15

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра статистики и

информационных систем

в экономике

Ен.Ф.03 Информационные системы в экономике

Лабораторная работа. Проектирование носителей информации. Разработка базы данных в MS Exsel

Методические указания

Направления подготовки дипломированного специалиста

080100 Экономика, 080500 Менеджмент,

230700 Прикладная информатика

Специальности 080109 Бухгалтерский учет, аудит и анализ,

080502 Экономика и управление на предприятии

(в аграрном производстве)

080105 Финансы и кредит

Уфа – 2011

УДК 004

ББК 32.81

Л 12

Рекомендовано к изданию методической комиссией экономического факультета (протокол № 6 от « 14 » марта 2011 г.)

Составители: к.э.н., ст. преподаватель А.Г. Шарафутдинов

Рецензент: к.э.н., доцент кафедры организации аграрного производства Н.Ш. Фаизов

Ответственный за выпуск: заведующий кафедрой статистики и информационных систем в экономике к.э.н., доцент А.М. Аблеева

г. Уфа, БГАУ, кафедра статистики и информационных систем в экономике

Оглавление

Введение …………………………………….................................... 3

1 Общее описание модели бухгалтерского учета ……………….. 4

2 Создание справочника субсчетов …………………………………6

3 Создание справочника проводок ………………………………. 7

4 Создание листов “Проводки” и “Автопроводки” ……………... 9

5 Расчет показателей Главной книги и оборотов субсчетов …… 11

6 Контрольные функции ……………………………………………13

7 Задания для самостоятельной работы ……………………..…….14

Библиографический список ………………….…………………….15

Введение

MS Excel – одно из наиболее популярных приложений, используемых в работе специалистами различного профиля. Электронные таблицы являются идеальной средой для выполнения вычислений различной сложности без особых затрат на программирование, обеспечивают хранение больших массивов информации типа реляционных баз данных.

В методическом указании MS Excel позволит создать полнофункциональные приложения. Предлагается рассмотреть одну из возможных мо­делей комплексного ведения бухгалтерского учета в среде MS Excel. На ее основе можно вводить и обрабатывать проводки; автоматически получать обороты и исходящие остатки счетов, показатели Главной книги; вести операции по банку и кассе; учитывать поступление, выбытие и начисление амортизации основных средств и нематериальных активов; вести учет поступления, расходования товарно-материальных ценностей по средневзвешенным ценам и реализации по продажным ценам автоматически сводить взаиморасчеты.

Целью работы является овладение студентами навыков проектирования автоматизированных систем бухгалтерского учета.

Для этого должны быть выполнены следующие задачи:

- изучить функциональные возможности обработки больших массивов данных в MS Excel;

- спроектировать макет системы бухгалтерского учета, связать листы рабочей книги между собой;

- ввести информацию из первичных документов бухгалтерского учета и вывести результаты на принтер.

1 Общее описание модели Бухгалтерского учета

Суть предлагаемого подхода состоит в следующем. На одном из листов рабочей книги Excel ("Субсчета") формируется список кодов и названий всех суб­счетов, которые предполагается использовать в про­водках. Сюда же вводятся их начальные остатки, а также формулы, позволяющие автоматически вы­числять их обороты и исходящие остатки.

На листе "ГлКнига" формируются образцы всех допустимых проводок. Образец состоит из кода проводки, а также кодов дебетуемого и кредитуемого в ней субсчетов. Кроме того, здесь же задаются форму­лы, позволяющие автоматически рассчитывать ито­говый оборот по данной корреспонденции счетов.

На листе "Проводки" вводятся проводки, суммы которых не могут быть рассчитаны на основе информации других листов рабочей книги. Сначала здесь формируется макет, содержащий формулы, которые по вводимому коду проводки автоматически "вы­таскивают" в нужные ячейки строк листа дебетуе­мый и кредитуемый в ней субсчета. Ввод проводки осуществляется заданием ее кода и суммы. По ука­занному коду Excel подставляет дебетуемый и кре­дитуемый субсчета. После ввода каждой проводки автоматически пересчитывается итоговый оборот по данной корреспонденции субсчетов на листе "ГлКнига", а на его основании — обороты и исходящие ос­татки каждого субсчета на листе "Субсчета".

Кроме листа "Проводки" используется еще и лист "Автопроводки". Здесь проводки задаются по тем же правилам, но их суммы не вводятся вручную, а ав­томатически рассчитываются по ранее вписанным формулам. Фактически макет проводки вместе с фор­мулой задастся один раз, и формула автоматически пересчитывает сумму по правилам, специфичным для конкретного участка учета. Ссылки на суммы автопроводок также участвуют в формулах расчета обо­ротов на листах "Образцы" и "Субсчета".

Указанные листы рабочей книги являются глав­ными. На других листах информация вводится в ви­де, специфичном для конкретного раздела учета. По­этому и формулы на листе "Автопроводки" зависят от структуры размещения данных на этих листах.

В течение текущего периода, а им может быть вы­бран месяц, квартал или иной отрезок времени, вво­дятся "ручные" проводки и специфичные данные по различным участкам учета. На основе последних автоматически пересчитываются суммы проводок на листе "Автопроводки". Каждое изменение данных влечет за собой автоматический пересчет ито­говых величин оборота по используемым корреспонденциям субсчетов, обороты и исходящие остат­ки субсчетов.

При переходе к новому периоду файл рабочей книги с текущей информацией копируется, и ко­пии присваивается новое имя. Далее в полученной копии остатки на конец периода средствами Excel записываются как входящие остатки данного пери­ода, стираются все введенные вручную проводки, данные документов по движению товарно-матери­альных ценностей и прочие вспомогательные дан­ные, образующие обороты. В результате обороты об­нуляются, и можно все начинать заново, вводя информацию текущего периода.