных произведений), аннотация (для видеосюжетов), расшифровка концертных номеров (для студийных и трансляционных записей концертных программ), акт о техническом состоянии.

Сопроводительная документация ЭД должна быть более чем достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующее: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая / логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей.