2. Организация делопроизводства

2.1. Общие правила организации и учета документооборота

2.1.1. В движении документов (документообороте) различают потоки документов, поступающих (входящих), отправляемых (исходящих) и внутренних.

2.1.2. В компании ведется журнальная и компьютеризированная карточная система регистрации и контроля за исполнением документов.

2.1.3. В подразделениях наряду с карточной компьютеризированной системой допускается применение журнальной формы регистрации документов.

2.2. Порядок приема, регистрации, предварительного рассмотрения входящих документов

2.2.1. Корреспонденция, адресованная в компанию, независимо от способа доставки (почтой, курьером, факсом) принимается централизованно секретариатом, регистрируется в журнале входящих документов (приложение 1) и обрабатывается в секретариате, затем передается в структурные подразделения лицам, ответственным за делопроизводство (приложение 2). Копии поступившей корреспонденции подшиваются в делах секретариата.

2.2.2. Секретариат проверяет правильность доставки корреспонденции и наличие в конвертах документов. Об отсутствии документов и приложений к ним сообщается отправителю. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю с приложением лицевой части конверта (пакета), в котором он доставлен.

2.2.3. Конверты с корреспонденцией с пометкой "Лично" в канцелярии не вскрываются и передаются по назначению, в руки. Если по своему содержанию корреспонденция с пометкой "Лично" носит служебный характер, то работник, которому она предназначалась, обязан ее зарегистрировать в секретариате.

Помимо пакетов с пометкой "Лично" не подлежат вскрытию в секретариате пакеты, поступившие из-за рубежа, депутатская почта. Они немедленно передаются адресату.

2.2.4. Конверты от поступившей корреспонденции уничтожаются секретариатом. Указанные на конвертах обратные адреса переносятся на документы. Конверты сохраняются и прилагаются к поступившим документам только при необходимости подтвердить время отправки и получение документа.

2.2.5. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа ставится регистрационный штамп (или делается запись) единого образца с указанием даты поступления документа и очередного порядкового номера документа. Нумерация документов (начиная с N 1) ведется в течение каждого календарного года. Все номера документов заносятся в журнал. По окончании календарного года журнал закрывается и сдается в архив секретариата.

2.2.6. В структурных подразделениях входящий номер (индекс) документа состоит из индекса структурного подразделения и порядкового регистрационного номера документа.

2.2.7. Все документы, подлежащие регистрации, заносятся секретариатом в журнал по установленной форме (приложение N 3) с обязательным указанием сроков исполнения и в тот раздел номенклатуры дел, которому соответствует регистрируемый документ.

2.2.8. Разделы располагаются в последовательности разделов номенклатурных дел.

2.2.9. В каждом разделе все документы должны быть разделены на две группы: на исполняемые и исполненные документы.

2.2.10. Зарегистрированная корреспонденция с первым экземпляром передается из секретариата на рассмотрение Генеральному директору (или лицу, его замещающему).

2.2.11. На рассмотрение Генеральному директору направляются документы сторонних организаций, письма граждан, а также другие материалы по вопросам, относящимся к деятельности компании, особенно те, для выполнения которых необходимо решение Генерального директора. Документы, не подлежащие регистрации, передаются непосредственно в структурные подразделения.

2.2.12. Генеральный директор рассматривает корреспонденцию и принимает по каждому документу решения, фиксируемые в резолюции. Резолюция должна быть краткой и содержать: фамилию исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие; способ, порядок и срок исполнения (если не указан в документе), дату рассмотрения и подпись руководителя. На документах, не требующих контроля исполнения, резолюция Генерального директора может быть произвольного характера и с пометкой ознакомления. Не рекомендуется резолюцию писать на отдельных листах бумаги, подкалываемых к документу.

2.2.13. Ответственный работник секретариата записывает резолюцию Генерального директора в журнал, после чего документы передаются на исполнение. Документы, поступившие из сторонних, а также государственных организаций (к примеру, из налоговой инспекции и т.п.), а также взятые на контроль, передаются на исполнение под расписку ответственному исполнителю.

На документах, взятых на контроль, делается запись "Контроль" или буква "К" в правом нижнем углу лицевой стороны документа. По диагонали лицевой стороны документа наносится красная полоса. О документах, не исполненных в установленный срок, секретариат должен докладывать руководству.

2.2.14. Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, фамилия ответственного подчеркивается или указывается в резолюции первой, ему направляется оригинал документа. Исполнителям секретариат снимает необходимое количество копий. Ответ исполняется не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа. При этом ответственность за исполнение документа несут в равной степени все лица, указанные в резолюции (если в резолюции не содержится иного указания).

2.2.15. Служебные записки на имя генерального директора, его заместителей или начальников служб, отдельных подразделений, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера регистрируются секретариатом, рассматриваются должностными лицами и в общем порядке передаются для исполнения (использования) в соответствующие подразделения либо помещаются в дело.

2.2.16. Из одного структурного подразделения в другое корреспонденция передается по согласованию между руководителями этих подразделений, но обязательно через секретариат. Внутри подразделений корреспонденция от одного работника к другому передается через делопроизводителя подразделения, о чем делается соответствующая пометка в журнале учета корреспонденции структурного подразделения или на самом документе.

2.2.17. У исполнителей могут храниться лишь документы, находящиеся в стадии исполнения, и справочно-расчетные материалы, необходимые для повседневной работы.

2.2.18. Все служебные документы по окончании рабочего дня исполнитель обязан хранить в шкафу или запирающемся столе, а перед выездом в командировку, уходя в отпуск или переходя на другую работу, в другое подразделение, неисполненные документы и другие материалы по указанию руководителя секретариата (начальника структурного подразделения) передать через делопроизводителя (секретаря) другому сотруднику.