4. Оформление пояснительной записки

   1. Общие требования

Расчетно-пояснительная записка является основным текстовым документом, в котором излагаются сведения о выполненной работе.

При оформлении пояснительной записки следует соблюдать стандарты с изложением требований к оформлению текстовых документов ГОСТ 2.105–95 [13], отчетов о научно-исследовательской работе ГОСТ 7.32–2001 [15] и стандарт университета СТО 0493582–003–2009 «Самостоятельная работа студентов БГАУ» [11].

Основными требованиями этих стандартов являются: четкость построения текста; логическая последовательность изложения материала; убедительность аргументации; краткость и четкость формулировок, исключающих возможность субъективного и неоднозначного толкования; конкретность изложения результатов работы; доказательность выводов и обоснованность рекомендаций.

Расчетно-пояснительную записку выполняют на листах писчей бумаги формата А4 (297x210, 290x220 или 290x205), располагая – текст вдоль короткой стороны. Текст набирается шрифтом Times New Roman 14 через полтора междустрочных интервалов в графическом редакторе типа Word. Абзацный отступ должен быть одинаковым по всему тексту в равен пяти знакам (1,25– 1,27см), поля: левое – 3 см, правое – 1,5 см, верхнее – 1,5 см, нижнее 3 см.

Схемы, графики, таблицы, сопровождающие текст, выполняются с помощью графических редакторов (Paint, КОМПАС и др.), табличных процессоров (Excel). При необходимости допускается комплектовать записку листами кратно форматам A3, А4, А5.

На каждом листе пояснительной запуски делается рамка. Расстояние от рамки до границ текста соответственно слева и справа рекомендуется ос­тавлять: в начале строк - не менее 5 мм., в конце строк - не менее 3 мм., от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней внутренней рамки должно быть не менее 10 мм.

В нижней части каждого листа вплотную к рамке выполняется основная надпись по форме 2а (приложение Г), а на листе, где размещен реферат, основная надпись по форме 2.

1. Титульный лист (приложение А), заполняется на компьютере. При заполнении строк с фамилиями руководителя проекта и консультантов по отдельным разделам необходимо указывать их ученое звание. Фамилию руководителя не следует повторять в числе консультантов.

2. Задание на проект оформляется по установленной форме, бланк которой выдается кафедрой. После заполнения всех пунктов задание подписывается исполнителем и руководителем проекта. В пункте «Основные разделы пояснительной записки» не следует указывать служебные части: введение, выводы, библиографический список и т.п.

3. Реферат (приложение В), должен содержать краткие сведения о результатах проведенной работы, являющихся достаточными, чтобы любой читатель мог принять решение о целесообразности дальнейшего обращения к пояснительной записке.

Ниже слова «Реферат» приводятся сведения о количестве листов текстовой части пояснительной записки, рисунков, таблиц, библиографических источников, листов графической документации и объем приложений. Далее следует текст, раскрывающий сущность выполненной работы и ее конкретные результаты и предложения, их эффективность и область применения. Объем текста – 50…80 слов (3–5 фраз).

4. Содержание включает все заголовки, имеющиеся в пояснительной записке, с указанием номеров страниц, на которых они помешаются.

5. Текст расчетно–пояснительной записки делится на разделы и подразделы. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов. Пункты могут быть разбиты на подпункты.

Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как, правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов и подразделов. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. В конце заголовка точку не ставят.

Наименование каждого структурного раздела расчетно–пояснительной записки помещают на отдельной странице и записывают прописными буквами. На этой странице должен быть штамп с подписями студента, руководителя и, при необходимости, консультанта.

Заголовки подразделов пишут с прописной буквы. Расстояние между заголовком и текстом при выполнении расчетно–пояснительной записки машинописным текстом должно быть равно трем–четырем интервалам.

Нумерация страниц расчетно-пояснительной записки (с учетом приложений) сквозная, арабскими цифрами.

6. Рубрикация текста. Разделы обозначаются порядковыми номерами в пределах всей записки арабскими цифрами. Перед введением, заключением, списком использованной литературы и приложением номер не ставится.

Подразделы имеют нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. Нумерация пунктов выполняется аналогично нумерации подразделов, например: 3 – номер раздела;

3.1, 3.2 – нумерация подразделов третьего раздела;

3.2.1, 3.2.2 – нумерация пунктов второго подраздела третьего раздела.

Заголовок раздела пишется прописными буквами, подраздела – строчными, кроме первой прописной. Переносы слов в заголовке не допускаются, в конце точка не ставится. Если первый заголовок состоит из двух или более предложений, их разделяют точкой. В конце заголовка точку не ставят. Подчеркивать заголовки и переносить слова в заголовках не допускается.

7. Изложение текста должно быть четким и кратким. Терминология и определения должны соответствовать стандартам или быть общепринятыми в научно-технической литературе. Произвольные сокращения слов в тексте и в подписях под иллюстрациями не допускается. Исключения составляют общепринятые сокращения слов по ГОСТ 2.316–68. Единицы измерения должны соответствовать государственным стандартам ГОСТ 8.417–2002, ГОСТ 7663–55. Размерность одной и той же величины в пределах пояснительной записки должна быть одинакова.

В тексте могут быть перечисления, состоящие из отдельных слов, небольших словосочетаний и фраз (без знаков препинания в середине), их пишут в подбор с текстом со строчных букв и отделяют одно от другого запятой. Если перечисления состоят из распространенных фраз или словосочетаний, имеющих свои знаки препинания, каждую фразу также пишут со строчной буквы, но отделяют последующую точкой с запятой.

Перед каждой позицией перечисления можно ставить дефис или, при необходимости ссылки в тексте расчетно–пояснительной записки на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений следует использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере. Пример:

а) ___________ _ ;

б) ____________ ;

1) _;

2) _;

в)_____________ .

Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа.

1. Ссылки в тексте оформляют следующим образом:

• на библиографический список: указывается порядковый номер по библиографическому списку литературы, который выделяется квадратными скобками, например [5], [20, 37] и т.д.

• на иллюстрацию: указывается порядковый номер иллюстрации, слово «рисунок» не сокращается, например, «на рисунке 1.2»;

• на формулы: указывается порядковый номер формулы в скобках, например, «по формуле (2.1)»;

• на таблицу: не сокращая слово «таблица», например, «в таблице 4.1»;

• на приложение: слово «приложение» в ссылках не сокращается, так же как и слово «формула». Например, «в приложении В»;

• на таблицу или страницу, указанную в библиографическом источнике, ссылку делают в круглых скобках (с обязательным после­дующим пояснением выбора) следующим образом: «принимаем Б=1000 Н/м (таблица 2.6 /10/) для крупнозернистого бетона».

Если используется или цитируется источник, не указанный в биб­лиографическом списке, или библиографический список не приводится, то в подстрочном примечании указываются его полные библиографические данные.

9. Расчеты должны содержать эскиз или схему сил, приложенных к рассчитываемому элементу. В формулы обязательно подставляются значение показателей, а затем пишется конечный результат без промежуточных выкладок. Однообразные расчёты выполняются без повторения формул, их рекомендуется сводить в таблицы, а в случае громоздкости – размещать в приложении.

10. Для написания формул, как правило, используются буквы греческого и латинского алфавитов в соответствии с обозначениями, принятыми в данной отрасли науки. Обозначения физических величин должны соответствовать стандартам государственной системы измерений – ГСИ или международной системой единиц – СИ (Приложение К).

Ссылки на источники, откуда взята формула, приводятся, только в предшествующем формуле тексте. Значения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу и не поясненных в предыдущем тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой.

Формула включается в предложение как его равноправный элемент. Поэтому в конце формул и в тексте перед ними знаки препинания ставят в соответствии с правилами пунктуации. Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, отделяют запятой или точкой с запятой.

Нумеровать следует наиболее важные формулы, на которые имеются ссылки в последующем тексте, например: ...в формуле (2), из уравнения (3) определяют...

После формулы ставится запятая. Нумерация формулы приводится после неев круглых скобках вблизи правой границы текста. Первая строка расшифровки символов должна начинаться со слова «где», а следом приводится первый символ, последующие пишутся друг под другом с отделением точкой с запятой. Значение символов дается в том порядке, в каком они приведены в формуле,

Пример записи формулы в тексте рукописи:

Усилие Р в кН находится по формуле Ньютона [6]

(2.1)

где m – масса груза, кг;

1 – перемещение, м;

t – время наблюдения, с.

Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, отделенных точкой, например (3.1). Если в работе только одна формула или уравнение, то их не нумеруют.

Переносить формулу на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак «х».

Наименование размерностей указывается обычным способом только после цифровых данных. Например, «8 кг», «12 с» и т. п. После буквенных обозначений их можно указать или в квадратных скобках, или через предлог «в», а после пояснений - через запятую.

Например, «определяется скорость [км/ч]», «находим перемещение в мм».

11. Стилистика и орфография.Текст расчетно-пояснительной записки должен быть кратким, четким и не должен допускать различных толкований.

В расчетно-пояснительной записке должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные стандартами, а при их отсутствии - общепринятые в научно-технической литературе.

При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова: «должен», «следует», «необходимо», «требуется, чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». При изложении других положений следует применять слова – «могут быть», «как правило», «при необходимости», «может быть», «в случае» и т.д.

При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста, например: «применяют», «указывают» и т.п.

Следует избегать длинных, запутанных предложений, которые затрудняют понимание текста, а также трафаретных выражений, например: имеет место, на сегодняшний день, что касается, с точки зрения, необходимо заметить и т.п. Вместо выражений «я предлагаю», «я разработал», будут уместны следующие: «рекомендуется», «разработано».

Нужно избегать тавтологии (повторений того же самого другими словами). Неприемлемы такие выражения, как «регулировка частоты вращения вала», «разборка насоса производится»; следует написать: «частота вращения вала регулируется», «насос разбирается».

Не следует писать «величина скорости», «величина силы тока», «величина давления», поскольку скорость, сила тока, давление физические величины.

В тексте расчетно-пояснительной записки не допускается:

• применять обороты разговорной речи;

• для одного и того же понятия использовать различные научно–тех­нические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

• применять произвольные словообразования;

• применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, в частности ГОСТ 2.105 – 95 «Общие требования к текстовым документам».

При изложении материала необходимо правильно делить текст на абзацы. Это облегчает его усвоение. В абзацы следует объединять предложения, мысли, тесно связанные между собой.

В тексте пояснительной записки, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается применять:

• математический знак «минус» (-) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово «минус»);

• знак «ø» для обозначения диаметра (следует писать «диаметр»). При указании размера или предельных отклонений диаметра на чертежах, помещенных в тексте документа перед размерным числом, следует ставить знак «ø»;

• математические знаки без числовых значений, например: > (больше), < (меньше), = (равно), ≥ (больше или равно), ≤ (меньше или равно), ≠ (не равно), а также знаки № (номер), % (процент);

• индексы стандартов, технических условий и других документов без регистрационного номера.

В тексте перед обозначением параметра дают его пояснение, например: временное сопротивление разрыву _в.

При необходимости применения условных обозначений, изображений и знаков, не установленных действующими стандартами, их следует пояснять в тексте или в перечне обозначений.

В пояснительной записке все слова, как правило, должны быть написаны полностью. Допускается отдельные слова и словосочетания заменять аббревиатурами и применять текстовые сокращения, если смысл их ясен из контекста и не вызывает различных толкований. Буквенные аббревиатуры всегда пишутся без точек после букв и этим отличаются от буквенных сокращений.

Если сокращенное до начальных букв словосочетание при чтении требуется развертывать до полной формы (например: л.с. – лошадиная сила; в.ц. – высота центров; н.м.т. – нижняя мертвая точка и т.п.), то после каждой начальной строчной буквы ставится точка. Если же словосочетание из начальных букв при чтении произносится сокращенно, то это буквенная аббревиатура и точки не ставятся (КПД - читается «капэдэ», ТВЧ - «тэвэче» и т. п.).

Строчными буквами пишутся буквенные аббревиатуры, которые обозначают нарицательные названия, читаются по слогам и склоняются (вуз, нэп и др.). Прописными буквами пишутся аббревиатуры, которые представляют собой сокращение собственного имени, например названия организаций (БГАУ, БНИИСХ); нарицательное название, читаемое по буквам (ОТК, РТК).

Аббревиатура, обозначающая нарицательное название и читаемая не по названиям букв, а по слогам, склоняется (ГОСТом, вуза), за исключением тех из них, в которых род ведущего слова не совпадает с родовой формой аббревиатуры. Например, СТОТ (станция технического обслуживания тракторов) – ведущее слово «станция» женского рода, а сама аббревиатура – мужского. Аббревиатура, читаемая по буквам, не склоняется (КБ, МТС, ТУ).

12. Нумерация страниц пояснительной записки должна быть сквозной. Первой страницей является титульный лист, второй – задание на проект, третьей – реферат, четвертой – содержание и т.д. Номер страницы проставляется арабскими цифрами в правом нижнем углу основной надписи в графе «Лист». На первом и втором листах номер страницы не проставляют, хотя и подразумевают.

Рисунки и таблицы на отдельных листах включают в общую нумерацию страниц. Если рисунок или таблица расположена на листах формата более А4, их следует учитывать как одну страницу. Номер страницы в этих случаях допускается не проставлять, но учитывать. Страницы, содержащие приложения и библиографический список, необходимо включать в сквозную нумерацию.

2. Графические материалы и приложения

   1. Оформление рисунков. Все иллюстрации (графики, схемы, чертежи, фотографии и т.п.) именуются в расчетно-пояснительной записке рисунками. На одном листе можно располагать несколько иллюстраций. Размер иллюстрации не должен превышать размеров формата АЗ (297x420 мм). Рисунки больше формата АЗ помещают в приложениях. Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста.

Рисунки нумеруют либо сквозной нумерацией, арабскими цифрами (Рисунок 1), либо в пределах раздела (Рисунок 6.1). Во втором случае номер рисунка состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, отделенных точкой. Если рисунок один, то он не нумеруется и слово «Рисунок» не пишется.

Рисунки размещают сразу после ссылки на них в тексте (возможно ближе к соответствующим частям текста). При ссылках на иллюстрации следует писать «в соответствии с рисунком 1» при сквозной нумерации («... в соответствии рисунком 1.1») при нумерации в разделах.

Слово «Рисунок» и наименование помещают после пояснительных данных и располагают следующим образом: Рисунок 1 Детали прибора.

Рисунки с альбомной ориентацией страницы следует размещать так, чтобы их можно было рассматривать, поворачивая страницу по часовой стрелке.

Кроме наименования, иллюстрации могут иметь пояснительные данные. Образец оформления рисунка представлен на рисунке 6.1.

Если на рисунке изображены составные части изделия, то на этой иллюстрации должны быть указаны номера позиций этих составных частей, которые располагают в возрастающем порядке, за исключением повторяющихся позиций, а для электро- и радиоэлементов – позиционные обозначения, установленные в схемах данного изделия.

При ссылке в тексте на отдельные элементы деталей (отверстия, пазы, канавки, буртики и др.) их обозначают прописными буквами русского алфавита (ГОСТ 2.109 – 73).

Для наглядного изображения и анализа массовых данных составляются диаграммы. В соответствии с формой построения различают диаграммы плоскостные, линейные и объемные. Наибольшее распространение получили линейные диаграммы, а из плоскостных – столбиковые (ленточные) и секторные.

Результаты обработки числовых данных можно представить в виде графиков, т. е. условных обозначений величин и их соотношений через геометрические фигуры, точки и линии.

Иллюстрация
Подрисуночный текст
	1 – загрузочный транспортер; 2 – приемная камера; 3 – шнек разравнивающий; 4 - воздуховод; 5,8 – регулировочные заслонки; 6 - вентилятор; 7 – осадочная камера; и т.д.
Название рисунка	Рисунок 6.1 Схема рабочего процесса воздушно-решетной машины ОВС-25

Графики, помещенные в тексте записки, должны быть наглядными, без поясняющих надписей на полях. Поясняющие надписи следует указывать в тексте или под графиком.

Как правило, графики снабжаются координатной сеткой (равномерной или логарифмической) по осям абсцисс и ординат. Можно вместо сетки наносить по осям короткими рисками масштаб. На концах координатных осей стрелок не ставят. Следует избегать дробных значений масштабных делений по осям координат.

Без сетки допускаются графики, координатные оси которых не имеют численных значений, например графики, поясняющие лишь принципиальную картину процесса изменения состояния, характер изменения функций и т.д. В таких случаях оси координат заканчиваются стрелками.

2. Таблицы применяются для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Наименование таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Таблицы оформляются в соответствии с установленной формой. Таблицы размещаются в тексте и нумеруются так же, как и рисунки, для небольших объемов допускается сквозная нумерация. Каждая таблица должна иметь содержательный заголовок, который помещают в одну строку с номером и словом «Таблица...».

Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм. Заголовки граф таблицы начинают с прописных букв. Подзаголовки начинаются со строчных букв, если они составляют одно предложение с заголовком, и с прописных, если они читаются самостоятельно. Делить головку таблицы по диагонали, а также включать отдельные графы «№ п/п» и «Единицы измерения» в таблицу нельзя.

При необходимости переноса таблицы на следующую страницу ее графы нумеруют. На следующей странице помещают слова «Продолжение таблицы...» или «Окончание таблицы», а затем пронумерованные (без заголовка) графы.

Если все показатели в таблице имеют одинаковую размерность, то единицу измерения помещают после названия. Если показатели в разных графах или строках имеют различную размерность, то ее указывают в заголовках граф или в наименованиях строк. При необходимости нумерация показателей, параметров или других данных порядковые номера следует указывать в первом столбце (боковике) таблицы, непосредственно перед их наименованием.

Числовые значения в каждой графе должны иметь одинаковое число десятичных знаков (отсутствующие разделы дополняются нулями). Цифры в графах располагаются так, чтобы одноименные классы чисел были точно одни под другими. Дробные числа приводятся в виде десятичных дробей, за исключением размеров в дюймах, которые записывают по типу: 1/2", 1/4".

Если повторяющийся в графе текст состоит из одного слова, его допускается заменить кавычками. Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словом «то же», далее – кавычками. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, формул не допускается. Если цифровые или другие данные в графе не приводятся, то в ней ставится прочерк.

Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

Числовые значения в каждой графе должны иметь одинаковое число десятичных знаков, причем классы чисел во всех графах должны быть расположены точно один под другим.

3. Приложения.Материал, дополняющий текст расчетно–пояснительной записки (графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ, и т.д.), а также листы спецификации по конструкторской разработке помещаются в приложениях.

В приложения выносятся громоздкие однообразные расчеты, сведения статистического характера (данные о наработке и простоях оборудования, перечень оборудования мастерских, расходов горючего или материалов и др.), алгоритмы программ и т.п. Приложения размещаются после основного текста пояснительной записки на отдельных листах.

Каждое приложение начинается с новой страницы с указанием слова «Приложение». Приложение должно иметь содержательный заголовок, обозначаться заглавными буквами русского алфавита, (например, «Приложение А»).

Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения, например: «Приложение А.1».

Формулы и иллюстрации, помещаемые в приложениях, должны нумероваться в пределах каждого приложения с добавлением перед их порядковым номером номера приложения, например: формула (1.1), рисунок (1.1).

Все приложения должны приводиться в оглавлении с указанием их номеров и заголовков.

Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте пояснительной записки, за исключением информационного приложения «Список литературы», которое располагают последним.

3. Список использованной литературы

Перечень использованных источников должен иметь заголовок «Библиографический список». В список включают все использованные источники информации в порядке упоминания их в тексте или по алфавиту авторов. Оформление списка источников выполняется в соответствии с требованиями ГОСТ 7.0.5-2008. «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления» [15].

Сведения о книгах должны включать: фамилию и инициалы автора (авторов, не более трех), название, место издания с двоеточием, издательство (кавычки не ставятся), год издания (без буквы «г»), далее указывается общий объем книги (число страниц с буквой «с.») или номера использованных страниц (буква «С.» и номера страниц через тире).

Сведения о статье включают фамилию и инициалы автора (авторов, не более трех), заглавие статьи, две наклонные черты (//), наименование журнала, серию, место издания с двоеточием, издательство (кавычки не ставятся), год издания (без буквы «г»), том и номер издания, номера страниц на которых помещена статья (буква «С.» и номера страниц через тире).

Стандарты, техническая документация и другие нормативные материалы размещаются в конце списка в порядке возрастания номера документа.

Примеры оформления списка использованной литературы:

1. Ананьин А. Д. Бизнес-планирование в дипломных проектах по агроинженерии: учеб. пособие / А.Д. Ананьин, Г.П. Юхин, Г.Ф. Нешитая - М.: Колос, 2007. - 183 с.

2. Анурьев В.И. Справочник конструктора машиностроителя в 3-х т. - М.: Машиностроение, 1980. - 440с.

3. Богданов В.Н. Справочное руководство по черчению. - М.: Машиностроение, 1989. - 648 с.

4. Будасов Б.Б. Строительное черчение / Будасов Б.Б., Каминский B.X. Учебник для вузов - М.: Стройиздат, 1990. - 464 с.

5. Дипломное проектирование. Учебно-методическое пособие по специальностям «Механизация сельского хозяйства» и «технология обслуживания и ремонта машин в агропромышленном комплексе» Под редакцией А.Д. Ананьина. - М.: МГАУ, 2003. -141 с.

6. ГОСТ 2.102-68 Виды и комплектность конструкторских документов. М.: Изд. Стандартов, 1988. 15 с. (Введен с изменениями 01.01.89).

7. ГОСТ 2.105-95 Общие требования к текстовым документам. М.: Изд. Стандартов, 1996. 36 с. (Введен с 01.07.96)

8. ГОСТ 7.32-2001. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления. М., 2001. 16 с.

9. ГОСТ Р 7.0.5-2008. Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления. М., 2008. 19 с.